ნებისმიერ ორგანიზაციაში კონფერენცია ძალზე მნიშვნელოვანი მოვლენაა. ეს მოითხოვს ფრთხილად მომზადებას და უზადო განხორციელებას. ნებისმიერმა ნიუანსმა შეიძლება გააფუჭოს თქვენი კომპანიის შთაბეჭდილება. არსებობს ძირითადი პრინციპები, რომლებიც გასათვალისწინებელია წარმატებული კონფერენციის ორგანიზების მიზნით.
აუცილებელია
ქაღალდი, ინტერნეტი, ფული
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დაისახეთ მკაფიო მიზანი. რატომ გჭირდებათ ეს კონფერენცია? საბოლოოდ, რისი მიღება გსურთ? კონფერენციის მიზანი იქნება კომპანიის საიმედო საქმიანი კონტაქტების უზრუნველყოფა, მისი იმიჯის გაუმჯობესება, ინვესტორების მოძიება და ა.შ. ამაზეა დამოკიდებული, ირჩევა გარკვეული მიმართულება, რომელსაც უნდა იცავდეს ღონისძიების მომზადებისა და ჩატარების მთელი პროცესის განმავლობაში. გახსოვდეთ, რომ მიზანი უნდა იყოს მისაღწევი, გაზომვადი და რეალური დროის მახასიათებლებით.
ნაბიჯი 2
დაარქვით ღონისძიებას სახელი. თუ ეს პირველი შემთხვევა არ არის, ნუ დაივიწყებთ ნუმერაციის მითითებას. სახელი უნდა იყოს ნათელი, გამჭვირვალე, დამაინტრიგებელი. თქვენი სამიზნე აუდიტორია უნდა იყოს დაინტერესებული კონფერენციით.
ნაბიჯი 3
მკაფიო სამიზნე აუდიტორიის განსაზღვრა. მშვენივრად მომზადებულ და ორგანიზებულ კონფერენციასაც კი არ შეუძლია იქონიოს შედეგი, თუ მასზე არასწორ ხალხს მოიწვევთ. ჰკითხეთ საკუთარ თავს, ვინ უნდა ისაუბროს, ვისი აზრი უნდა მოისმინოს, როგორ შეიძლება ეს მოვლენა დააინტერესოს სტუმრებმა. შეეცადეთ განსაზღვროთ, სად და როგორ უნდა დაუკავშირდეს თქვენს პოტენციურ სამიზნე აუდიტორიას, რაც გავლენას ახდენს სწორ ადამიანებზე, რომ მიიღონ გადაწყვეტილებები თქვენს მიერ ორგანიზებულ ღონისძიებაში მონაწილეობის შესახებ.
ნაბიჯი 4
გადაწყვიტეთ კონფერენციის დრო და ადგილი. კონფერენციების უმეტესობა ტარდება სამუშაო დღეებში (პარასკევს გარდა), თუ ხანგრძლივი ღონისძიება არ არის დაგეგმილი. ადგილი მეტწილად განსაზღვრავს მთლიან აზრს მოვლენის შესახებ. სტუმრების დამოკიდებულება კონფერენციის მიმართ ყალიბდება მაშინაც კი, როდესაც ისინი უბრალოდ ეძებენ საკონფერენციო დარბაზს ან სასტუმროს. ამიტომ, მაქსიმალურად დეტალურად აღწერეთ მარშრუტი, განათავსეთ ნიშნები, თუ ეს შესაძლებელია.
ნაბიჯი 5
გამოაცხადეთ კონფერენცია. აირჩიეთ მედია, რომელზეც თქვენი სამიზნე აუდიტორია ყველაზე ხშირად საუბრობს. განათავსეთ მათში რეკლამები ან სტატიები მომავალი ღონისძიების შესახებ. გაუგზავნეთ მოსაწვევები ყველა თქვენ მიერ დაინტერესებულ სტუმარს. იქნება ეს ბიულეტენი თუ ფერადი ბიულეტენი, ეს თქვენზეა დამოკიდებული. მოწვევაში მიუთითეთ კონფერენციის ადგილი, დრო, სახელი და მიმართულება.
ნაბიჯი 6
შეიკრიბეთ კომიტეტი, რომელიც განიხილავს თქვენს წინადადებაზე ყველა პასუხს და შეარჩიეთ ყველაზე საინტერესო და შესაბამისი წინადადებები. ამის შემდეგ შესაძლებელი იქნება ღონისძიების პროგრამის ფორმირება.
ნაბიჯი 7
განაწილეთ პასუხისმგებლობა გუნდში. ვიღაც პასუხისმგებელია სტუმრებთან კომუნიკაციაზე, ვიღაც წყვეტს მედიასთან ყველა საკითხს, ვინმე უძღვება ღონისძიებას და ა.შ. კონფერენციის ყველა დამსწრეს მიაწოდეთ დამატებითი სპიკერი მასალები. ღონისძიების დაწყებამდე აუცილებლად შეამოწმეთ ყველა მოწყობილობა.
ნაბიჯი 8
თუ თვლით, რომ დრო აღარ გყოფნით, განსაზღვრეთ დროის შეზღუდვა თითოეული პრეზენტაციისთვის და კითხვების რაოდენობისთვის. სთხოვეთ აუდიტორიას სთხოვეთ მომხსენებლებს დამატებითი კითხვები ღონისძიების დასრულების შემდეგ.
