ჩვეულებრივია, რომ კონფერენციას ვუწოდებთ გაფართოებულ შეხვედრას, რომელშიც მონაწილეობენ რამდენიმე ორგანიზაციის წარმომადგენლები. კონფერენციები შეიძლება იყოს უწყებრივი, დარგობრივი, რეგიონალური, რეგიონთაშორისი, საერთაშორისო. ისინი განიხილავენ მრავალფეროვან, მაგრამ თემასთან დაკავშირებულ პრობლემებს. ზოგ შემთხვევაში, კონფერენციის გადაწყვეტილება განსაზღვრავს ორგანიზაციის განვითარების სტრატეგიას. ნებისმიერ განათლებულ ადამიანს შეუძლია ასეთი ღონისძიების ჩატარება, მაგრამ გარკვეული მოსაზრებები უნდა იქნას გათვალისწინებული.
აუცილებელია
- - მონაწილეთა სია;
- - გამოსვლების შეჯამება;
- - ვიზუალური მასალები;
- - ტექნიკური საშუალებები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეადგინეთ მონაწილეთა სია. ჩვეულებრივ, მომხსენებლებს წინასწარ ეცნობებათ მომავალი კონფერენციის შესახებ, მათ უნდა დაადასტურონ თავიანთი შეთანხმება და გააცნონ მოხსენებების თემას. ზოგჯერ პირობები მოითხოვს ანგარიშების ტექსტების ან, თუნდაც, შეჯამების მიწოდებას. გაეცანით მასალებს.
ნაბიჯი 2
გადაწყვიტეთ წესები. ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენ ხანს გაგრძელდება კონფერენცია, მომხსენებლების რაოდენობაზე, ასევე მუშაობის ფორმებზე. მხოლოდ პლენარული სხდომებია გათვალისწინებული თუ სამუშაოების ნაწილი განყოფილებულად ჩატარდება? მეორე ვარიანტში შეიძლება მეტი დრო დაეთმოს ანგარიშებს.
ნაბიჯი 3
აუცილებლად გამოყავით დრო თან პრეზენტაციებისთვის და კითხვებზე პასუხის გასაცემად. გადაწყვიტეთ კითხვების ფორმა. მონაწილეებს შეუძლიათ მათ ჰკითხონ ზეპირად, პრეზენტაციის შემდეგ. შემდეგ თქვენ უნდა იზრუნოთ დამატებით მიკროფონებზე. კითხვების წარდგენა შესაძლებელია წერილობით, მაშინ უნდა იფიქროთ იმ ადგილას, სადაც მსმენელები განათავსებენ შენიშვნებს. წინასწარ შეგიძლიათ მოამზადოთ რამდენიმე კითხვა.
ნაბიჯი 4
შეადგინეთ დღის წესრიგი. გამოსვლების რიგი შეიძლება იყოს განსხვავებული, ეს დამოკიდებულია თემაზე, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში უმჯობესია ზოგადი საკითხების განხილვა კონფერენციის დასაწყისში, შემდეგ კი დეტალებზე გადასვლა. ყოველი ერთი და ნახევარიდან ორ საათში მუშაობის შემდეგ, მოკლედ შეისვენეთ (კარგი იდეაა ყავის შესვენების ორგანიზება), ხოლო შუაში - ხანგრძლივი შესვენება, რომლის დროსაც მონაწილეებს შეუძლიათ დაისვენონ და ისადილონ. თუ კონფერენცია ხანმოკლეა (მაგალითად, ხელახალი არჩევა), ხანგრძლივი შესვენებები არ არის საჭირო.
ნაბიჯი 5
შეამოწმეთ ტექნიკური საშუალებების მდგომარეობა. შეამოწმეთ კომპიუტერი და ვიდეო პლეერი. ჰკითხეთ წამყვანებს, რა აღჭურვილობა სჭირდებათ და რა პროგრამები უნდა იყოს იქ. სთხოვეთ წამყვანებს კონფერენციის დაწყებამდე წარმოადგინონ ვიზუალი. ძალიან კარგია, თუ კომპიუტერთან მომუშავე პირს აქვს ჩამონათვალი, როდის რომელი პრეზენტაციის წარდგენა შეუძლია. კონფერენციის დაწყებამდე შეამოწმეთ, ჩამოვიდა თუ არა ყველა მომხსენებელი, შეიტანეს თუ არა რაიმე ცვლილება საგანში.
ნაბიჯი 6
დაფიქრდით თქვენს შესავალ სიტყვებზე. თქვენ უნდა უთხრათ მონაწილეებს მისასალმებელი ორიოდე სიტყვა, აუხსნათ რა ღონისძიებას ეძღვნება კონფერენცია, პროცედურა, წესები. საანგარიშო და საარჩევნო კონფერენციის დაწყებამდე სიტყვით გამოდით მთვლელების კომისიის თავმჯდომარეს, რომელმაც უნდა თქვას რამდენი დელეგატი იყო სავარაუდო და რამდენი იმყოფება. თუ დაკარგული ცოტაა, შესთავაზეთ ღონისძიების დაწყება. ზოგჯერ ამ მომენტში მიზანშეწონილია მღეროდეს სახელმწიფო ან საერთაშორისო ორგანიზაციის ჰიმნი. შესთავაზეთ აირჩიოს თავმჯდომარე, მდივანი, საანგარიშო და სარედაქციო კომისია. ხშირ შემთხვევაში, სიების წინასწარ მომზადება შეიძლება. გარდა ამისა, ღონისძიებას შეიძლება უხელმძღვანელოს თავმჯდომარე, რომელიც აცხადებს დღის წესრიგის პროექტს (უმჯობესია აკრეფოთ და დაბეჭდოთ იგი დაწყებამდე). ჯერ მიიღება პროექტი, შემდეგ ხდება მასში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა, რის შემდეგაც დღის წესრიგი დამტკიცებულია მთლიანობაში.
ნაბიჯი 7
კონფერენციის დროს, წამყვანი, მიუხედავად იმისა არის ის თავმჯდომარე თუ არა, მუდმივად უნდა იყოს ოთახში. სწორედ ის წყვეტს ორგანიზაციულ საკითხებს მათი წარმოქმნისთანავე. თუ მაინც დაგჭირდებათ წასვლა, დაევალეთ თქვენი მოვალეობები ვინმეს თანამოაზრეებისგან.
ნაბიჯი 8
კონფერენცია ჩვეულებრივ მთავრდება რაიმე სახის გადაწყვეტილების მიღებით. თავმჯდომარე კითხულობს პროექტის ტექსტს, აუდიტორია ახორციელებს ცვლილებებსა და დამატებებს, სარედაქციო კომიტეტი წარუდგენს მათ, რის შემდეგაც მიიღება გადაწყვეტილება
