დღეს წერილები წარსულს ჩაბარდა და იშვიათობა ხდება. მაგრამ ეს არ ეხება ბიზნეს მიმოწერას. საქმიანი წერილები ოფიციალური დოკუმენტებია. მათი დახმარებით, კონტაქტები დამყარდა, ისინი აღწერენ საქმიანი ურთიერთობების ყველა ეტაპს. ხოლო საქმიანი წერილის წერის შესაძლებლობა მეტყველებს განსაკუთრებით მოწინააღმდეგის და მთლიანად ფირმის კვალიფიკაციაზე.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გამოიყენეთ კომპანიის ბლანკები საქმიანი წერილების დასაწერად. განურჩევლად იმისა, წერილი წერია ქაღალდზე თუ ელექტრონული ფორმით, მას უნდა ჰქონდეს გამგზავნი კომპანიის ლოგო. ასევე, ფორმა უნდა შეიცავდეს კომპანიის საფოსტო მისამართს, ტელეფონებისა და ფაქსის ნომრებს, ელექტრონულ ფოსტას და ვებ – გვერდის მისამართებს.
დატოვე მინდვრები - მარცხენა მხარეს სამი სანტიმეტრი, მარჯვნივ ერთი და ნახევარი სანტიმეტრი. ველები საჭიროა წერილის საარქივო საქაღალდეში დასაკავშირებლად.
ნაბიჯი 2
დაიცავით წერის ფორმალური სტილი. საქმიანი წერილი უნდა იყოს ცალსახა და არ ექვემდებარება მრავალგვარ ინტერპრეტაციას. ელ.ფოსტა უნდა შეიცავდეს ელ.ფოსტის თემას. არ გამოიყენოთ სმაილიკები საქმიანი მიმოწერისას.
თუ ეს მიმოწერის გაგრძელებაა, დატოვეთ წერილი, რომელზეც პასუხს წერთ ციტატის სახით. წერილის ციტირება შეგიძლიათ მთლად არა, არამედ მხოლოდ ის ფრაგმენტები, რომლებზეც გიპასუხებთ. ამით თქვენი მოწინააღმდეგისთვის უფრო ნათელი გახდება კავშირი მის წერილსა და თქვენს პასუხს შორის.
ნაბიჯი 3
დაიწყეთ თქვენი წერილი თავაზიანი მისამართით, მაგალითად: "ძვირფასო პეტრ ივანოვიჩ!" მიმართვა მდებარეობს გვერდის ცენტრში. სახელი სრულად არის დაწერილი, აქ ინიციალების გამოყენება მიუღებელია.
გასაჩივრების შემდეგ იწყება შესავალი ნაწილი, რომელშიც მოკლედ არის ჩამოთვლილი წერილის მიზანი. საქმიანი წერილის შემდეგი განყოფილება წარმოადგენს ძირითად ნაწილს, სადაც უფრო დეტალურად არის მითითებული წერილის წერის მიზეზები, კითხვები და მათი გადაჭრის გზები. წერილი მთავრდება შეჯამებით და ადრესატისთვის მიმართვით კონკრეტული წინადადებით ან განცხადებით, თუ რას ელით ადრესატისგან საკითხის გადასაჭრელად.
ნაბიჯი 4
იყავი სწორი დასკვნით ნაწილში. ნუ მიიღებთ გადაწყვეტილებებს თქვენი ადრესატებისთვის. უმჯობესია გამოთქვა იმედი, რომ თქვენი აზრით, პრობლემა საუკეთესო გზით მოგვარდება.
არაეთიკურად მიიჩნევა ადრესატის დაჩქარება სიტყვების "სასწრაფო" და "დაუყოვნებლივ" გამოყენებით გამოიყენეთ სწორი ფორმა:”მე გთხოვ პასუხის გაცემას ასეთ დროს”.
საქმიანი წერილის ხელმოწერა უნდა იყოს ოფიციალური. მაგალითად: "პატივისცემით, სერგეი ვასილიევიჩ ივანოვი".
თქვენს ხელმოწერაში შეიტანეთ თქვენი სათაური, კომპანიის სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია. თუ საქმიანი წერილი შეიცავს დანართებს, ამის მითითება უნდა იყოს ხელმოწერის წინ.
