კომპანიაში ბიზნეს წერილს იყენებენ პარტნიორებთან, მომწოდებლებთან, თანამშრომლებთან, მომხმარებლებთან კომუნიკაციისას. ეს დოკუმენტი მნიშვნელოვან როლს ასრულებს კომპანიის პოზიტიური იმიჯის შესაქმნელად. ამიტომ აუცილებელია ბიზნეს წერილის სწორად, კომპეტენტურად, მკაფიოდ, ასევე მარტივად და მარტივად შედგენა. ეს უნდა იყოს ინფორმაციული და ისახავდეს მიზანს, რომლის მიღწევაც ორგანიზაციას სჭირდება მიმღებისგან. იმის გასაგებად, თუ რა არის საქმიანი წერილი, თქვენ უნდა გაეცნოთ მის სტრუქტურას.
თქვენი საქმიანი წერილის მარჯვენა კუთხეში განათავსეთ თქვენი კომპანიის ლოგო. თუ კომპანიას არ აქვს, დაწერეთ ორგანიზაციის სახელი, ასევე იურიდიული მისამართი და სავალდებულო დეტალები, რომლებიც, როგორც წესი, მოცემულია შტამპზე. ეს არის TIN, KPP, მიმდინარე ანგარიში, კორესპოდენტული ანგარიში, BIK და სხვა ინფორმაცია ანგარიშისა და ბანკის შესახებ, რომელშიც ის გახსნილია.
კომპანიის ლოგოსა და შტამპის შემდეგ, შეიტანეთ მიმღების პირადი მონაცემები, თუ საქმიანი წერილი გადაეგზავნება კონკრეტულ პირს. როდესაც დოკუმენტი მიმართულია კომპანიას, დაწერეთ მისი სახელი, მდებარეობის მისამართი.
ფურცლის შუა ნაწილში უნდა დაწეროთ მიმღები. თუ წერილი კონკრეტული ადამიანის მისამართითაა, დაწერეთ, მაგალითად, ასე: "ძვირფასო პეტრ ეფრემოვიჩ!" კომპანიისთვის წერილის გაგზავნისას შესაძლებელია შემდეგი ვარიანტი: "ძვირფასო პარტნიორებო!" გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ადრესატის მისამართით სიტყვის შემცირება შეუძლებელია. თუ წერილი პირადია, შეგიძლიათ ასე დაწეროთ: "ძვირფასო იური ალბერტოვიჩ!"
საქმიანი წერილის ტექსტში ჯერ დაწერეთ ის მოვლენები, რამაც გამოიწვია კონკრეტული სიტუაცია. შემდეგ მიუთითეთ წერილის მიზანი. ყურადღებით განვიხილოთ დოკუმენტის ეს ნაწილი. ცხადია, მოკლედ, მისაწვდომ ენაზე დაწერეთ პრეტენზია, მოწვევა, თხოვნა, შეთავაზება, პასუხი, მილოცვა, თხოვნა ან სხვა მიზანი, რამაც წერილის დაწერა მოგთხოვა.
შემდეგ შეაჯამეთ საქმიანი წერილი, ანუ დაწერეთ შედეგი, რომლის მიღება გსურთ ადრესატისგან. თუ, მაგალითად, თქვენს პარტნიორს საქონლის პრეზენტაციაზე ეპატიჟებით, უნდა მიუთითოთ შემდეგი:”ვიმედოვნებთ, რომ ეწვიეთ გამოფენას, შეარჩიეთ სწორი პროდუქტი”.
ზოგიერთ შემთხვევაში, დოკუმენტს თან ერთვის საქმიანი წერილი. თუ თქვენ, მაგალითად, თქვენს პარტნიორს იწვევთ გამოფენაზე, დარწმუნდით, რომ მიმღებს წარუდგინეთ მოსაწვევი ამ ღონისძიებაზე.
სწორად შეავსეთ თქვენი საქმიანი წერილი. საყოველთაოდ მიღებულია, რომ თქვენ უნდა დაწეროთ სიტყვები: "გულწრფელად …", შემდეგ კი მიუთითოთ იმ პირის პირადი მონაცემები და კონტაქტები, რომელთა სახელით შედგენილია დოკუმენტი.
