არსებობს მოსაზრება, რომ შეხვედრა არის მოვლენა, რომლის სპონტანურად მომზადებაც შეიძლება. სინამდვილეში, ბიზნესის ურთიერთქმედების ეს ფორმა მოითხოვს სერიოზულ ადმინისტრაციულ მომზადებას.
შეხვედრის თემა
შეხვედრის მიზეზი უნდა ჩამოაყალიბოს ინიციატორმა. ამ შესაძლებლობით ყოველთვის არაა შეხვედრის ყველაზე მნიშვნელოვანი მონაწილე. გამომდინარე იქიდან, რომ შეხვედრები შეიძლება იყოს შიდა კორპორატიული და ფართო სპექტრის მოწვეული პირების მონაწილეობით, მნიშვნელოვანია განისაზღვროს თემა ისე, რომ შესაძლებელი იყოს დიალოგისთვის საჭირო ყველა ადამიანის მოზიდვა.
როგორც წესი, თემის ტექნიკური ფორმულირება ხორციელდება ადმინისტრაციული პერსონალის მიერ ან უშუალოდ სხდომის მდივნის მიერ. შეხვედრის დღის წესრიგი მოცემული თემადან გამომდინარეობს. ეს დოკუმენტი მოიცავს ყველა საკითხს, რომელთა განხილვაც იგეგმება. წინასწარი შეთანხმებით, თითოეულ კითხვას ენიჭება სპიკერი, რომელსაც ენიჭება სიტყვის ვადა დებატების გათვალისწინების გარეშე. განხილვის ვადა განისაზღვრება დღის წესრიგში ცალკე.
საკითხების უკეთ გასაგებად, ზედმეტი არ იქნება დარიგების მომზადება, რომელიც მოიცავს მოკლე ცნობებს, სტატისტიკას ან სხვა ინფორმაციულ ინფორმაციას. მდივანი ამზადებს მასალებს თითოეულ სპიკერთან ცალკე.
დოკუმენტური დოკუმენტაციის მომზადების ბოლო ეტაპია გადაწყვეტილების პროექტების შემუშავება თითოეულ საკითხზე. ეს დოკუმენტი წარმოადგენს მომხსენებლების მიერ შემოთავაზებულ გადაწყვეტილებებს დისკუსიის საფუძველზე. ისინი აფიქსირებენ მომხსენებლების მიერ წარმოდგენილ საბოლოო წინადადებებს. თუ მონაწილეები არ ეთანხმებიან გადაწყვეტილების პროექტში მოცემულ ვარიანტს, დოკუმენტს ასწორებს მდივანი.
მოწვეული პირები
დღის წესრიგში ძირითადად განისაზღვრება იმ პირთა სავარაუდო სია, რომლებიც უნდა იყვნენ მოწვეულნი დასმული საკითხების გადასაჭრელად. ამრიგად, პროდუქტიული გზაა მოსაწვევ ადამიანებთან მოწვევა, ვისაც საპირისპირო აზრი აქვს. ამ შემთხვევაში, შეხვედრა "მრგვალი მაგიდა" გახლავთ სადავო ვითარების მხარეებისათვის.
შეხვედრის მონაწილეებს ეცნობებათ ნებისმიერი ხელმისაწვდომი მეთოდით - სატელეფონო ზარით, ელექტრონული ფოსტით ან პირადი მოწვევით. დოკუმენტების მთელი პაკეტი წინასწარ უნდა გადაეცეს მონაწილე ყველა პირს, რომ მათ საშუალება ჰქონდეთ წინასწარ გაეცნონ მასალებს.
შეხვედრის ჩატარება
მდივანმა შეხვედრაში უნდა მიიღოს მონაწილეობა. მისი ამოცანაა დისკუსიის შემდეგ შეადგინოს ოქმი. დოკუმენტის შედგენისას მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ დისკუსიის ჩაწერის სიტყვიერი სიზუსტე, არამედ ძირითადი გამოსვლებისა და კონკრეტული წინადადებების ასახვა.
შესაძლო შეუსაბამობების გამორიცხვის მიზნით, სჯობს შეხვედრის მიმდინარეობა ჩაიწეროს დიქტოფონზე. ყველა მონაწილე უნდა იყოს ინფორმირებული ჩაწერის დაწყების შესახებ.
