დაგეგმვები, შეხვედრები და შეხვედრები სამუშაო პროცესის განუყოფელი ნაწილია. მათი მთავარი ამოცანაა ნებისმიერი მომსახურების სიტუაციის ერთობლივი ანალიზი. სამუშაო შეხვედრების მონაწილეებს შეუძლიათ და უნდა აქტიურად ისაუბრონ, განიხილონ დეტალები და შესთავაზონ პრობლემების გადაჭრა. იმისათვის, რომ შეხვედრა ეფექტური იყოს, მასპინძელმა უნდა დაიცვას გარკვეული წესები.
აუცილებელია
- - დღის წესრიგი;
- - შეხვედრის წესები;
- - შეხვედრის ოქმი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეიტყვეთ ეფექტური შეხვედრის ძირითადი ნიშნები. რამდენიმე მათგანია: 1. შეხვედრას აქვს კონკრეტული მიზანი; 2. ორგანიზატორმა შეასრულა ყველა საჭირო მოსამზადებელი სამუშაო; 3. შეხვედრას ესწრებიან მხოლოდ დაინტერესებული თანამშრომლები, რომლებიც პირდაპირ კავშირშია განხილულ საკითხებთან; 4. დისკუსია არ გადაუხვევს მთავარ თემას; 5. შეხვედრის შედეგად განისაზღვრა დაუყოვნებელი გეგმები და მიეცა კონკრეტული ინსტრუქციები თანამშრომლებს, ყველა ამ საკითხს მენეჯერი პირადად უნდა აკონტროლებდეს, განსაკუთრებით მაშინ, თუ ორგანიზაციას ჯერ არ აქვს ჩამოყალიბებული ეფექტური შეხვედრების მექანიზმი.
ნაბიჯი 2
ჩამოაყალიბეთ შეხვედრის ძირითადი თემა. ეს უნდა იყოს შესაბამისი და გასაგები თანამშრომლებისთვის. ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ სამუშაო შეხვედრას ჰქონდეს კონკრეტული მიზანი: შეიმუშაოს ღონისძიების გეგმა, დაამტკიცოს გადაწყვეტილება, წამოაყენოს იდეა და ა.შ. მაგალითად, თქვენ არ უნდა ისაუბროთ გლობალურ ეკონომიკურ კრიზისზე, თუ თქვენს სარეკლამო სააგენტოს ნაკლები მომხმარებელი ჰყავდა. ამ შემთხვევაში, შეხვედრა უნდა დაეთმოს მომსახურების ასორტიმენტის გაფართოებას და ფასდაკლების სისტემის შეცვლას.
ნაბიჯი 3
მოამზადეთ შეხვედრის დეტალური დღის წესრიგი. მასში მიუთითეთ მთავარი თემა, დაგეგმილი კითხვების განხილვა, მომხსენებლების სახელები, მოწვეულთა შემადგენლობა, ღონისძიების თარიღი, დრო და ადგილი. დღის წესრიგის თითოეულ პუნქტში დეტალურად უნდა იყოს აღწერილი შეხვედრის მთავარი თემა, ასახული იყოს მისი ზოგიერთი ასპექტი. კითხვების დაჯგუფება შესაძლებელია როგორც პრინციპით "მარტივიდან რთული", ან ანალიტიკური თანმიმდევრობით - "არსებული ვითარება - მისი წარმოშობა - შესაძლო გადაწყვეტილებები".
ნაბიჯი 4
დღის წესრიგში დაურთეთ შეხვედრის ვადები. მასში განსაზღვრეთ ძირითადი სპიკერების, თანათავმჯდომარეებისგან ინფორმაციის მისაღებად, კითხვების გასარკვევად და განხილვისთვის. შეადგინეთ გრაფიკები მცირე სერვისის შეხვედრების დროსაც. ეს ასწავლის საკუთარ თავს და თქვენს თანამშრომლებს, დააფასონ სამუშაო დრო, შეასრულონ ვადები და გამოთქვან აზრები მკაფიოდ და გასაგებად.
ნაბიჯი 5
წინასწარ გაეცანით თანამშრომლებს დღის წესრიგს. გაუგზავნეთ იგი კორპორატიული ელ.ფოსტით ან გაუგზავნეთ ყველას, ვინც შეხვედრაზე მოიწვიეთ. ყველას სთხოვეთ მოემზადონ დისკუსიისთვის. ხაზგასმით აღნიშნეთ, თუ რას ელით თითოეული წინადადების მონაწილისგან მათი კომპეტენციის ფარგლებში.
ნაბიჯი 6
შეხვედრა დაიწყეთ თქვენი საკუთარი მოკლე საუბრით. 3-5 წუთში განუცხადეთ იმ მიზეზის შესახებ, რამაც აიძულა ამ შეხვედრის ორგანიზება და იმ შედეგის მიღწევა, რომლის მიღწევაც გსურთ. შემდეგ მონაწილეები გაეცანით დღის წესრიგს და სამუშაო გრაფიკს.
ნაბიჯი 7
დისკუსიის წარმართვა. გამართეთ მეგობრული, მაგრამ კონსტრუქციული დისკუსია. შეხვედრის თითოეულ მონაწილეს წაახალისეთ გამოთქვას საკუთარი აზრი, დაუკავშირდით "ჩუმად" პირად შეკითხვებს, რომლებიც საჭიროებს დეტალურ პასუხს. ტაქტიანად, მაგრამ მტკიცედ ვცდილობთ თავიდან ავიცილოთ საუბარი მთავარი საკითხისგან. შეაჯამეთ ქვეტოტალები თითოეული კითხვისთვის.
ნაბიჯი 8
შეხვედრის ბოლოს კიდევ ერთხელ გააჟღერეთ თანამშრომლებისთვის მიღებული გადაწყვეტილებები და მითითებები. დარწმუნდით, რომ ყველა მონაწილეს ესმის მათი ამოცანები და ახსოვს მათი ვადები. ოქმის მნიშვნელოვანი პუნქტების ჩაწერა. გაუგზავნეთ მისი ასლი ბრძანებების შესრულებაზე პასუხისმგებელ სპეციალისტებს, აგრეთვე მიღებულ გადაწყვეტილებების შესრულებაში მონაწილე თანამშრომლებს.
