საქმიანი მიმოწერა წარმოების მრავალი პროცესის განუყოფელი ნაწილია. მასში მნიშვნელოვან ადგილს იკავებს სხვადასხვა ორგანიზაციების ოფიციალური მიმართვების პასუხები, მათ შორის მაკონტროლებელი. ასეთი წერილებისთვის საჭიროა ოფიციალური ბიზნესის სტილი, ეს საკმაოდ მისაღებია, უფრო მეტიც, ბიუროკრატიული ბრუნვები სასურველია. მათში ემოციების ადგილი არ არის, მაშინაც კი, თუ პრეტენზია იმის შესახებ, რომ თქვენს მიერ მიღებული მიმართვა შეუსაბამოა.
აუცილებელია
- - კომპიუტერი;
- - ინტერნეტთან წვდომა ან პრინტერი;
- - კომპანიის ბლანკი;
- - ფოსტა, კურიერი ან პირადი ვიზიტი ადრესატის ოფისში (არა ყველა შემთხვევაში);
- - წერილის ტექსტი, რომელსაც თქვენ პასუხობთ.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გამოიყენეთ ბლანკი თქვენი პასუხის დასაწერად. ნუ დაივიწყებთ წერილს გამავალი ნომრის მინიჭებას, დარეგისტრირდით მდივანთან ან ოფისში და განათავსეთ თარიღი.
ნაბიჯი 2
პასუხი მიმართეთ პირს, რომლის ხელმოწერაც წერილშია. ჩვეულებრივ, იგი წარმოადგენს სათაურს და გვარს ინიციალებით. შეეცადეთ გაარკვიოთ მისი სახელი და სახელი. ამის გაკეთება ინტერნეტის ან სატელეფონო ზარის გამოყენებით პირდაპირ იმ ორგანიზაციასთან, საიდანაც წერილი მოვიდა. ჩვეულებრივ, ოფიციალური წერილის ბოლოში მითითებულია შემსრულებლის გვარი და მისი ტელეფონის ნომერი. საჭიროების შემთხვევაში, ეს ინფორმაცია სასარგებლო იქნება შემდგომი ურთიერთქმედებისათვის. ამასთან, პასუხი უნდა მიეთითოს იმ პირის სახელზე, რომლის ხელმოწერაც არის თქვენს მიერ მოწოდებული საჩივრის ქვეშ. მისი ინიციალები საკმარისია პასუხის "სათაურში". მაგრამ წერილი უნდა დაიწყოს მისამართით სახელწოდებით და პატრონმიკით: "ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!"
ნაბიჯი 3
თქვენი პასუხის დასაწყისში მიუთითეთ წერილის გამომავალი მონაცემები. ჩვეულებრივ, ოფიციალური საჩივრები შეიცავს გამავალ ნომერს, თარიღი სავალდებულოა. პირველი ფრაზის საყოველთაოდ მიღებული ფორმულირება:”თქვენი წერილის საპასუხოდ (საჩივარი, ინფორმაციის მოთხოვნა, პრეტენზია, საჩივარი - სიტუაციიდან გამომდინარე). ასე და ასე ასეთი და ამ რიცხვიდან, ჩვენ საჭიროდ მიგვაჩნია (ვარიანტი - ჩვენ შეუძლია) შეატყობინოს შემდეგს."
ნაბიჯი 4
შემდეგ უპასუხეთ კითხვებს, რომლებიც წერილშია მოცემული იმავე თანმიმდევრობით.
ნაბიჯი 5
თუ თქვენი აზრით, წერილის ავტორის მიერ პირადად თქვენ ან თქვენი ორგანიზაციის წინააღმდეგ გაკეთებული რაიმე პრეტენზია ან პრეტენზია უკანონოა, მიუთითეთ, რომ ისინი ვერ დაკმაყოფილდებიან და განმარტავენ მიზეზს, მოქმედი კანონმდებლობის დებულებებზე დაყრდნობით, აზრი, ეწინააღმდეგება.
ნაბიჯი 6
თქვენი პასუხის ბოლოს გამოიყენეთ ფრაზა "Regards". ამის გაკეთება მოგიწევთ, მაშინაც კი, თუ ფიქრობთ, რომ ადრესატი პატივისცემის ღირსი არ არის. ამასთან, ამ აზრის დემონსტრირება საჭირო არ არის. ნუ დაგავიწყდებათ თქვენი სათაურის, გვარისა და ინიციალების მითითებაც. თუ თქვენ გაგზავნით ქაღალდის პასუხს, გთხოვთ, განათავსოთ თქვენი ხელმოწერა.
