ბიზნესის ქცევის წესების თანახმად, არ უნდა დატოვოთ უპასუხოდ წერილები, რომლებიც მიიღეს კოლეგებისა და პარტნიორებისგან. ოფიციალურ მიმოწერაში განსაკუთრებული როლი ეკუთვნის დამადასტურებელ წერილს. ამ დოკუმენტში დაფიქსირებულია წინასწარი შეთანხმებები, ნებისმიერი ინფორმაციის მიღების და გადაცემის ფაქტები, კონკრეტულ ღონისძიებაში მონაწილეობის სურვილი და ა.შ. დადასტურებული წერილის თითოეული ტიპისთვის არსებობს კარგად დადგენილი საკვანძო ფრაზები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
მოამზადეთ სტანდარტული A4 ფორმა დადასტურების წერილის დასაწერად. ზედა მარცხენა კუთხეში აუცილებლად განათავსეთ ინფორმაცია თქვენი ორგანიზაციის შესახებ: სრული სახელი, იურიდიული მისამართი საფოსტო კოდით, საკონტაქტო ნომრები, პირველადი სახელმწიფო რეგისტრაციის ნომერი (OGRN) და სხვა ინფორმაცია. ზედა მარჯვენა კუთხეში მიუთითეთ ადრესატის მონაცემები: მიმღების ორგანიზაციის სახელი, თანამდებობა, გვარი და ინიციალები იმ პირისთვის, რომელსაც ეგზავნება დამადასტურებელი წერილი, სრული საფოსტო მისამართი.
ნაბიჯი 2
ჩამოაყალიბეთ თქვენი ელ.ფოსტის სათაური. ეს ადრესატს გაუადვილებს მის იდენტიფიცირებას და გაუმარტივებს ორგანიზებას თქვენი ორგანიზაციის არქივებში. სათაური უნდა იყოს მოკლე და ინფორმატიული, მაგალითად:”შპს” NNN”- სგან მიწოდების ხელშეკრულების მიღების შესახებ ან” 02.02.2002 სემინარზე დასწრების დადასტურების შესახებ”. შეიტანეთ სათაური მარცხნივ თქვენი ორგანიზაციის დეტალების ქვეშ.
ნაბიჯი 3
დატოვეთ სათაურიდან 2-3 სტრიქონი და აკრიფეთ ადრესატისთვის შეტყობინება. გამოიყენეთ სტანდარტული ფორმა ოფიციალური მისამართით ბიზნეს პარტნიორებისთვის: "ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!" ან "ძვირფასო ბატონო ივანოვ!"
ნაბიჯი 4
დამადასტურებელი წერილის მთავარ ნაწილში მოკლედ აღწერეთ ის ფაქტი, რომ თქვენსმა ორგანიზაციამ ადრესატისგან მიიღო რაიმე დოკუმენტი, საქონელი, მომსახურება. ფორმულირება უნდა იყოს ლაკონური და არ უნდა აღემატებოდეს 1-2 წინადადებას:”AAA LLC ადასტურებს, რომ მიწოდების ხელშეკრულების 2 (ორი) ეგზემპლარი მიღებულია 12.02.2011 წ. No34”.
ნაბიჯი 5
თუ წერილი ადასტურებს ადრე მიღწეულ შეთანხმებებს, მოკლედ უნდა აღწეროთ მათი არსი. მაგალითად, გაიმართა საუბარი საწარმოთა გენერალურ დირექტორებს შორის, რომელშიც მათ გამოხატეს ურთიერთსასარგებლო თანამშრომლობის განზრახვა, რომელიც მიღწეულია 2010 წლის 29 იანვრის მოლაპარაკებების დროს. გთხოვთ, გამოაგზავნოთ დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია შეთანხმების დასადებად.
ნაბიჯი 6
დასრულების დამადასტურებელი წერილი ფრაზით გამოხატავს მადლიერებას და იმედი მაქვს გრძელვადიანი თანამშრომლობისა. საჭიროების შემთხვევაში ასევე შეგიძლიათ მოითხოვოთ დამატებითი ინფორმაცია ან დოკუმენტები წერილის ბოლოს: "ჩვენ ვადასტურებთ ჩვენს მონაწილეობას სემინარში გარემოსდაცვითი პრობლემების შესახებ 2008 წლის 23 მაისს. გთხოვთ, გამოაგზავნოთ მონაწილის კითხვარი ჩვენს მისამართზე."
ნაბიჯი 7
დაბეჭდეთ წერილი დუბლიკატად და მოაწერეთ ხელი ორგანიზაციის ხელმძღვანელს. ერთ ასლს ადრესატს გაგზავნით ფოსტით, ხოლო მეორე - განათავსეთ თქვენს არქივში შესანახად.
