ნომენკლატურა არის ყველა იმ საქმის ჩამონათვალი, რომელიც ქმნის არქივს და ახლად გახსნილია კონკრეტულ ორგანიზაციაში, სისტემაში შეტანილი. მასში მითითებული უნდა იყოს საქმის ინდექსი, სახელი, მისი შენახვის ვადები.
ნომენკლატურის ჯიშები
ოფისში მუშაობისას არსებობს ნომენკლატურის სამი ძირითადი ტიპი: სტანდარტული, სავარაუდო და ინდივიდუალური. სტანდარტი დადგენილია ფედერალური კანონით და წარმოადგენს ნიმუშს იმავე ტიპის ორგანიზაციებში ნომენკლატურის შედგენისთვის. სავარაუდო ნომენკლატურა არ მოიცავს შემთხვევების მკაცრად ნორმალიზებულ რაოდენობას. იგი შეიცავს იმ ინდექსებით გასახსნელად რეკომენდებული შემთხვევების ჩამონათვალს. ნომენკლატურის ზემოთ ჩამოთვლილი ტიპები შედგენილია სახელმწიფო და მუნიციპალურ ორგანიზაციებსა და დაწესებულებებში. კერძო ორგანიზაციების თანამშრომლები ნორმატიული დოკუმენტების, ანგარიშგების ტიპების, სამუშაო გეგმების და ა.შ. მიმდინარეობს ინდივიდუალური საქმის ჩამონათვალი. იგი მოიცავს საწარმოს ჩამოყალიბებული შემთხვევების მთელ მოცულობას.
ნომენკლატურის შედგენის წესი
ყოველწლიურად, ძველიდან გამომდინარე, დგება საქმეთა ახალი ნომენკლატურა. უფრო მეტიც, ყველა დოკუმენტი ექვემდებარება გადასინჯვას. ნომენკლატურის მნიშვნელოვანი კომპონენტია საქმის შენახვის ვადა. ამ საფუძველზე გამოიყოფა დროებითი, გრძელვადიანი და მუდმივი შენახვის შემთხვევები. დროებითი შენახვის ფაილების ვადა ათ წელიწადზე ნაკლებია, გრძელვადიანი შენახვა - ათ წელზე მეტი. ვადაგასული შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტებთან დაკავშირებით დგება ინვენტარი, რომელშიც მითითებულია დოკუმენტის სერიული ნომერი, სახელი, შექმნის წელი, ფურცლების რაოდენობა და სხვა ინფორმაცია პირდაპირ მითითებულ შემთხვევებში. ინვენტარის შედგენის შემდეგ, ეს დოკუმენტები განადგურებულია.
სტრუქტურულად, ნომენკლატურა წარმოდგენილია სექციებით, ქვეპუნქტებით. ამასთან, ეს დაყოფა დამახასიათებელია სამთავრობო ორგანიზაციებისა და ინსტიტუტებისთვის. კერძო ორგანიზაციებში ეს განყოფილება პირობითია და უფრო მეტად ხაზს უსვამს მათი საქმიანობის ძირითად სფეროებს, ვიდრე ასახავს ძალაუფლებისა და დაქვემდებარების ურთიერთობას.
ნომენკლატურის ცხრილი ხუთი სვეტისგან შედგება: პირველი შეიცავს საქმის ინდექსს, მეორე - საქმის სახელს, მესამე - გვერდების რაოდენობას (მიმდინარე წლის ბოლოს მითითებულია), მეოთხე - შენახვის ვადა მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტებით დადგენილი, მეხუთე - შენიშვნები საქმის გახსნის, ინვენტარიზაციის შეტანის განადგურების მიზნით და ა.შ.
ნომენკლატურაში შეტანილი გრძელვადიანი და მუდმივი შენახვის შემთხვევა უნდა იყოს არაუმეტეს ორას ორმოცდაათი გვერდი. თუ სოფლების რაოდენობა აღემატება ნორმას, მიზანშეწონილია საქმის ორ ან მეტზე დაყოფა.
საქმეთა შედგენილი ნომენკლატურა უნდა შეთანხმდეს საარქივო დეპარტამენტთან და ხელი უნდა მოაწეროს ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა.
