პერსონალის ბრძანებების შედგენისას საჭიროა დიდი ყურადღება მიექცეს მათ იურიდიულ მნიშვნელობას. იურიდიულად სავალდებულო რომ იყოს, ისინი უნდა შეიცავდნენ რიგ აუცილებელ დეტალებს, მათ შორის სარეგისტრაციო ინდექსს ან, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, დოკუმენტის ნომერს. შეკვეთების რეგისტრაციის წესი განისაზღვრება დაწესებულების ადგილობრივი დოკუმენტით, მაგრამ ასევე არსებობს ზოგადი წესები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პერსონალის შეკვეთის რიგითი ნომერი ასევე არის მისი სარეგისტრაციო ნომერი (ინდექსი). პერსონალის ყველა შეკვეთის ნუმერაცია უნდა ინახებოდეს საოფისე წლის განმავლობაში, ადმინისტრაციული დოკუმენტების თითოეული ჯგუფისათვის, სპეციალური სარეგისტრაციო ფორმებით.
სამუშაო წელი ჩვეულებრივ ემთხვევა კალენდარულ წელს (1 იანვარი - 31 დეკემბერი). მაგრამ არსებობს გამონაკლისები, მაგალითად, კულტურის, განათლების ინსტიტუტები და ა.შ., რომელშიც საოფისე წელი იწყება 1 სექტემბერს.
ნაბიჯი 2
დასაწყისისთვის, ყველა შეკვეთის დიფერენცირება ცალკეულ ჯგუფებად. დაყავით ფურცლები მათი შენახვის ვადის მიხედვით, გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტებად და მოკლევადიანი შენახვის დოკუმენტებად.
მსხვილ ორგანიზაციებში, სადაც დასაქმებულთა დიდი რაოდენობაა, მოხერხებულობისთვის შეარჩიეთ რამდენიმე ჯგუფი ერთგვაროვან თემაზე იმავე შენახვის პერიოდის შეკვეთების მასივში.
მაგალითად, გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტები შეიძლება დაიყოს ჯგუფებად: დაშვების ბრძანებები, განთავისუფლების ბრძანებები, გადაცემის ბრძანებები. მოკლევადიანი შენახვის საბუთების დიფერენცირება ხდება სერიებად: შეკვეთები შვებულებისთვის, შეკვეთები მივლინებებისთვის.
ორგანიზაციებში, სადაც პერსონალის ძალიან დიდი რაოდენობაა, ზოგჯერ აუცილებელია პერსონალის თითოეული კატეგორიის შეკვეთების წერილობითი აღნიშვნების შემუშავება.
ნაბიჯი 3
შემდგომ, შეკვეთების ამ ჯგუფებიდან თითოეული დაარეგისტრირეთ პერსონალს სპეციალური ფორმებით. როგორც სარეგისტრაციო ფორმა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ჟურნალი, სარეგისტრაციო და საკონტროლო ბარათები ან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა. თითოეულ ამ ფორმას აქვს დადებითი და უარყოფითი მხარეები.
სარეგისტრაციო და საკონტროლო ბარათები და ელექტრონული შევსების კარადები, რომლებიც, როგორც წესი, ერთმანეთს ასლის, უფრო მოსახერხებელია ორგანიზაციისა და ძიებისთვის. ჟურნალები მეტ ინფორმაციულ უსაფრთხოებას უზრუნველყოფს.
სარეგისტრაციო ფორმებს არ აქვთ მკაცრი სტანდარტი, მაგრამ ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
- თარიღი;
- შეკვეთის სერიული ნომერი;
- ვინ მოაწერა ხელი (თანამდებობა, გვარი);
- შეკვეთის შეჯამება;
- ბაზა;
- შემსრულებელი.
ნაბიჯი 4
ახლა, შეკვეთების ჩარჩოებით დათვლა, თქვენ უბრალოდ უნდა გაეცნოთ შესაბამის ჟურნალს და მიუთითოთ შემდეგი ინდექსი დოკუმენტზე.
