სხვადასხვა საბუთების აღრიცხვის, მიმოქცევისა და შენახვისთვის, პერსონალის სამსახურები იყენებენ შეკვეთების, არდადეგების, განცხადებებისა და ცნობების წიგნებს. სარეგისტრაციო ჟურნალები არის შიდა მოხმარების დოკუმენტები და ინახება ორგანიზაციის პერსონალის განყოფილებაში, ხოლო ამ დოკუმენტების შენახვასა და შენახვაზე პასუხისმგებელია სპეციალურად დანიშნული პირი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გამოიყენეთ სამინისტროს მიერ დამტკიცებული შეკვეთების ჟურნალი ან თავად შეადგინეთ იგი. გააკეთეთ საფარი მძიმე წონის მასალისგან. ფურცლის ცენტრში დაწერეთ ორგანიზაციის სახელი და წიგნის სათაური. ქვემოთ მიუთითეთ შესვლის დაწყების და დასრულების თარიღები. უკანა ყდაზე ასახეთ ინფორმაცია იმ პირის შესახებ, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის შენახვასა და შევსებაზე: მიუთითეთ თანამშრომლის თანამდებობა, გვარი და ინიციალები.
ნაბიჯი 2
დარწმუნდით, რომ ჟურნალების გვერდების შეცვლა ან წაშლა შეუძლებელია. წიგნის გვერდების დათვლა და მაქმანი. ბოლო გვერდზე განათავსეთ ცვილის ან მასტიკის ბეჭედი, მიაწოდეთ პერსონალის განყოფილების უფროსს ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელს სერთიფიცირებისთვის მზა შაბლონი. შენიშვნა: _ ფურცლები ამ ჟურნალში დანომრილია, იკვრება, იკეტება. დირექტორი: _ (ხელმოწერა, ხელმოწერის გაშიფვრა). თარიღი: _ (დღე, თვე, წელი).
ნაბიჯი 3
შეარჩიეთ გვერდის მოსახერხებელი ორიენტაცია (ლანდშაფტი, პორტრეტი) ჩანაწერების შესასვლელად. თუ გსურთ, მოაწესრიგეთ ცხრილი, რომელიც შეიცავს შემდეგ სვეტებს:
- ჩანაწერის სერიული ნომერი;
- შესვლის თარიღი;
- შეკვეთის სერიული ნომერი;
- ბრძანების ხელმომწერი პირის თანამდებობა, გვარი და ინიციალები;
- შეკვეთის შეჯამება.
თუ ცხრილის ხედი არ მოგეწონებათ, შეინახეთ ჩანაწერები თავისუფალი ფორმით. მთავარია, დაიცვან ბრძანებების დამტკიცების თარიღების მიხედვით ნომრების მინიჭების თანმიმდევრობა და აღნიშნულ ინფორმაციას ასახავდნენ სააღრიცხვო წიგნში.
ნაბიჯი 4
ჩაწერეთ თქვენი შეკვეთების ჟურნალი ლურჯი, შავი ან მეწამული მელნით. არ დაუშვათ ადრე გაკეთებული ნიშნების წაშლა, წაშლა და წაშლა. თუ საჭიროა ცვლილებების შეტანა, გადაკვეთეთ შესწორებული ტექსტი ერთი სტრიქონით, რომ კვლავ შეძლოთ მისი წაკითხვა. იმავე სვეტში ან სტრიქონში გააკეთეთ ახალი სწორი ჩანაწერი. გთხოვთ, ხელი მოაწეროთ და მიუთითოთ ცვლილების თარიღი. თუ შეუძლებელია შეცდომის გამოსწორება (მაგალითად, თუ თავისუფალი ადგილი არ არის), შექმენით ახალი ჩანაწერი ქვემოთ, და მოძველებული ინფორმაციის გვერდით მონიშნეთ ველი”ჩანაწერი არასწორია”.
ნაბიჯი 5
ჟურნალის შესვლის შეწყვეტისას, ჩანაწერების აღწერის ვადის ამოწურვის შესახებ აღწერეთ ჩანაწერის წიგნის წინა ყდა.
