შეხვედრები საქმიანი ცხოვრების მნიშვნელოვანი ელემენტია. ეს არის მონიტორინგის, მენეჯმენტის მიზნების დასახვისა და უკუკავშირის განხორციელების ინსტრუმენტი. შეხვედრაზე მზადდება მოხსენებები და მოცემულია ინფორმაცია არსებული ვითარების შესახებ. მის მონაწილეებს შესაძლებლობა აქვთ გაესაუბრონ ერთმანეთს და საბოლოოდ მიიღონ გადაწყვეტილებები, რომლებიც დაკისრებული ამოცანების წარმატებით შესრულებისთვის არის საჭირო.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი. მის მონაწილეებს შეუძლიათ მიიღონ ერთად შეკრება, მაგალითად, შეასრულონ მოსაზრებები წინასწარი გაცვლისთვის, მოისმინონ მოხსენება ვითარების შესახებ, მოამზადონ რეკომენდაციები ნებისმიერი საკითხის გადასაჭრელად ან მიიღონ ეს საკითხები. შეხვედრის თემა უნდა იყოს საინტერესო შეხვედრის თითოეული მონაწილისთვის.
ნაბიჯი 2
შეადგინეთ შეხვედრების დღის წესრიგი. მასში მიუთითეთ იმ კითხვების ჩამონათვალი, რომელთა მოსმენაც და განხილვაც საჭიროა. განხილული უნდა იყოს მხოლოდ ის საკითხები, რომელთა მოგვარება სამუშაო წესით შეუძლებელია. ყველა მონაწილეს გაუგზავნეთ შეხვედრის წინასწარი დღის წესრიგი და მოისმინეთ მათი სურვილები და კომენტარები შეხვედრის თემასა და დღის წესრიგთან დაკავშირებით. დღის წესრიგის შეცვლა გამოხატული სურვილების გათვალისწინებით.
ნაბიჯი 3
გადაწყვიტეთ შეხვედრის ადგილი, დრო და რეჟიმი. დღის წესრიგის თითოეული საკითხისთვის დანიშნეთ სპიკერები და ფოკუს-წერტილები. სთხოვეთ წამყვანებს, წინასწარ წარმოადგინონ რეფერატები. განსაზღვრეთ შეხვედრის განრიგი, მიუთითეთ თითოეული საკითხის განხილვისთვის გამოყოფილი დრო. თითოეულ მონაწილეს გაუგზავნეთ შეხვედრის დასკვნითი დღის წესრიგი და დღის წესრიგი.
ნაბიჯი 4
საჭიროების შემთხვევაში, მონაწილეებს გაუგზავნეთ მოხსენებების ანოტაციები, რომლებიც წარმოდგენილი იქნება შეხვედრაზე, გადაწყვეტილების პროექტები, რომლებიც მიიღება, ინფორმაციული შენიშვნები და ანალიტიკური მასალები.
ნაბიჯი 5
განვიხილოთ კითხვა, თუ როგორ უნდა განთავსდეს სხდომის მონაწილეები, რათა მინიმუმამდე შემცირდეს კონფლიქტური სიტუაციების შესაძლებლობა. ფსიქოლოგებმა შენიშნეს, რომ უფრო ხშირად ადამიანები, რომლებიც ერთმანეთის პირისპირ სხედან, დადიან კონფლიქტებსა და დავებში, ნაკლებად ხშირად ისინი, ვინც ერთმანეთის გვერდით სხედან. გაითვალისწინეთ ეს ფაქტორი.
ნაბიჯი 6
განსაზღვრეთ თავმჯდომარე, რომელსაც შეეძლება შეხვედრის ჩატარება ისე, რომ ყველა საკითხი მოგვარდეს ოპტიმალური გზით და უმოკლეს დროში. ამისათვის მან უნდა უზრუნველყოს კონსტრუქციული გადაწყვეტილებები თითოეული მონაწილისგან და დისკუსია საქმიანი გახადოს.
ნაბიჯი 7
უზრუნველყოს შეხვედრის პროგრამის შესრულების მკაცრი წესრიგი და ის საკმაოდ წარმატებული იქნება და მასზე მიღებული გადაწყვეტილებები ეფექტური იქნება.
