საშტატო მაგიდა არის მთავარი დოკუმენტი, რომელიც ასახავს სტრუქტურული დანაყოფებისა და თანამშრომლების თანამდებობების ჩამონათვალს, აგრეთვე ორგანიზაციის ყოველთვიურ სახელფასო ჩამონათვალს. დაკომპლექტების მაგიდა საჭიროა შემადგენლობისა და პერსონალის საერთო რაოდენობის შესაქმნელად.
რუსეთის ფედერაციის შრომითი კანონმდებლობა არ საჭიროებს ორგანიზაციაში პერსონალის მაგიდის სავალდებულო შედგენას. ამასთან, არსებობს როკოსკომატის განკარგულება, რომ საკუთრების ყველა ფორმის ორგანიზაციამ უნდა შეინახოს ხელფასების პირველადი დოკუმენტების ჩანაწერები. დასაქმებულთა (როგორც ძირითადი, ისე ნახევარ განაკვეთზე დასაქმება) დაქირავება უნდა განხორციელდეს დაკომპლექტების მაგიდის საფუძველზე, რადგან შედგენილი შრომითი ხელშეკრულებისას საჭიროა მითითებული იყოს სტრუქტურული ერთეული, დასაქმებულის პოზიცია. უფრო მეტიც, ხელშეკრულებაში დასაქმებულის პოზიციის დასახელება აუცილებლად უნდა ემთხვეოდეს პერსონალის ცხრილში მითითებულს. საშტატო მაგიდის ფორმალიზებისთვის გამოიყენება პირველადი დოკუმენტების ერთიანი ფორმა T-3, რომელიც შეიცავს პოზიციების ჩამონათვალს, ასახავს ორგანიზაციის სტრუქტურულ შემადგენლობას და საშტატო ერთეულების რაოდენობას, შეიცავს ინფორმაციას თანამშრომელთა ხელფასების, დანამატებისა და დამატებითი გადასახდელების შესახებ, ყოველთვიური ხელფასი. დოკუმენტის ერთიანი ფორმა არცერთ შემთხვევაში არ უნდა შემოკლდეს. ამასთან, დასაშვებია გარკვეული ცვლილებების შეტანა. მაგალითად, შეგიძლიათ დააზუსტოთ დაქირავების მაგიდის უპასუხო ნაწილი და არ შეავსოთ იგი მომავალში. დაკომპლექტების ცხრილში სტრუქტურული განყოფილებების და პერსონალის პოზიციების მოწყობის წესი განისაზღვრება კომპანიის ხელმძღვანელის მიერ. მითითებულია პოზიციები, დაწყებული უმაღლესი დონით, დამთავრებული უმცროსი პოზიციებით, ანუ კლებადობით. ყველა განყოფილება, თანამდებობა დაკომპლექტების ცხრილში მოცემულია მხოლოდ ნომინალურ შემთხვევაში. ნახევარ განაკვეთზე მომუშავეთათვის აუცილებელია პერსონალის არასრული პოზიციების განთავსება, ისინი მოცემულია აქციებით (მაგალითად, 0, 5 ან 0, 25). არასოდეს დადოთ ხელფასების დიაპაზონი საშტატო მაგიდაზე. არსებობს სპეციალური სვეტი ხელფასის რყევების ასახვისთვის, მას "შემწეობებს" უწოდებენ. შრომის ეკონომისტი ვალდებულია შეადგინოს ორგანიზაციის საშტატო მაგიდა. თუ ასეთი პოზიცია არ არის, მენეჯერი თავად წყვეტს ვინ გადაწყვეტს ამ საკითხს. ეს გადაწყვეტილება ფორმალდება ბრძანებით. საშტატო ცხრილი შედგენილია კონკრეტული კალენდარული თარიღისთვის, იგი ძალაში შედის ხელმძღვანელის ბრძანებით. ეს დოკუმენტი ჩვეულებრივ დამტკიცებულია ყოველწლიურად 1 იანვარს. პერსონალის მაგიდა უნდა იყოს ნაკერი, დანომრილი, ჰქონდეს ორგანიზაციის ბეჭედი, ხელმძღვანელისა და ბუღალტრის ხელმოწერა. წლის განმავლობაში შეიძლება მოხდეს ორგანიზაციის თანამშრომელთა რაოდენობის ცვლილებები. ამ შემთხვევაში, ისინი უნდა შეადგინონ ხელმძღვანელის ბრძანებით. კომპეტენტურად შედგენილი საშტატო მაგიდა არის სასამართლოში შრომითი დავების გამარჯვების გასაღები.
