ორგანიზაციის ყველა დოკუმენტი სათანადოდ უნდა იყოს შენახული. მკაფიო სისტემა საშუალებას გაძლევთ მყისიერად იპოვოთ სწორი ქაღალდი. ზოგიერთ ტიპის დოკუმენტს აქვს შენახვის საკუთარი წესი, მაგალითად, შეკვეთებისთვის.
აუცილებელია
საქაღალდეები, ყუთები, ქაღალდი, კომპიუტერი
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შექმენით შეკვეთების ჟურნალი, სადაც ჩაიწერება ორგანიზაციის ყველა შეკვეთა. ჟურნალი აუცილებლად სავალდებულო და დანომრილი უნდა იყოს, რაც გამორიცხავს პოსტკრემს ან გვერდების წაშლას.
ნაბიჯი 2
ჟურნალი უნდა შეიცავდეს გარკვეულ სვეტებს. სვეტების სავარაუდო შინაარსი შეიძლება იყოს შემდეგი: სვეტი, სადაც მითითებულია ჩანაწერის ნომერი თანმიმდევრობით, სვეტი შეკვეთის თარიღით, სვეტი შეკვეთის შეჯამებით, სვეტი შეკვეთის ნომრით, სვეტი სვეტი, სადაც თანამშრომელი ტოვებს ნიშანს ამ ბრძანების გაცნობის შესახებ. დამატებით, სვეტის დამატება შეიძლება შეკვეთის ადგილმდებარეობის მითითებით (საქაღალდეები ან ველი).
ნაბიჯი 3
ყველა შეკვეთა უნდა იყოს დახარისხებული საქაღალდეებში: ბრძანებები თანამშრომლების მიღების და გათავისუფლების შესახებ (პერსონალის ბრძანებები), ბრძანებები, რომლებიც ასახავს თანამშრომელთა წახალისებას, მივლინებებსა და შვებულებებზე გაგზავნა, ორგანიზაციის ძირითადი საქმიანობის ამსახველი ბრძანებები. თუ შეკვეთებს აქვს შესანიშნავი შენახვის პერიოდები, მათთვის იქმნება ცალკეული საქაღალდეები.
ნაბიჯი 4
შეკვეთების შენახვის სისტემა უნდა იყოს მკაფიო, სისტემატიზებული და უზრუნველყოს შეკვეთების მინიჭებული ნომრების უწყვეტობა. ეს განსაკუთრებით ეხება სამუშაოს შეკვეთის გაუქმებას. გირჩევთ გააკეთოთ ჩამორთმეული ბრძანების ქსეროასლი, რათა თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა.
ნაბიჯი 5
ყველა შეკვეთა უნდა იყოს დაბეჭდილი ორგანიზაციის ბლანკზე. ამ შემთხვევაში, შეკვეთის დალუქვა არ არის საჭირო. თუ შეკვეთა დაბეჭდილია უბრალო ფურცელზე, მაშინ ორგანიზაციის ბეჭედი უნდა იყოს მასზე.
ნაბიჯი 6
თუ საწარმოს მიღებული აქვს შეკვეთების შენახვის ელექტრონული სისტემა, მაშინ ის ერთგვაროვანი უნდა იყოს მთელ ორგანიზაციაში. თანამშრომლებს, რომლებსაც აქვთ ამ დოკუმენტებზე ხელმოწერის დადების უფლება, უნდა ჰქონდეთ ელექტრონული შეკვეთები. ამ შემთხვევაში ძალიან მოსახერხებელია EDS (ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის) გამოყენება. რეკომენდებულია შეკვეთების ჟურნალის დაბეჭდვა ნებისმიერ შემთხვევაში.
