შეკვეთა არის დიდი პრაქტიკული მნიშვნელობის დოკუმენტი. ეს მიუთითებს გარკვეულ კონკრეტულ მოქმედებაზე: თანამშრომლის აყვანა და გათავისუფლება, დისციპლინური პასუხისმგებლობის ზომები, ახალი ტექნოლოგიის დანერგვის საჭიროება და მრავალი სხვა. კლერკმა უნდა უზრუნველყოს ამ ტიპის დოკუმენტების შენახვა და სწორი დოკუმენტის სწრაფად პოვნის შესაძლებლობა. ამისათვის თითოეულ შეკვეთას ენიჭება უნიკალური საიდენტიფიკაციო ნომერი.
აუცილებელია
- - შეკვეთები;
- - ჟურნალი;
- - ინსტრუქცია პერსონალის ჩანაწერების მართვის შესახებ;
- - 2 ან 3 საქაღალდე.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეკვეთების რეგისტრაციის ფორმა მკაცრად არ რეგულირდება კანონით. არსებობს სტანდარტული ინსტრუქცია, რომელიც როსარხივმა გამოაქვეყნა 2000 წლის 27 ნოემბერს, სადაც ნათქვამია, რომ პერსონალის მიერ შეკვეთების ნუმერაცია და ძირითადი საქმიანობა უნდა განხორციელდეს ცალკე კალენდარული წლის განმავლობაში. თუ მცირე ფირმაში მუშაობთ, სადაც მდივანი ასრულებს აგრეთვე მდივნის მუშაობას, დაიწყეთ 3 საქაღალდე და 3 სარეგისტრაციო ჟურნალი.
ნაბიჯი 2
შეადგინეთ ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის. ის შეიძლება შედგებოდეს მხოლოდ რამდენიმე ნივთისგან. მიუთითეთ რომელი შეკვეთები უნდა ინახებოდეს 5 წლის განმავლობაში და რომელი - 75. დაწერეთ რომელ მასივებში იყოფა შეკვეთები თქვენი საწარმოსთვის და როგორ გადაწყვიტეთ მათი დანიშვნა. ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები, როგორც წესი, დანომრილია რიგითი ნომრით, ხოლო პერსონალის ბრძანებები - ნომრით და ასოთი. მაგალითად, ნომერი შეიძლება გამოიყურებოდეს "ბრძანება No2-l / s" ან "Order No 2-k". იფიქრეთ სხვადასხვა შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტების სხვადასხვა დანიშნულებაზე. მაგალითად, მოკლევადიანი შეიძლება აღინიშნოს, როგორც პერსონალი, ხოლო გრძელვადიანი - როგორც პერსონალი.
ნაბიჯი 3
პერსონალის მიერ შეკვეთები დაყავით 2 ნაწილად ვარგისიანობის ვადის მიხედვით. რეგულარული ან საგანმანათლებლო შვებულების, მოკლევადიანი მივლინების, წახალისებისა და დისციპლინური სახდელების შეტანის შესახებ დოკუმენტები ინახება 5 წლის განმავლობაში. სხვა საქაღალდეში შეიტანეთ ბრძანებები დასაქმების, გადაყვანის, გათავისუფლების, ხანგრძლივი მივლინებებისა და ხანგრძლივი არდადეგების შესახებ. საქაღალდის სახურავზე დაწერეთ საქაღალდის სახელი და ვარგისიანობის ვადა. ცალკე შეავსეთ შეკვეთები ძირითადი საქმიანობისთვის
ნაბიჯი 4
დიდ ფირმებში შეკვეთებს გასცემენ სხვადასხვა სამსახურები. ძირითადი საქმიანობის დოკუმენტაციას, როგორც წესი, ინახავს მდივანი, ხოლო პერსონალისთვის - პერსონალის განყოფილება. შესაბამისად, თითოეულს აქვს საკუთარი საქაღალდე და საკუთარი საბუღალტრო წიგნები. საკმარისია HR სპეციალისტისთვის 2 წიგნის და 2 საქაღალდის დაწყება, დოკუმენტების გაყოფა პერიოდების მიხედვით. ამასთან, ძალიან დიდი დოკუმენტის ნაკადის მქონე, თითოეული საქაღალდე ხშირად იყოფა შეკვეთების ტიპების მიხედვით. თუ თქვენს საწარმოს აქვს შენახვის ცალკეული სისტემა, შეუკვეთეთ შეკვეთები საერთო მასივში და დარეგისტრირდით ერთ ჟურნალში.
ნაბიჯი 5
ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები შეიძლება ეხებოდეს არა მხოლოდ მთელ კომპანიას, არამედ ცალკეულ განყოფილებებს. თითოეული დეპარტამენტის ან დეპარტამენტის კოდის შემუშავება. ეს შეიძლება იყოს ასო ან რიცხვი. არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ შეკვეთების დანიშვნა ძირითადი საქმიანობისთვის განსხვავდება თქვენი კომპანიის პერსონალის ჩანაწერების მენეჯმენტში მიღებულისგან. ამ შემთხვევაში, ნუმერაცია მიდის "ძირითადი საქმიანობის" ზოგად მასივში.
