დამწყები კლერკისთვის, შემომავალი კორესპონდენციის დიზაინი შეიძლება სიძლიერის გამოცდა იყოს. ამასთან, როგორც კი პროცესი დაიშალა მარტივ და გასაგებ ნაბიჯებად, ეს ხდება სამუშაო დღის შეუმჩნეველი ნაწილი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ორგანიზაციის მიერ მიღებული ყველა დოკუმენტი უნდა დარეგისტრირდეს იმავე დღეს, განურჩევლად იმისა, თუ როგორ მოხვდნენ იქ (ელექტრონული ფოსტით, კურიერით, ფაქსით და ა.შ.). ელ.ფოსტა უნდა იყოს დაბეჭდილი, სატელეფონო შეტყობინებები უნდა ჩაიწეროს.
ნაბიჯი 2
ჟურნალის # 1 სვეტში მითითებულია თითოეული დოკუმენტის მიღების თარიღი. სვეტი # 2 - მისი სარეგისტრაციო ნომერი. ნომერი ენიჭება მიღების თანმიმდევრობით, ყოველი კალენდარული წელი იწყება ერთით. შემდეგ გადაეცემა თითოეული ჩაბარებული დოკუმენტი: სწორად არის თუ არა იგი ჩაბარებული, შეფუთულია თუ არა ხელუხლებელი. თუ მასზე არ არის მონიშნული "პირადად", კონვერტი ან ჩანთა იხსნება და შინაარსი მოწმდება. თუ არსებობს ინვენტარი, ისინი ამოწმებენ მას. თუ მითითებული დოკუმენტები არ არის საჭირო, უნდა შეადგინოთ შესაბამისი აქტი და ჩასვათ ჩანაწერი ჟურნალში შემოსული კორესპონდენციის განყოფილებაში "შენიშვნები". ფურცლების რაოდენობა დანართებით მითითებულია No3 სვეტში.
ნაბიჯი 3
კორესპონდენციის ტიპი შეყვანილია No4 სვეტში. ეს შეიძლება იყოს მოთხოვნა, შერიგების ანგარიში, წერილი, სერთიფიკატი, დეპეშა, შეტყობინება და ა.შ. შემდეგ ორ სვეტში მითითებულია გამომგზავნი და წერილის გამავალი ნომერი.
ნაბიჯი 4
გადაზიდვის რეზიუმე მითითებული უნდა იყოს No7 სვეტში. მაგალითად,”ა. ივანოვის სესხის შესახებ სერთიფიკატის მიწოდებაზე. ბანკი "ან" განცხადება VV Sidorova- ს ხელფასების გადაანგარიშების შესახებ ".
ნაბიჯი 5
შემდეგ კორესპონდენცია გადაეცემა ადრესატებს, ხოლო დადგენილების მიღების შემდეგ იგი შეიტანება No8 სვეტში, რომელიც მითითებულია შემდეგ ორ შემსრულებელზე და დოკუმენტის შესრულების ვადაზე. შენიშვნებში მითითებულია, რომ დოკუმენტი შესრულებულია და სადაც არის შეტანილი.
