თავისი საწარმოო საქმიანობის განმავლობაში, ნებისმიერი საწარმო ქმნის მრავალ დოკუმენტს, რომელიც ზოგიერთისთვის უნდა ინახებოდეს, ზოგჯერ კი საკმაოდ დიდხანს. ამისათვის აუცილებელია არქივის ორგანიზება.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
არქივში დოკუმენტების შენახვისთვის აუცილებელი პირობების შექმნა. უპირველეს ყოვლისა, ოთახი დაცული უნდა იყოს მზის პირდაპირი გავლენისგან, ჰაერის ტენიანობის დონე არ უნდა აღემატებოდეს დასაშვებ დონეს და ასევე უნდა დაიხუროს არასანქცირებული პირების შესვლა.
ნაბიჯი 2
გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ არქივის შენობის მოთხოვნების შესაბამისად, მისი განთავსება დაუშვებელია ხის შენობებში, დანგრეულ შენობებში, ნესტიანი საძირკვლების მქონე შენობაში, სხვენში ან სარდაფში. ამავდროულად, ადაპტირებულ შენობაში სხვადასხვა საარქივო დოკუმენტის შენახვისთვის განკუთვნილი შენობა იზოლირებული უნდა იყოს დანარჩენი შენობისგან, რომლებიც ამ შენობაშია განთავსებული. ასევე, დაუშვებელია არქივის განთავსება შენობის შენობაში, რომელიც დაკავებულია საზოგადოებრივი კვების მომსახურებით, ორგანიზაციებით, რომლებიც ინახავენ ქიმიურ ან ხანძარსაშიშ საშიშ ნივთიერებებს, საკვების საწყობებს.
ნაბიჯი 3
ორგანიზაციის არქივის განთავსება ჩანაწერების შესანახად ადაპტირებულ ან სპეციალურად აშენებულ შენობაში. ოთახი უნდა მოიხსნას სახიფათო ობიექტებისგან სახანძრო უსაფრთხოების შესაბამისად. მაგალითად, ესენია ავტოსადგომები, ბენზინგასამართი სადგურები, ავტოფარეხები. ასევე, საწარმოს არქივის შენობის მახლობლად არ უნდა არსებობდეს ობიექტები, რომლებიც ჰაერს აბინძურებენ.
ნაბიჯი 4
არქივის ორგანიზებისთვის შესაფერისი ოთახის არჩევისას გაითვალისწინეთ, რომ არქივის ნორმალური მუშაობისთვის საჭიროა რამდენიმე ცალკეული ოთახი: არქივის შენახვა; საბუთების მიღების ოთახი; შენახული დოკუმენტების გამოყენების შენობა; არქივის თანამშრომლების სამუშაო ოთახი.
ნაბიჯი 5
არქივის საცავის გადატანა ლაბორატორიული, საყოფაცხოვრებო და სამრეწველო შენობებიდან. ამავე დროს, ყურადღება მიაქციეთ, რომ მას არ აქვს საერთო სავენტილაციო არხები და გამოყოფილია მეზობელი ოთახებიდან ხანძარსაწინააღმდეგო კედლებისა და ჭერის გამოყენებით, ხანძარსაწინააღმდეგო შეზღუდვით მინიმუმ ორი საათის განმავლობაში. ასევე, საარქივო ოთახში, გამორიცხულია კანალიზაციის და წყალმომარაგების მილების გაყვანა.
ნაბიჯი 6
შეადგინეთ შენახვის ორგანიზაციისთვის "დებულება დოკუმენტების შენახვის შესახებ" და დაამტკიცეთ იგი თავით. გარდა ამისა, ხელმძღვანელის ბრძანებით უნდა დაინიშნოს პირი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება არქივზე. ასევე, იქმნება სპეციალური საექსპერტო კომისია, რომელიც პერიოდულად ჩაატარებს დოკუმენტების შემოწმებას მათი შენახვის ვადების შესაბამისად.
