სწორი საბუთები არის სწორი საბუთების განუყოფელი ნაწილი. საოფისე სამუშაოების ამჟამინდელი მდგომარეობა ისეთია, რომ დოკუმენტების გატარების ყველა დახვეწილობის სრულად ათვისების მიზნით საჭიროა სპეციალური კურსების დასრულება, იმის გათვალისწინებით, რომ დოკუმენტები იყოფა სხვადასხვა ტიპებად.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
საოფისე სამუშაოები, მაგალითად, საწარმოს პერსონალის განყოფილება, შეიძლება მნიშვნელოვნად განსხვავდებოდეს ბუღალტრული აღრიცხვისა და მენეჯმენტისგან.
ამრიგად, საწარმოს თითოეულ დეპარტამენტს აქვს საკუთარი დოკუმენტაციის ბრუნვა და, შესაბამისად, ასეთი დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოდგენილია რეგისტრაციისა და აღრიცხვის სპეციალური წესებით.
ნაბიჯი 2
ბუღალტრული აღრიცხვის სისტემა შექმნილია ისე, რომ კომპანიის დოკუმენტების ნაწილი შედგენილი უნდა იყოს დამტკიცებული GOST– ების შესაბამისად, ხოლო ნაწილი, რომელიც თავისუფალ მიმოქცევაშია, შედგენილია კომპანიის მენეჯმენტის შეხედულებისამებრ.
ნაბიჯი 3
საწარმოს მიერ მიღებული ყველა დოკუმენტი რეგისტრირებულია შემომავალი კორესპონდენციის სპეციალურ ჟურნალში, დოკუმენტს ენიჭება გარკვეული ნომერი (სერიული ნომერი), შემდეგ ის მიმართულია საწარმოს მენეჯმენტთან, რომელიც წყვეტს მის შემდგომ ბედს. თუ დოკუმენტი შეიცავს სპეციფიკურ მოთხოვნებს, მას აქვს რაიმე სახის ინფორმაციული ხასიათი, მაშინ იგი უგზავნის მთავარ ვიზას კონკრეტულ პირს, შესრულების ან ინფორმაციის მისაღებად. საჭიროების შემთხვევაში, ხელმძღვანელს, დოკუმენტის დამტკიცებით, უფლება აქვს დაადგინოს მისი შესრულების ვადა, მაგრამ არანაკლებ თვით დოკუმენტისა. კონტრაქტორი იღებს დოკუმენტს და ხელს აწერს მის მიღებასთან დაკავშირებული კორესპონდენციის ჟურნალში.
ნაბიჯი 4
გამავალი დოკუმენტები ასევე ფიქსირდება გამავალი დოკუმენტების სპეციალურ ჟურნალში სერიული ნომრის მინიჭებით.
ნაბიჯი 5
როგორც წესი, მთელი დოკუმენტაცია იყოფა შიდა მიმოქცევის და გარე მიმოქცევის დოკუმენტებად, შესაბამისად, წარმოებისას შეიტანება ორი სარეგისტრაციო ჟურნალი შემოსული დოკუმენტებისთვის და ორი გამავალი დოკუმენტებისთვის.
ნაბიჯი 6
აღრიცხვის ასეთი სისტემა საშუალებას გაძლევთ გააკონტროლოთ დოკუმენტების გავლა, როგორც საწარმოს გარეთ, ისე მის შიგნით, ასევე შეამოწმოთ შესრულება.
ნაბიჯი 7
საწარმოს საქმიანობასთან დაკავშირებული დოკუმენტები, მაგალითად, პერსონალის შეკვეთები, ზოგადი შეკვეთები რეგისტრირდება და იწერება ცალკე. ზოგადად, მრავალი მსხვილი საწარმო იყენებს დოკუმენტების ცალკეული აღრიცხვის სისტემას, რომელიც ეხება კონკრეტულ განყოფილებებს და მომსახურებებს, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც თითოეულ დეპარტამენტს ჰყავს შესაბამისი პირი, რომელიც ჩართულია საოფისე სამუშაოებში.
