სწორად ორგანიზებული საოფისე სამუშაოები ნებისმიერი (თუნდაც მცირე) საწარმოს წარმატებული მუშაობის ერთ-ერთი კომპონენტია. მართლაც, ბიზნეს პარტნიორების პირველი შთაბეჭდილება დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ არის შედგენილი ძირითადი დოკუმენტები (ბრძანებები, ინსტრუქციები, წერილები და ა.შ.). ასევე მნიშვნელოვანია, რამდენად სწრაფად გადის შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტაციის ნაკადები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
კონკრეტული თანამშრომელი პასუხისმგებელი უნდა იყოს საწარმოში სამუშაო პროცესზე. თუ საწარმო არ არის ძალიან დიდი, ეს არის მდივანი, მდივნის თანაშემწე. თუ ორგანიზაცია მოიცავს ერთზე მეტ ქვედანაყოფს (განსაკუთრებით თუ მათ აქვთ სხვადასხვა ტერიტორიული ადგილმდებარეობა), ორგანიზებულია სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების მომსახურება (მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერა).
ისინი არიან, ვინც შეიმუშავებს კომპანიის მითითებებს საოფისე მუშაობის შესახებ, გადასინჯავს მას და შეაქვს ცვლილებები. დოკუმენტის მომზადებისას შეგიძლიათ საფუძვლად დაედოთ "ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის წესები".
ნაბიჯი 2
ეს მნიშვნელოვანი, გადამწყვეტი ეტაპია, რადგან საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის დამტკიცების შემდეგ, საწარმოში დოკუმენტები უნდა შეესაბამებოდეს გარკვეულ სტილს:
- დეტალების ადგილმდებარეობა (გრძივი, კუთხოვანი);
- კორპორატიული შრიფტი;
- ფორმატი (ქაღალდის ზომა, საცობები).
საწარმოს ნიმუშის ფორმების გარდა, ინსტრუქციაში უნდა აისახოს ისეთი საკითხები, როგორიცაა შემომავალი / გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაციის ორგანიზაცია; მიღებული დოკუმენტების და გადაწყვეტილებების შესრულებაზე კონტროლის ორგანიზება; დოკუმენტების მომზადება და არქივში გადატანა და ა.შ.
ნაბიჯი 3
საქაღალდეების ფორმირება, რომელშიც შეტანილია გარკვეული საგნის დოკუმენტები, უნდა განხორციელდეს საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. იგი შეიმუშავებს აღრიცხვის წარმოებაზე პასუხისმგებელ პირს, ორგანიზაციის საქმიანობაში წარმოქმნილი სტანდარტული მართვის დოკუმენტების ჩამონათვალის საფუძველზე, შენახვის დროის მითითებით.
ნაბიჯი 4
იმის გამო, რომ საქმეების ნომენკლატურის შემუშავებაზე მუშაობა მოცულობითია, დიდ ცოდნას მოითხოვს, მასზე მუშაობის ორგანიზება ცალკეული სამსახურების და განყოფილებების წარმომადგენლების მონაწილეობით უფრო სწორია. ისინი ადგენენ იმ შემთხვევათა ჩამონათვალს (აგრეთვე მითითებულია შენახვის პერიოდები), რომლებიც ყალიბდება სამსახურში ან განყოფილებაში, ხოლო სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულება ადგენს საწარმოთა საქმეთა შემაჯამებელ ნომენკლატურას.
ნაბიჯი 5
დოკუმენტებთან მუშაობის გასაადვილებლად, საწარმოების მზარდი რაოდენობა იყენებს ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემას (EDMS). შესაძლებელია აირჩიოთ ეფექტურად მომუშავე EDMS ნებისმიერი საწარმოსთვის (დასაქმებულთა რაოდენობით 7 ან 2000). დღეს ფასების / ხარისხის თანაფარდობის თვალსაზრისით ყველაზე ეფექტურია ისეთი სისტემები, როგორიცაა "დელო", "EVFRAT- დოკუმენტის მართვა".
მაშინაც კი, თუ თქვენს საწარმოს ჯერ არ შეუძლია შეიძინოს EDMS, Microsoft Office სტანდარტული პროგრამები გამოდგება. Word, Excel, PowerPoint– ის ჩვეულებრივი საშუალებების გამოყენებით, შესაძლებელია დოკუმენტების დიზაინის ორგანიზება კორპორატიული იდენტურობის მოთხოვნების შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის დაყენება.
