თითოეული საწარმო აფორმებს ხელშეკრულებებს (შრომა, მიწოდება, საქონლის შეძენა). როგორც წესი, ისინი ინახება არქივებში. ამ დოკუმენტების გამოყენების მოხერხებულობისთვის, აგრეთვე მათი დაკარგვის მიზეზის აღმოსაფხვრელად, ისინი ჩაიწერება. იქმნება სპეციალური ჟურნალი, რომელშიც ფიქსირდება ხელშეკრულებების დეტალები, მათთან დამატებითი შეთანხმებები და დგინდება მათი გადაადგილების ქრონოლოგია.
Ეს აუცილებელია
- - ხელშეკრულების აღრიცხვის ჟურნალი ქაღალდის ფორმით;
- - პროგრამული პროდუქტი კონტრაქტების აღრიცხვისთვის;
- - კომპანიის დოკუმენტები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ხელშეკრულების აღრიცხვის შესახებ დოკუმენტის ერთიანი ფორმა არ არსებობს. მაგრამ თქვენ თავად შეგიძლიათ განავითაროთ ის ან შეიძინოთ სპეციალური პროგრამული პროდუქტი, რომელიც შექმნილია კონტრაქტების შესახებ ინფორმაციის შესანახად. მაგრამ პირველი ვარიანტი უფასოა, გაჩერდი იქ, თუ დამატებითი ხარჯები არ დაგჭირდება.
ნაბიჯი 2
დოკუმენტის სახელწოდება დაწერეთ ხელშეკრულების აღრიცხვის ჟურნალის სატიტულო გვერდზე. გთხოვთ, შეიყვანოთ თქვენი კომპანიის სახელი. თუ კომპანია საკმარისად დიდია, მიზანშეწონილია ცალკე ჟურნალი ჰქონდეს თითოეული სტრუქტურული ერთეულისთვის. ამ შემთხვევაში დაწერეთ განყოფილების სახელი. შეიტანეთ დოკუმენტის შეტანის თარიღი, პირადი მონაცემები, ჟურნალის თანამდებობაზე პასუხისმგებელი პირის თანამდებობა. როგორც წესი, ეს არის პერსონალის ოფიცერი, რომელიც აფორმებს კონტრაქტებს პერსონალთან, იურიდიული დეპარტამენტის თანამშრომელთან, რომელიც ეწევა კონტრაქტებს კონტრაქტებთან.
ნაბიჯი 3
დოკუმენტის სახელწოდება დაწერეთ ხელშეკრულების აღრიცხვის ჟურნალის სატიტულო გვერდზე. გთხოვთ, შეიყვანოთ თქვენი კომპანიის სახელი. თუ კომპანია საკმარისად დიდია, მიზანშეწონილია ცალკე ჟურნალი ჰქონდეს თითოეული სტრუქტურული ერთეულისთვის. ამ შემთხვევაში დაწერეთ განყოფილების სახელი. შეიტანეთ დოკუმენტის შეტანის თარიღი, პირადი მონაცემები, ჟურნალის თანამდებობაზე პასუხისმგებელი პირის თანამდებობა. როგორც წესი, ეს არის პერსონალის ოფიცერი, რომელიც აფორმებს კონტრაქტებს პერსონალთან, იურიდიული დეპარტამენტის თანამშრომელთან, რომელიც ეწევა კონტრაქტებს კონტრაქტებთან.
ნაბიჯი 4
ცხრა ცხრილის გამოყენებით შეადგინეთ რვა გრაფიკი. ბეჭდვა ქაღალდზე. ჟურნალის პირველ სვეტში შეიტანეთ ხელშეკრულების სერიული ნომერი, მეორეში - დასკვნაში მასზე მინიჭებული დოკუმენტის ნომერი. ხელშეკრულების აღრიცხვის ჟურნალის მესამე და მეოთხე სვეტებში დაწერეთ დოკუმენტის დაწყების თარიღი, ვადის გასვლის თარიღი. მეხუთე სვეტში მიუთითეთ ხელშეკრულების საგანი. მაგალითად, კომპონენტების მომარაგებისთვის.
ნაბიჯი 5
მეექვსე სვეტში შეიტანეთ კონტრაგენტის (მიმწოდებლის, მყიდველის), თანამშრომლის სახელი (პერსონალთან შრომითი ხელშეკრულებების გათვალისწინებისას). ჟურნალის მეშვიდე სვეტში დაწერეთ რომელ საქაღალდეშია განთავსებული ხელშეკრულება (როგორც წესი, საქაღალდეებს არქივებში მიენიჭებათ ნომერი), მიუთითეთ საქაღალდის ადგილმდებარეობა. მერვე სვეტში დაურთეთ იმ პირის ხელმოწერა, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტების შენახვაზე (მისი გვარის, ინიციალების მითითებით). თანამშრომლის შეცვლისას შეადგინეთ ხელშეკრულებების გადაცემის აქტი, ჟურნალი მათი აღრიცხვისთვის.
ნაბიჯი 6
თუ თქვენთვის არასასურველია ხელით ადევნოთ ხელი კონტრაქტებს, შეუკვეთეთ პროგრამული პროდუქტის შემუშავება ან შეიძინეთ მზა პროგრამა. ეს შეიძლება გარკვეული თანხა დაჯდეს, მაგრამ ელექტრონული ფორმით ასეთ ჟურნალს აქვს გარკვეული უპირატესობები. მაგალითად, ხელშეკრულების დარეგისტრირებისას შეგიძლიათ მიუთითოთ დოკუმენტისკენ მიმავალი გზა კომპიუტერზე.
