ზოგიერთ კომპანიას აქვს დოკუმენტაცია ათწლეულების განმავლობაში. მნიშვნელოვანი ნაშრომების ნაოჭების ან დაკარგვის თავიდან ასაცილებლად, საჭიროა მათი შეტანა მყარი მუყაოს ან პლასტმასისგან დამზადებულ საქაღალდეებში. თითოეულ კონტრაქტს მიეცით ცალკე ნომერი იდენტიფიკაციისთვის.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
იმისათვის, რომ სასურველი ხელშეკრულების პოვნა გაგიადვილდეთ, შეინახეთ ჩანაწერების წიგნი. მიეცით დოკუმენტს ნომერი და შეიტანეთ იგი ამ ჟურნალში. ნომრის გარდა, შეიტანეთ ხელშეკრულების თარიღი. ჟურნალში ჩანაწერი ასე უნდა გამოიყურებოდეს: 1. 22.02.2011 წლის 123TP ხელშეკრულება. შენიშვნებში შეგიძლიათ მიუთითოთ ხელშეკრულების არსი, როდესაც ამას მოითხოვს კორპორატიული სტილის დოკუმენტაცია.
ნაბიჯი 2
თუ კომპანიაში რამდენიმე იურიდიული პირია, შექმენით ხელშეკრულების ცალკე წიგნი. გამოიყენეთ ჩვეულებრივი სიმბოლოები თქვენს ნოტაციაში. მაგალითად, დაწერეთ Masha and Bears OJSC– ის კონტრაქტები, როგორც 123 მმ. და მონიშნეთ ფასიანი ქაღალდები ZAO "სამი პატარა ღორისგან" 123TP- ით. მიანიჭეთ რიცხვები, რომ არ მოხდეს დაბნეულობა.
ნაბიჯი 3
როდესაც ხელშეკრულება გაივლის ყველა დამტკიცებას, რომელსაც ხელს აწერენ ორივე მხარის გენერალური დირექტორები, ჩაიდება ბეჭდები, მისი შეტანა შესაძლებელია საქაღალდეში. აირჩიეთ ფოლდერები მყარი საფარით - ისინი უზრუნველყოფენ დოკუმენტების უსაფრთხოებას. თითოეულ იურიდიულ პირს საკუთარი საქაღალდე სჭირდება.
ნაბიჯი 4
ფურცლების წინ. წაიღეთ ხვრელი და გაუშვით ახალი ხვრელები. მოათავსეთ დოკუმენტი საქაღალდეში და დაიცავით იგი სპეციალური ანტენებით. ცალკე გამოყავით ერთი კონტრაქტი მეორისგან ცარიელი A4 ფურცლით.
ნაბიჯი 5
ასევე შეგიძლიათ სხვაგვარად შეიტანოთ კონტრაქტები. ამისათვის საჭიროა გამჭვირვალე ფაილები. განათავსეთ თითოეული დოკუმენტი ცალკე ფაილში და ჩასვით საქაღალდეში.
ნაბიჯი 6
არ შეინახოთ ძალიან ბევრი კონტრაქტი ერთ საქაღალდეში - მათ შეიძლება ნაოჭები გაუჩნდეთ. საქაღალდე ადვილად უნდა დაიხუროს, ინდივიდუალური ფურცლები არ უნდა იყოს გამორჩეული.
ნაბიჯი 7
საქაღალდეების კონტრაქტებით შენახვისთვის, ცალკე თარო დაიდეთ კარადაში. საქაღალდეზე დაწერეთ წელი და იურიდიული პირი, რომელიც ფლობს დოკუმენტებს. ეს საშუალებას მოგცემთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო ნაშრომები საჭიროების შემთხვევაში.
ნაბიჯი 8
არ არის საჭირო სამი წლის წინანდელი კონტრაქტებით დასმული საქაღალდეების მუდმივად შენახვა. მოაწყეთ ისინი მუყაოს ყუთებში, მოაწერეთ ხელი იმ წელს და იურიდიულ პირს, რომლისთვისაც გაიცემა დოკუმენტები. ყუთები გაგზავნეთ საწყობში. შეარჩიეთ მშრალი ადგილი. ტენიანობა საზიანოა ქაღალდისთვის.
