ნებისმიერი დოკუმენტის არქივში გადატანა რეგულირდება ფედერალური კანონი No 125-F3 "საარქივო საქმეების შესახებ რუსეთის ფედერაციაში". დოკუმენტები უნდა იყოს მომზადებული, აღწერილი, შეტანილი და დანომრილი. ეს უნდა გაკეთდეს საქმის დახურვის დღიდან 12 თვის განმავლობაში.
აუცილებელია
- - საქაღალდე;
- - შემკვრელის;
- - მარტივი ფანქარი;
- - დოკუმენტური ინვენტარი;
- - ინვენტარის გადაცემა.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტების არქივში გადასატანად, მოაწესრიგეთ ისინი. მობუდარი წესრიგი უნდა იყოს ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. მაგალითად, თუ სისხლის სამართლის საქმეს გულისხმობთ, მაშინ პირველი გვერდი იქნება სასამართლოს ბრძანების ასლი, მეორე იქნება წინასწარი გადაწყვეტილება, ხოლო შემდეგ საქმეზე მიმდინარეობს გამოძიება, მისი დასრულებიდან. თუ პერსონალის განყოფილებიდან დოკუმენტებს გადასცემთ არქივს, მაშინ პირველი ფურცელი არის განცხადება სამსახურიდან გათავისუფლების შესახებ, მეორე არის გათავისუფლების ბრძანება, მესამე არის ყველა დოკუმენტი, რომელიც ბოლომდე თარიღდება.
ნაბიჯი 2
განლაგების თანმიმდევრობით რიცხვით ყველა ფურცელი რიცხვით პირველი. ნუმერაცია გააკეთეთ მარტივი ფანქრით, მაგრამ გარკვევით. შეადგინეთ დოკუმენტაციის აღწერილობა, ბოლოს დაწერეთ რამდენი ნომერი და გვერდი მიიღეთ, დადეთ ხელმოწერა, ინვენტარის შედგენის თარიღი, ორგანიზაციის ბეჭედი, ხელმძღვანელის ხელმოწერა.
ნაბიჯი 3
დამაგრეთ ყველა ფურცელი შემკვრით, თავზე დაურთეთ ინვენტარი. საქაღალდეზე დააყენეთ ასო კოდი მოქალაქის გვარით, რომლითაც გადასცემთ საქმეს და არქივში დოკუმენტების გადაცემის წელს. წელი უნდა იყოს იგივე, როდესაც საქმე დასრულდა.
ნაბიჯი 4
თითოეული საქმისთვის გააკეთეთ ცალკე საქაღალდე, ან ყველა საქმე ერთ წელიწადში განათავსეთ ერთ დიდ საქაღალდეში და გააკეთეთ ზოგადი წარწერა კოდსა და ასოზე, ანუ მხოლოდ იმ მოქალაქეების შემთხვევები, რომელთა გვარი იწყება იგივე ასოთი ერთ საქაღალდეში მოთავსება. მაგრამ თუ ავსებთ არაერთ დოკუმენტს ერთ დიდ საქაღალდეში, მაშინ საერთო ფურცლების რაოდენობა არ უნდა იყოს 250-ზე მეტი.
ნაბიჯი 5
საქმეების არქივში გადატანის წინ შეადგინეთ გადაცემის ინვენტარი. ინვენტარის პირველი სვეტი განკუთვნილია ყველა შემთხვევის რიგითი ნომრების შესასვლელად, მეორე ნომენკლატურის ინდექსებისთვის. მესამე სვეტში შეიტანეთ ყველა სათაურის სახელი, მეოთხეში - გადაცემის თარიღი, მეხუთეზე - ფურცლების რაოდენობა, მეექვსეში - საქმისთვის დადგენილი შენახვის ვადები არქივში, მეშვიდე სვეტში, შეიყვანეთ ყველა დამატება და შენიშვნა. ყველაზე ხშირად, მეშვიდე სვეტი ივსება, თუ რაიმე მიზეზით, დოკუმენტებში არ არის ფურცლები, ან თუ დაუყოვნებლივ არასწორად შეიტანეთ ისინი დოკუმენტურ ინვენტარში და შეიტანეთ ცვლილებები.
