მნიშვნელოვანი დოკუმენტაცია - კონტრაქტები, ინვოისები, აქტები - დიდხანს უნდა ინახებოდეს კომპანიაში. ზოგიერთი ფასიანი ქაღალდისთვის ეს პერიოდი ხუთი ან თუნდაც ათი წელია. დოკუმენტების ნაოჭების ან დაკარგვის თავიდან ასაცილებლად, ისინი სათანადოდ უნდა შეიტანონ და დაარქივდნენ.
აუცილებელია
- - საქაღალდეები - შემკვრელის;
- - გამჭვირვალე ფაილები - ჯიბეები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
კონტრაქტის დასადგენად, დაელოდეთ, სანამ მას ხელს მოაწერს ყველა დაინტერესებული მხარე. მიიღეთ ხელმოწერები ორივე მხარის გენერალური დირექტორებისგან და დაამატეთ მათი ბეჭდები. შემდეგ გააკეთეთ დოკუმენტის ასლები და გადასცეთ ყველას, ვინც მონაწილეობს.
ნაბიჯი 2
ხელშეკრულებას მიანიჭე ნომერი. ეს უნდა შეიცავდეს ციფრებს და ასოებს. მაგალითად, 123-AB. შეიტანეთ დოკუმენტის ხელმოწერის რაოდენობა.
ნაბიჯი 3
შექმენით ხელშეკრულების ჟურნალი. აქ შეიყვანეთ დოკუმენტის ნომერი, ხელმოწერის თარიღი და იურიდიული პირი, რომელსაც ეკუთვნის. ციფრები წესრიგში უნდა მიდიოდეს, ერთმანეთის მიყოლებით, ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ როდის გაფორმდა ხელშეკრულება.
ნაბიჯი 4
თუ კომპანიაში რამდენიმე იურიდიული პირია, თითოეულ საკონტრაქტო ჟურნალს უნდა ჰქონდეს საკუთარი. ეს თავიდან აიცილებს დაბნეულობას.
ნაბიჯი 5
განათავსეთ ხელშეკრულება ცალკე საქმეში. თუ მრავალი კონტრაქტი არსებობს, ყველაფერი ერთ ჯიბეში ჩაიდეთ. ეს გაამარტივებს დოკუმენტების შედარებას და საჭიროების შემთხვევაში მათ მოძიებას.
ნაბიჯი 6
შეიტანეთ ფაილი შემკვრელში და დაიცავით სპეციალური მფლობელები. ნუ შეავსებთ მჭიდროდ, დოკუმენტები ნაოჭდება. საქაღალდის ხერხემალზე დაწერეთ იურიდიული პირი, რომლის დოკუმენტები ინახება მასში, ისევე როგორც მათი ხელმოწერის წელი.
ნაბიჯი 7
სამი წლის ვადის გასვლის შემდეგ, კონტრაქტებით დასმული საქაღალდეების გაგზავნა შესაძლებელია საწყობში. ჩამოყაროს ისინი მუყაოს ყუთებში და მოათავსეთ ტენიანობისთვის მიუწვდომელ ადგილას. შეფუთვაზე ასევე მიეთითება იურიდიული პირი, რომელსაც ეხება დოკუმენტები და ხელშეკრულების გაფორმების წელი.
ნაბიჯი 8
ინვოისები და აქტები შედის ისევე, როგორც ხელშეკრულებები. მაგრამ, დოკუმენტების ქაღალდის რეესტრის ნაცვლად, ჯობია გქონდეს ელექტრონული. მაგალითად, პროგრამაში "1C: ბუღალტერია". შეგიძლიათ უფასოდ გადმოწეროთ აქ: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. ეს საშუალებას მოგცემთ არა მხოლოდ შეინახოთ ჩანაწერები ყველა ფასიანი ქაღალდის შესახებ, არამედ შეასრულოთ სხვადასხვა ოპერაციები მათთან - დაბეჭდოთ დამატებითი ასლები, გამოსწორდეთ შეცდომები და ა.შ.
