ყველა პენსიონერი და პენსიონერი თანამშრომლის პირადი საქმეები უნდა გაიგზავნოს არქივში შესანახად (ფედერალური კანონის No 125-F3 მე -17 მუხლი). კადრების განყოფილების თანამშრომელი ვალდებულია მოამზადოს საქაღალდეები დოკუმენტებით და ხელიდან გადასცეს არქივის უფლებამოსილ თანამშრომელს.
აუცილებელია
- - საქაღალდეები;
- - შემკვრელის;
- - ფანქარი;
- - ინვენტარი;
- - ინვენტარის გადაცემა.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პირადი არქივების არქივში ჩაბარებამდე, ფრთხილად მოამზადეთ ყველა არსებული დოკუმენტი, რომლებიც პერსონალის განყოფილებაში დარჩა თანამშრომლების გათავისუფლების შემდეგ. კანონმდებლობა ადგენს გარკვეულ ვადებს, რომლებშიც საჭიროა დრო იყოს დასაქმებულთა პირადი საქმეები საარქივო შენახვისათვის. ისინი არ უნდა აღემატებოდეს სამსახურიდან გათავისუფლების 12 თვეს.
ნაბიჯი 2
თითოეული პირადი ფაილი მოაწყვეთ საპირისპირო ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. თუ დასაქმების პერიოდში პირველი გვერდი იყო თანამშრომლის მიერ დაწერილი განცხადება სამუშაოსთვის, საარქივო დოკუმენტებში პირველი გვერდი იქნება თანამდებობის დატოვების წერილი.
ნაბიჯი 3
ყველა ფურცელი სწორი თანმიმდევრობით დაკეცილი, შეიტანეთ შემკვრელით, რიგით ნომერი. ცალკე ფურცელზე გააკეთეთ ინვენტარი. შეიყვანეთ თქვენი პირადი ფაილის ყველა შეკრული გვერდი სერიის ნომრის ქვეშ.
ნაბიჯი 4
ყველა გვერდის თავზე დაურთეთ ინვენტარი. თუ თითოეული თანამშრომლისთვის ინდივიდუალურად შეავსებთ პირად საქმეს, განათავსეთ იგი მუყაოს საქაღალდეში, დიდი ასოებით დაწერეთ თანამშრომლის გვარის პირველი ასო და გათავისუფლების წელი.
ნაბიჯი 5
საქმეების არქივში გადატანისას დასაშვებია პენსიონერი თანამშრომლების რამდენიმე საქმის ერთ საქაღალდეში განთავსება, მაგრამ მასში ფურცლების რაოდენობა არ უნდა აღემატებოდეს 250-ს. ერთ საქაღალდეში განათავსეთ პენსიონერი თანამშრომლების საქმეები ერთ წელიწადში, რომელთა სახელებიც იწყება იგივე ასოთი. პირადი საქმეების ასეთი რეგისტრაცია ყველაზე ხშირად გამოიყენება მსხვილ საწარმოებში, სადაც ერთი წლის განმავლობაში პერსონალის დიდი ნაკადი გადის.
ნაბიჯი 6
ყველა მომზადებული საქმისთვის შეადგინეთ გადაცემის ფურცელი, რომელსაც აქვს ერთიანი ფორმა. No1 სვეტში ჩამოწერე თითოეული საქმის რიგითი ნომერი, No2 სვეტში - თითოეული საქმის ინდექსი ნომენკლატურის მიხედვით, No3 - საქმის სათაურების დასახელება, No4 - თარიღები, No5 - თითოეული საქმისთვის ცალკე გადაცემული ფურცლების რაოდენობა, No6 - შენახვის პერიოდები, # 7 - დამატებები ან არსებული შენიშვნები.
