ნებისმიერი საწარმოს მუშაობა შეუძლებელია თანამშრომლების გარეშე. როგორც წესი, პერსონალის მოძრაობის აღრიცხვის გამარტივების მიზნით, ზოგიერთი დამსაქმებელი ბიზნესის საქმიანობის დროს იყენებს ე.წ. ზოგადად,”პირადი საქმის” ცნება ნიშნავს ერთგვარ არქივს, რომელიც შეიცავს ყველა პერსონალურ მონაცემს მომუშავე თანამშრომლის შესახებ. ასეთი საბუღალტრო სისტემის გამოყენება არ არის საჭირო იურიდიული პირებისთვის, მაგრამ სახელმწიფო დაწესებულებებისათვის პირადი საქმეები სავალდებულო საკითხია.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
როგორც წესი, სამუშაოზე განაცხადის გაკეთებისას, თანამშრომელი წერს განცხადებას დასაქმების შესახებ. თქვენ, ეთანხმებით მას თანამდებობაზე მიღების შესახებ, ადგენთ ბრძანებას (ბრძანებას) მიღების შესახებ. შემდეგ გააკეთეთ ყველა დოკუმენტის ასლები, მაგალითად, პასპორტიდან, ქორწინების მოწმობიდან და ა.შ.
ნაბიჯი 2
ამ ეტაპზე შეადგინეთ პირადი საქმე. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ცალკეული საქაღალდეები უნდა შეიქმნას თითოეული თანამშრომლისთვის. შეუკვეთეთ ყველა შეკვეთის ასლი, მაგალითად სამუშაოს შეკვეთა. თქვენ დაგჭირდებათ ასლები სამუშაო წიგნიდან, განათლების დოკუმენტიდან, ანუ იმ დოკუმენტაციის ყველა ასლი, რაც ხელთ გაქვთ დასაქმებულისთვის.
ნაბიჯი 3
ყველა ასლის გაკეთების შემდეგ, შეიტანეთ ისინი. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ მუშაობის დროს ეს შემთხვევა გაიზრდება. ანუ, თუ ამ თანამშრომლის მიმართ გამოიცემა ბრძანებები, მაგალითად, ბრძანება დაწინაურების შესახებ, ბრძანება პასუხისმგებელი პირის დანიშვნის შესახებ, ბრძანება შვებულების გაცემის შესახებ და ა.შ., თქვენ უნდა გააკეთოთ მათი ასლები და შეიტანოთ ისინი თქვენი პირადი საქმე ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით … ეს ეხება ყველა HR დოკუმენტს, რომელიც ეხება თანამშრომელს.
ნაბიჯი 4
შექმენით შინაგანი ინვენტარი, რომ ადვილად გაეცნოთ საქმის შინაარსს. იგი ასევე ივსება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ინვენტარის ყველა დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს სერიული ნომერი, შედგენის თარიღი, სათაური, ფურცლების რაოდენობა და, შესაძლოა, რაიმე სახის შენიშვნა.
ნაბიჯი 5
მოსამსახურეთა პირადი საქმეები უნდა ინახებოდეს უფროსის ბრძანებით დანიშნულმა პასუხისმგებელმა პირმა. შესწორებები დაიშვება მხოლოდ ამ პასუხისმგებელი პირის ხელით და ინფორმაციის ნახვა შესაძლებელია მხოლოდ ამ პირის თანდასწრებით.
ნაბიჯი 6
თანამშრომლის გათავისუფლებისას, დახურეთ მისი პირადი საქმე, ანუ შეაჯამეთ, დაანგრილეთ ფურცლები, დაწერეთ გვერდების საერთო რაოდენობა, შეკერეთ ყველაფერი და წარუდგინეთ ორგანიზაციის არქივს, მიწოდების ჩამონათვალის შევსებისას.
