არქივში წარსადგენ დოკუმენტაციის რეგისტრაცია ხორციელდება წლის ბოლოს. ამრიგად, დოკუმენტები მზადდება შენახვისთვის დადგენილი წესების შესაბამისად. შენახვის დროიდან, ასევე დოკუმენტების ღირებულებიდან გამომდინარე, საქმე სრულდება სრულად ან გამარტივებული სისტემის შესაბამისად.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეადგინეთ საქმეების ჩამონათვალი დროებითი შენახვის დოკუმენტებისთვის (10 წლამდე). შეამოწმეთ საქმის ფორმირების სისწორე (არსებობს თუ არა დოკუმენტები მუდმივი შენახვის ვადით). საქმეები დატოვეთ საქაღალდეებში, ისინი უნდა იყოს სისტემატიზებული შემთხვევების ნომენკლატურის შესაბამისად და მათი დანომვრა არ საჭიროებს. საქმეები გადაეცემა არქივს საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით.
ნაბიჯი 2
გრძელვადიანი შენახვის შემთხვევებისთვის (10 წელზე მეტი) ხორციელდება შემდეგი:
1. კორპუსის სავალდებულო ხერხი (მყარი საქაღალდეში ან ძლიერი ძაფით დაფარულ ოთხ ხვრელში ან შეიძლება იყოს შეკრული).
2. ფურცლების ნუმერაცია (ხორციელდება შავი გრაფიტის ფანქრით მარჯვენა ზედა კუთხეში, დოკუმენტის ტექსტთან შეხების გარეშე).
3. სასერთიფიკატო წარწერის შედგენა (მიუთითეთ რამდენი ფურცელი აქვს გადახურული, აქვს თუ არა დაზიანება, ნიშანი და თარიღი).
4. დოკუმენტების შიდა ინვენტარის შედგენა (განსაკუთრებით ღირებული საბუთების მქონე საქმეების, პირადი, სასამართლო და საგამოძიებო საქმეების და ა.შ.). ინვენტარის ბოლოს მიუთითეთ საქმეში არსებული საბუთების რაოდენობა და ინვენტარის ფურცლების რაოდენობა.
5. საქმის გარეკანის ყველა დეტალების რეგისტრაცია (დაწესებულების დასახელება, სტრუქტურული ერთეული, საქმის სასულიერო ინდექსი, საქმის დასახელება, შენახვის ვადა.
ნაბიჯი 3
შეიტანეთ ინვენტარი მუდმივი ან გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტებისათვის. იგი უნდა შეიცავდეს ინდივიდუალური საქმის ნომერს, ასევე უნდა ასახავდეს მის შინაარსს და შემადგენლობას საქმის სათაურში. ინვენტარი უნდა მიეთითოს საქმის შენახვის ვადაც. მიუთითეთ შემთხვევების რაოდენობა და პირველი და ბოლო შემთხვევების რაოდენობა, ნიშანი და თარიღი. ცალკე ინვენტარი დგება პერსონალის საქმეებზე.
ნაბიჯი 4
მზა ფაილები შეიტანეთ არქივში. არქივის კლერკი თქვენი თანდასწრებით შეამოწმებს ნომენკლატურის ან ინვენტარის მიხედვით საქმეთა რაოდენობას, გააკეთებს დასტურების წარწერას, აღნიშნავს დაკარგული შემთხვევების რაოდენობას, ადგენს საქმეთა მიღების და გადაცემის თარიღს. ინვენტარიზაცია დასტურდება იმ პირთა ხელმოწერებით, რომლებიც ახორციელებდნენ საქმის გადაცემასა და მიღებას.
