რა ტიპის საქმიანობასაც ეწევა ორგანიზაცია, თავისი ცხოვრების განმავლობაში, ქმნის მნიშვნელოვან მოცულობას დოკუმენტაციას, რომელიც უნდა იყოს დაცული. რაც უფრო დიდი კომპანიაა და რაც უფრო ფართოა მისი საქმიანობის სფერო, მით მეტია დაგროვილი დოკუმენტების მოცულობა. ბუნებრივია, ადრე თუ გვიან დგება შეუსაბამო დოკუმენტაციის დალაგების და განადგურების საკითხი. რჩება იმის დადგენა, თუ რისი განადგურება შეიძლება და რისი შენარჩუნებაა საჭირო.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტაციის სისტემატიზაციის მიზნით, შენახვისთვის მიღებული თითოეული დოკუმენტისთვის საჭიროა განისაზღვროს შენახვის ვადა, რის შემდეგაც დოკუმენტის განადგურება შესაძლებელია ორგანიზაციისთვის რისკის გარეშე.
გამოიყენეთ დოკუმენტების დამტკიცებული სია, რომელთათვისაც შენახვის ვადა დადგენილია როსარჩივის მიერ. ძირითადი დოკუმენტი, რომლითაც უნდა იხელმძღვანელოს ამ სახის დოკუმენტაციის სისტემატიზაციის დროს, არის "ორგანიზაციის საქმიანობაში წარმოქმნილი ტიპიური მენეჯმენტის დოკუმენტების ჩამონათვალი, შენახვის დროის მითითებით" (როსაარჩის მიერ დამტკიცებული 06.10.2000)
ნაბიჯი 2
ასევე შეისწავლეთ უწყებრივი ჩამონათვალი, რომელსაც უნდა მიმართოთ, თუ თქვენი ორგანიზაცია დეპარტამენტის კვალიფიკაციაში შედის (მაგალითად, არსებობს სამხედრო დეპარტამენტების, საბანკო განყოფილებების და ა.შ.). ორგანიზაციების ყველაზე გავრცელებული ტიპებისთვის ასევე ჩამოყალიბებულია დოკუმენტაციის ჩამონათვალი (მაგალითად, სააქციო საზოგადოებისთვის).
ნაბიჯი 3
მთელი რიგი დოკუმენტები ექვემდებარება შენახვას მათი სპეციფიკის შესაბამისად, მაგალითად, საგადასახადო დოკუმენტაციის დაცვა უნდა მოხდეს მინიმუმ 4 წლის ვადით, ხოლო ფინანსური ანგარიშგება - მინიმუმ 5 წელი.
ნაბიჯი 4
სიების გამოყენება დოკუმენტების ორგანიზების ყველაზე მოსახერხებელი გზაა, ვინაიდან თითოეული ტიპის დოკუმენტაციისთვის შენარჩუნებულია მკაფიო პერიოდი. ამასთან, ყველა დოკუმენტის კლასიფიკაცია არ შეიძლება სიებში. ზოგიერთი დოკუმენტისთვის შენახვის ვადა ორგანიზაციამ უნდა დაადგინოს.
ამ მიზნით, ორგანიზაცია, შესაბამისი ბრძანებით, ქმნის საექსპერტო კომისიას, რომელიც რეგულარულად იკვლევს დოკუმენტების ღირებულებას, განსაზღვრავს შენახვის ვადებს და ანადგურებს დოკუმენტებს, რომელთათვისაც შენახვის ვადა ამოიწურა ან არ არის საჭირო. მნიშვნელოვანია, რომ კომისია მოიცავს ისეთ ადამიანებს, რომელთაც შეუძლიათ გაანგარიშონ დოკუმენტის შესაბამისობა და მისი დაკარგვის სავარაუდო რისკები.
