დოკუმენტების მუშაობისა და მომზადების პროცესში მნიშვნელოვანი როლი ენიჭება მათ დამტკიცებას, რაც შეიძლება იყოს შიდა, სადაც დოკუმენტები დამოწმებულია თავად ორგანიზაციის ან გარე დეპარტამენტების მიერ, რაც ასოცირდება სხვა ინსტიტუტების მიერ დოკუმენტების დამტკიცებასთან. იურიდიულად სწორად შეთანხმებული დოკუმენტი იძლევა კანონებით, ნორმებით და წესებით გათვალისწინებული ქმედებების განხორციელების უფლებას. დოკუმენტები, რომლებმაც გაიარეს დამტკიცების პროცედურა, დალუქული ან ბეჭედია.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ორგანიზაციის თანამშრომლად მუშაობისას, რომლის მოვალეობებში შედის დოკუმენტების შიდა და გარე დამტკიცება, აუცილებელია მკაფიო ინფორმაციის ფლობა იმის შესახებ, თუ რომელი დეპარტამენტია პასუხისმგებელი მათ დამტკიცებაზე.
ნაბიჯი 2
შეადგინეთ დოკუმენტების ჩამონათვალი, რომელთა დამტკიცებაც დასჭირდება მუშაობის მთელი პერიოდის განმავლობაში. გარკვევით უნდა აცნობოთ დეპარტამენტებს, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან მათ დამტკიცებაზე. შეადგინეთ ცხრილი, რომელშიც მითითებული იქნება საბუთების ტიპები, რომლებიც ექვემდებარება სავალდებულო დამტკიცებას.
ნაბიჯი 3
გადაწყვიტეთ დამტკიცება საჭირო დოკუმენტის შესახებ. შეადგინეთ გეგმა, მიუთითეთ რა თანმიმდევრობით დაუკავშირდით თქვენი ორგანიზაციის განყოფილებებს. გაეცანით სამუშაოს დასრულების ვადებს კომპანიის ყველა განყოფილების თითოეულ თანამშრომელთან საუბრით, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის დამტკიცებაზე.
ნაბიჯი 4
დიდი ყურადღება მიაქციეთ დოკუმენტის დამტკიცების პირობებს, სწრაფად უპასუხეთ დეპარტამენტის თანამშრომლის მიერ მასში განხორციელებულ ნებისმიერ ცვლილებას. თუ ეჭვი გეპარებათ დოკუმენტში განხორციელებულ რედაქტირებთან დაკავშირებით, დარწმუნდით, რომ გაეცანით ორგანიზაციის სპეციალისტებს და განმარტეთ ყველა ნიუანსი. ეს ხელს შეუწყობს სამომავლოდ დამტკიცების დროის შემცირებას და საშუალებას მოგცემთ სწორად შეადგინოთ დოკუმენტი.
ნაბიჯი 5
ორგანიზაციის თითოეულ დეპარტამენტში დამტკიცების პროცედურის გავლის შემდეგ, დოკუმენტზე იდება ვიზა. ეს შეიძლება იყოს დეპარტამენტის შტამპი ან”დამტკიცებული” შტამპი, რომელშიც მითითებულია თანამშრომლის პოზიცია, სახელი და ხელმოწერა. დარწმუნდით, რომ თითოეული თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის დამტკიცებაზე, ხელს აწერს მას სწორად. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მას ხელს არ მოაწერს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი.
ნაბიჯი 6
დოკუმენტის დამტკიცების ბოლო რგოლი არის საწარმოს ხელმძღვანელი. დოკუმენტი იურიდიულად შეთანხმებულად ითვლება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ხელს აწერენ ხელმძღვანელობა, ყველა დეპარტამენტის თანამშრომლები, საწარმოს ბეჭედი ან ბეჭედი.
ნაბიჯი 7
როდესაც დოკუმენტების გარე კოორდინაცია მოითხოვს სხვადასხვა ინსტიტუტების მიერ მათ დამტკიცებას, გაეცანით იმ ორგანიზაციების ჩამონათვალს, რომელსაც უნდა მიმართოთ. დაწვრილებითი ინფორმაცია დეპარტამენტების, კოორდინაციაში ჩართული მათი თანამშრომლების შესახებ. დარეკეთ მათ ან გამოაგზავნეთ ელ.წერილი, რომელშიც მითითებულია დოკუმენტების საჭირო ჩამონათვალი. ვეთანხმები შეხვედრის დროს.
ნაბიჯი 8
დოკუმენტების გარე დამტკიცებაში მონაწილე დაწესებულების თანამშრომლისთვის ცვლილებების შეტანის წესთან დაკავშირებული საკითხების ჩამონათვალის მომზადება. გააკეთეთ ოფიციალური განცხადება დადგენილი ფორმით, მითითებული უნდა იყოს შეთანხმებული დოკუმენტების ჩამონათვალი. გააკონტროლეთ დოკუმენტების დამტკიცების დრო და მათი შესრულების სისწორე.
