ორგანიზაციაში შესული დოკუმენტები ექვემდებარება აღრიცხვას. როგორც წესი, შემოსული წერილების რეგისტრაცია ოფისის ამოცანაა, მაგრამ მცირე გუნდებში ეს პასუხისმგებლობა ხშირად ეკისრება მდივანს. კორესპონდენციის დამუშავების მეთოდი, როგორც წესი, დეტალურად არის აღწერილი საოფისე მუშაობის შიდა ინსტრუქციებში. თუ ის არ არსებობს, ახალი დოკუმენტების დამუშავებისას საჭიროა დაიცვას მოქმედების გარკვეული რიგი.
აუცილებელია
- - შემომავალი მიმოწერის რეგისტრაციის ჟურნალი;
- - მარკა "შემომავალი წერილი".
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შემომავალი კორესპონდენციის მიღება და დალაგება. საჭიროა ყველა წერილის გახსნა, გარდა სპეციალური ნიშნისა, მაგალითად, "პირადად მენეჯერისთვის" ან "კონფიდენციალური" და ა.შ. ნუ იჩქარებთ კონვერტის გადაგდებას, ჯერ შეამოწმეთ, მითითებულია თუ არა ტექსტში დაბრუნების მისამართი. რეგისტრაციას არ სჭირდება სააღრიცხვო დოკუმენტები (ინვოისი, ინვოისი), მილოცვა, სარეკლამო მასალები.
ნაბიჯი 2
შემოსული მიმოწერის ჟურნალში შეიტანეთ ინფორმაცია მიღებული წერილების შესახებ. ეს შეიძლება იყოს ელექტრონული ან ტრადიციული (ქაღალდი). ელექტრონული ფორმების შევსებისას გაითვალისწინეთ პროგრამის შემქმნელების რეკომენდაციები. კომპიუტერული სისტემები ხელს უწყობენ სასულიერო მუშაობას, ეხმარება სწრაფად იპოვონ თქვენთვის საჭირო ინფორმაცია. ამასთან, მათში მნიშვნელოვანია გაერთიანება, ინფორმაციის შეყვანის წესების მკაცრი დაცვა, წინააღმდეგ შემთხვევაში, დოკუმენტი შეიძლება დაიკარგოს მონაცემთა ბაზაში.
ნაბიჯი 3
შეიძინეთ ტრადიციული ჟურნალი სტამბაში ან თავად მოაწყვეთ A4 ბლოკნოტში. ამის მთავარი მოთხოვნაა ძიების სიმარტივე, სიწმინდე და შევსების სისწორე. ჟურნალის შენახვა მოსახერხებელია ცხრილის სახით შემდეგი სვეტებით: 1. Რეგისტრაციის თარიღი. შემოსვლის წერილები განიხილეთ მიღების დღეს და საღამოს წარუდგინეთ მენეჯერს განსახილველად, თუ ორგანიზაციამ არ მიიღო სხვა პროცედურა; Რეგისტრაციის ნომერი. დოკუმენტის ეს ატრიბუტი შედგება საქმის საქმის "შემომავალი დოკუმენტების" (ორგანიზაციის საქმეთა დამტკიცებული ნომენკლატურის მიხედვით) და მიღებული წერილის რიგითი ნომრისგან (კალენდარული წლის დასაწყისიდან). მაგალითად,”No 01-12-273”, სადაც 01-12 არის საქმის ნომენკლატურული ნომერი, 273 არის წერილის უნიკალური ნომერი. ყველა მიღებული კორესპონდენცია დარეგისტრირდება ერთხელ, მიუხედავად მოგვიანებით მიღებული ასლების რაოდენობისა, მათ შორის ელექტრონული; 3. წერილის ავტორი (ორგანიზაცია, ინდივიდუალური), მაგალითად, "შპს ვსტრეჩა" ან "სამხარეო ადმინისტრაცია, უფროსის მოადგილე ვ.ს. სიდოროვი" და ა.შ. 4. დოკუმენტის საგანი. შეგიძლიათ ამ სვეტში შეავსოთ წერილის სათაურის ინფორმაცია ან მოკლედ ჩამოაყალიბოთ ძირითადი იდეა წერილის წაკითხვის შემდეგ. დაწერეთ ისე, რომ მოგვიანებით მარტივად გახსოვდეთ, რომელ დოკუმენტზეა საუბარი და აუხსენით თქვენს კოლეგებს. მაგალითად,”სატრანსპორტო მომსახურებაზე ხელშეკრულების დადების შესახებ” ან”12.12.2011 წლამდე საშემოსავლო გადასახადის შესახებ ინფორმაციის მიწოდების შესახებ” და ა.შ.; 5. შემსრულებელი. შეავსეთ ყუთი მენეჯერის ვიზის მიღების შემდეგ. შეიყვანეთ პირის სახელი, რომელიც მოამზადებს პასუხს. გაითვალისწინეთ აქ დაგვიანების თარიღი. მონიშნეთ ან ხაზი გაუსვით გადაუდებელ წერილზე პასუხის გაცემის თარიღს. შენიშვნები აქ შეგიძლიათ გააკეთოთ ჩანაწერები მენეჯერის ბრძანების შესრულების შესახებ, ან მიუთითოთ წერილის მნიშვნელოვანი დანართების არსებობა, ან აღნიშნოთ ასლების რაოდენობა, რომლებიც თანამშრომლებს აქვთ სამსახურში.
ნაბიჯი 4
შეავსეთ მაგიდა, როგორც გესმით. მაგალითად, დოკუმენტების უსაფრთხოების შიშით, წერილის მიღებისას აირჩიეთ კონტრაქტორის ხელმოწერის ყუთი. ამასთან, ნუ გადატვირთავთ ჟურნალს და საკუთარ თავს ზედმეტად სიტყვიერი ჩანაწერებით. დოკუმენტი შეიცავს ყველა საჭირო ინფორმაციას, სარეგისტრაციო ფორმები ხელს უწყობს მასზე მუშაობის ეტაპის კვალს.
ნაბიჯი 5
ყველა ასოზე სპეციალური ბეჭედი განათავსეთ, რაც მიუთითებს კორესპონდენციის ტიპზე - "შემომავალი". ბეჭდვა უნდა იყოს დოკუმენტის პირველი გვერდის ქვედა მარჯვენა კუთხეში. დარწმუნდით, რომ ბეჭდვა არ ემთხვევა ტექსტს. ხელით შეიტანეთ სერიის ნომერი და მიღების თარიღი ბეჭდვის სტრიქონში.
