საკომუნიკაციო არხების სიმრავლის მიუხედავად, ელექტრონული ფოსტა ყველაზე საიმედოა საქმიანი კონტაქტებისთვის. მისი აშკარა მინუსი ვერბალური კონტაქტის დაწყებამდე არის ის, რომ ადრესატს შეუძლია უბრალოდ უგულებელყოს წერილი. იმისათვის, რომ სიცარიელე არ ჩაიწეროს, მნიშვნელოვანია იცოდეთ ბიზნეს ელ.ფოსტის მიმოწერის წესები.
თემა არის თავი
ელექტრონული საქმიანი მიმოწერის ეფექტურობა დიდწილად დამოკიდებულია სწორ თემაზე. გაგზავნილი შეტყობინებების ჩამონათვალში გადახვევის შემდეგ, მიმღები, სავარაუდოდ, სამუშაო დღის ბოლოს დატოვებს წერილს სათაურის გარეშე და უპირატესობას ანიჭებს უფრო მნიშვნელოვან სათაურებს.
თემა "ალექსანდრესგან", "ვიტალისთვის" და სხვა აბსტრაქტული სათაურების ფორმატში მხოლოდ იმ შემთხვევაში არის შესაფერისი, თუ ადრესატი წერილს ელოდება და ბოლოდროინდელ საუბარში ეცნობა მნიშვნელოვანი ინფორმაციის მოსალოდნელი გაგზავნის შესახებ. ყველა სხვა შემთხვევაში, სამწუხაროა ასეთი თემები. ისინი არ ასახავენ გასაჩივრების მიზეზს, წერილის არსს და მნიშვნელობას.
2-4 სიტყვის კარგად განსაზღვრული წინადადება ითვლება კარგ თემად. მაგალითად: "დასკვნის პროექტის დასამტკიცებლად", "კომერციული შეთავაზება შპს" ბიზნეს-ვაჭრობისგან "," ფიქალის მიწოდების შესახებ "," ფიქალი. განსახილველი წინადადება ".
მიუხედავად გასაჩივრების მიზნისა, წერილის ავტორი ფრთხილად უნდა მოეკიდოს ყურადღების მიპყრობას. ასე რომ, აღნიშნავს "სასწრაფო!", "პირადად დირექტორი", "მნიშვნელოვანია!" მითითებული უნდა იყოს სათაურის სტრიქონში მხოლოდ იმ შემთხვევებში, როდესაც შეტყობინებას ნამდვილად აქვს განსაკუთრებული მნიშვნელობის ხარისხი და არა მხოლოდ გამგზავნის, არამედ მიმღებისთვის. თუ ერთი და იმავე საკონტაქტო პირის თითოეულ წერილს თან ახლავს ყურადღების დაუსაბუთებელი ნიშნები, ადრესატი შეწყვეტს მათზე რეაგირებას და უკიდურეს შემთხვევაში აგზავნის მათ შავ სიაში ან გადააქცევს ქვეშევრდომებს.
მიმართვა
ელ.ფოსტა უნდა დაიწყოს შეტყობინებით. აუცილებელია გამოიყენოთ მიმღების სრული სახელი და დაწეროთ ისინი შეცდომების გარეშე. ყურადღებიანი ადრესატი, რომელმაც შეამჩნია ორთოგრაფიული შეცდომა მის სახელზე, ნამდვილად დაკარგავს მიმართვის ავტორისადმი ნდობას და დიალოგის გაგრძელების ინტერესს.
ამის თავიდან ასაცილებლად, თუნდაც მასობრივი გაგზავნით, არ უნდა უგულებელყოთ სამოტივაციო წერილის ტექსტის კორექტირება, სანამ გაგზავნით. შეცდომებს ყველაზე ხშირად შეუძლიათ დამალვა შემთხვევითი დაბოლოების დროს, როდესაც მიმართავენ, რთულ გვარებს წერენ. მიმღების სტატუსის მიუხედავად, უფრო სწორია სახელით და პატრონიკით გამოყენება, თუ ისინი არ არიან ცნობილი, მაშინ ნებადართულია ტრადიციულად ნეიტრალური კონსტრუქციების გამოყენება: "კარგი შუადღე", "გამარჯობა". თუ წერილის ავტორი და მიმღები სხვადასხვა დროის ზონაში ცხოვრობენ, დასაშვებია შემდეგი გასაჩივრება: "კარგი დღე", "კარგი საათი".
დააფასეთ თქვენი და სხვების დრო
ელ.ფოსტა უნდა იყოს მოკლე, მკაფიო და არ უნდა იყოს შემაშფოთებელი ან ზედმეტი დეტალები. ეს ხარისხი განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იმ შემთხვევებში, როდესაც ელექტრონული მიმოწერა წარმოადგენს ბიზნესის თანამშრომლობის დაწყებას და არა მის გაგრძელებას.
საჩივრის პირველ პუნქტში ავტორს უნდა წარუდგინოს თავი, თუ კორესპონდენცია ადრე არ ჩატარებულა ან დიდი ხნის წინ წყდებოდა. ამის ოპტიმალური დიზაინია ტრადიციული ფრაზა:”თქვენ გაწუხებთ ვასილი კუზნეცოვი, ბიზნეს ვაჭრობის თანამშრომელი. მინდა გავაგრძელო საუბარი არხის მიწოდების წინადადების განხილვაზე”.
გარდა ამისა, თავად შეთავაზება წარმოდგენილი უნდა იყოს რაც შეიძლება ლაკონურად და წერილს უნდა დაერთოს როგორც ინფორმაციის ფართო წყარო, კომერციული შეთავაზება.
წინადადების ყველა სრულყოფილი აზრი ლოგიკურად უნდა დაიყოს აბზაცებად, უნდა შეიტანოს სიები, სათანადოდ გამოიყენოს სქელი ხაზგასმა და ხაზგასმა, რაც აუმჯობესებს მკითხველის ინფორმაციის აღქმას და ამცირებს თემაში ჩაფლვის დროს. როგორც წესი, ელ.ფოსტა იშვიათად შეიცავს 3-5 პუნქტზე მეტს.
საბოლოო მშენებლობა
გონივრულია, რომ ელ.ფოსტის დასრულება ხდება საქმიანი დამშვიდობებით სტილში: "საუკეთესო სურვილებით, …", "პატივისცემით, …" და ა.შ. მაგრამ ისეთი გამოსამშვიდობებელი სიტყვებით, როგორიცაა "ყოველთვის შენი, …" რაც შეიძლება ფრთხილად უნდა იყოთ, რადგან არაფორმალური ტონი და გადაჭარბებული კონვერგენცია მიმღებისთვის შეიძლება ბუნდოვანი იყოს.
ხელმოწერას თან უნდა ახლდეს საკონტაქტო ინფორმაცია. მნიშვნელოვანია მიუთითოთ ტელეფონის ნომრები, ფაქსი, წარმოდგენილი ორგანიზაციის ოფიციალური ვებსაიტი, ასევე სარეზერვო ელ.ფოსტის მისამართი, რადგან მიმღები ხედავს საკონტაქტო მისამართს თავად წერილში.
აზრები, რომლებიც დოკუმენტის მომზადების პროცესში ჩნდება, არ უნდა ფორმალიზდეს პოსტკრიპტატით. მოგეხსენებათ, რომ დაგვიანებული იდეების ასეთი გამოხატვა წერისთვის შესაფერისია მხოლოდ პირად მიმოწერაში. ხოლო ელექტრონული აკრეფა საშუალებას გაძლევთ ნებისმიერ დროს შეცვალოთ მიმართვის ტექსტური შინაარსი. გამოიყენეთ წერილში P. S. შეიძლება უარყოფითად აღიქვას ადრესატმა, რომელმაც, უმიზეზოდ, შეიძლება იფიქროს, რომ ადრესატმა დრო გამოყო, რომ ჰარმონიულად ჩაეტარებინა დამატებითი ინფორმაცია წერილში და გადაწყვიტა შეეზღუდა სწრაფი პოსტნაწერი.
