დოკუმენტების რეგისტრაცია არის პროცესი, რომელიც გამოხატულია კონკრეტული დოკუმენტის შესახებ რწმუნებათა სიგელების დაფიქსირებისას, როდესაც იგი იგზავნება, მიიღება, იქმნება. ამჟამად გამოიყენება ჟურნალის, ბარათის და დოკუმენტის რეგისტრაციის ავტომატიზირებული ფორმები.
დოკუმენტების შიდა რეგისტრაცია ნებისმიერი სახელმწიფო ან მუნიციპალური ორგანოს, დაწესებულების, კომერციული ორგანიზაციის ან ინდივიდუალური მეწარმის საქმიანობის განუყოფელი ნაწილია. პრაქტიკაში, ეს პროცესი მოიცავს დოკუმენტის შესახებ ძირითადი ინფორმაციის სპეციალურ ფორმატში დაფიქსირებას, რომელიც გამოიყენება შიდა რეგისტრაციისთვის.
ამ შემთხვევაში, როგორც წესი, არა მხოლოდ შემომავალი და გამავალი დოკუმენტები ექვემდებარება შიდა რეგისტრაციას, არამედ თავად ორგანიზაციაში შექმნილი დოკუმენტები (მაგალითად, კონტრაქტები კონტრაგენტებთან). დოკუმენტების რეგისტრაციისთვის პასუხისმგებლობა ხშირად ეკისრება მდივანს ან მდივანს; დიდ ორგანიზაციებში მთელი დეპარტამენტები იქმნება ამ პროცესის ოპტიმიზაციის მიზნით.
რა ფორმით ხორციელდება დოკუმენტების შიდა რეგისტრაცია?
დოკუმენტების შიდა რეგისტრაციის ყველაზე გავრცელებული ფორმა კვლავ არის ჟურნალის რეგისტრაცია. ამ შემთხვევაში, დოკუმენტების შესახებ ინფორმაცია შეიტანება სპეციალურ ჟურნალში, დაყოფილია რამდენიმე სვეტად. აუცილებლად შეიტანეთ მონაცემები დოკუმენტის მიღების, გაგზავნის ან შექმნის თარიღზე, მისი სარეგისტრაციო ნომერი, სახელი და მოკლე აღწერა.
ალტერნატიული ფორმა არის საბუთების ბარათის რეგისტრაცია, რომელშიც ინფორმაცია თითოეული დოკუმენტის შესახებ შედის ცალკე ბარათში, შევსების წესები, რომლებიც წინასწარ არის დამტკიცებული. დაბოლოს, ყველაზე პროგრესულ ფორმად ითვლება დოკუმენტების ავტომატიზირებული რეგისტრაცია, რაც მინიმუმამდე ამცირებს დოკუმენტაციას.
რომელია ყველაზე მოსახერხებელი ფორმა ორგანიზაციისთვის?
დოკუმენტების შიდა რეგისტრაციის ჟურნალის ფორმა შეიძლება ეფექტურად იქნას გამოყენებული მცირე ორგანიზაციებში, სადაც ერთი სპეციალისტი პასუხისმგებელია შესაბამისი პროცედურების განხორციელებაზე. ამ ფორმის მინუსი ის არის, რომ შეუძლებელია რამდენიმე თანამშრომლის ერთდროულად მუშაობა დოკუმენტების რეგისტრაციაზე, ამიტომ ის არ არის შესაფერისი მსხვილი კომპანიებისთვის. გარდა ამისა, დოკუმენტების რეგისტრაციის რამდენიმე ჟურნალის არსებობის შემთხვევაში (მაგალითად, სხვადასხვა განყოფილებებში) ხშირად წარმოიშობა დაბნეულობა მათი რეგისტრაციის მონაცემებთან დაკავშირებით.
ამ უარყოფითი მხარეების გადალახვა ხდება შიდა სარეგისტრაციო ბარათის ფორმის გამოყენებით, რომელიც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად და ეფექტურად ჩაიწეროთ ინფორმაცია ნებისმიერი რაოდენობის დოკუმენტის შესახებ. თუ კომპანიის მიზანია საბუთების შემცირება, მაშინ რეკომენდებულია ავტომატიზირებული შიდა სარეგისტრაციო ფორმის გამოყენება, რომლისთვისაც საჭიროა სპეციალური პროგრამა.
