დოკუმენტაციის სწორად შენახვა თავიდან აიცილებს პრობლემებს სწორი კონტრაქტების მოძიებაში. ფასიანი ქაღალდების შევსებაზე ცოტა ხნის დახარჯვის შემდეგ, დარწმუნდებით, რომ აუცილებელი პირობა ყოველთვის უსაფრთხო და ჯანმრთელი იქნება.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
იმისათვის, რომ მარტივად იპოვოთ თქვენთვის საჭირო დოკუმენტი, გააკეთეთ ბუღალტრული აღრიცხვის წიგნი. ხელშეკრულებას მიანიჭე ნომერი და შეიტანე ამ ბლოკნოტში. სერიული ნომრის გარდა, ჩამოწერეთ ხელშეკრულების დადების თარიღი. ჟურნალში მოცემული სტრიქონი ასე უნდა გამოიყურებოდეს: 1. 23.03.2010 წლის No987DL ხელშეკრულება. ამასთან, შენიშვნებში მიუთითეთ ხელშეკრულების არსი, თუ ამას მოითხოვს არქივირების კორპორატიული სტილი.
ნაბიჯი 2
თითოეული იურიდიული პირისთვის, თუ ორგანიზაციაში რამდენიმე მათგანია, შექმენით დოკუმენტების საკუთარი რეესტრი. გამოიყენეთ ჩვეულებრივი სიმბოლოები მათ აღსანიშნავად. მაგალითად, შპს "სასაცილო სურათების" კონტრაქტები დადოთ 987ВК. და OJSC "Murzilka" - სგან გაფორმებული ხელშეკრულებები 987 მ-ს აღნიშნავს. რიცხვების მკაცრად დანიშვნა, რათა არ მოხდეს დაბნეულობა.
ნაბიჯი 3
შეიტანეთ ხელშეკრულება საქაღალდეში მხოლოდ მას შემდეგ, რაც მან გაიარა დამტკიცების ყველა ეტაპი, ხელი მოაწერეს ორივე მხარის გენერალურმა დირექტორებმა და ჩაიწერეს ყველა ბეჭედი. შეარჩიეთ მყარი გადასაფარებლები, რომ თქვენი დოკუმენტები უსაფრთხო იყოს. თითოეული საქაღალდის შექმნა ცალკე იურიდიული პირისთვის.
ნაბიჯი 4
კონტრაქტის შესაკრავში ჩასასმელად, ფრთხილად ამოიღეთ ქაღალდის სამაგრები, რომლებიც ფურცლებს აკავშირებს. Punch ახალი ხვრელების ხვრელი punch. შეიტანეთ დოკუმენტი საქაღალდეში და დაიცავით იგი ლითონის ძაფებით. ცალკე გამოყავით ერთი კონტრაქტი მეორისგან ცარიელი A4 ფურცლით.
ნაბიჯი 5
დოკუმენტების დაარქივების კიდევ ერთი გზა არსებობს. შეიძინეთ გამჭვირვალე ფაილების ნაკრები. განათავსეთ თითოეული კონტრაქტი ცალკე ყდაში და დაიცავით იგი საქაღალდეში.
ნაბიჯი 6
არ ჩადოთ ძალიან ბევრი კონტრაქტი ერთ საქაღალდეში - ფურცლები შეიძლება ნაოჭდება. შემკვრელი ადვილად უნდა დაიხუროს ისე, რომ ქაღალდი არ ჩანდეს.
ნაბიჯი 7
თაროზე ცალკე თარო დადეთ, რომ საქაღალდეები დოკუმენტებით შეინახოთ. შემკვრელის ბოლოს მიუთითეთ წელი და იურიდიული პირი, რომლისთვისაც დგინდება ხელშეკრულებები. ამ გზით შეგიძლიათ სწრაფად იპოვოთ საჭირო კონტრაქტები, საჭიროების შემთხვევაში.
ნაბიჯი 8
არ არის საჭირო საქაღალდეების შენახვა სამი-ოთხი წლის წინ დადებული დოკუმენტებით. განათავსეთ ისინი მჭიდრო მუყაოს ყუთებში, ხელი მოაწერეთ წელს და იურიდიულ პირს, რომელიც ფლობს ხელშეკრულებას. შეფუთვები გაგზავნეთ საწყობში. იპოვნეთ მშრალი საცავის ადგილი. ტენიანობამ შეიძლება მოკლას ფასიანი ქაღალდები.
