ორგანიზაციების, საწარმოთა პერსონალის სამსახურებში ინახება დიდი რაოდენობით დოკუმენტები: დაქირავების ბრძანებები, არდადეგების მინიჭება, გადარიცხვები, ჯილდოები, დამატებითი ფულადი გადასახადები, სამსახურიდან გათავისუფლება და სხვა. ასეთი დოკუმენტების შენარჩუნების მნიშვნელობა განპირობებულია თითოეული კონკრეტული თანამშრომლის დოკუმენტაციის აღრიცხვის აუცილებლობით. დოკუმენტების სწორად და სწრაფად ფორმირების ამოცანა პერსონალის ოფიცრებს ევალებათ.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
საქმეების ფორმირება არის შესრულებული დოკუმენტების განთავსება საქმეებად. დააჯგუფეთ დოკუმენტები თითოეულ კალენდარულ წელს საქმეებად, გარდა იმ შემთხვევებისა, რომლებიც თავიდან იყო ჩამოყალიბებული და არ არის ერთი კალენდარული წლის განმავლობაში. ასეთ შემთხვევებში შედის: სტუდენტების, თანამშრომლების, მუშების, სასამართლო ექსპერტიზის, საპენსიო საქმეების, სამედიცინო ისტორიის პირადი საქმეები, აგრეთვე სხვა სააღრიცხვო დოკუმენტები.
ნაბიჯი 2
სტუდენტების, სტუდენტების, ასპირანტების პირადი საქმეების საბოლოო ფორმირება უნდა განხორციელდეს საგანმანათლებლო დაწესებულების ან ასპირანტურის დამთავრებისთანავე; მუშაკები და დასაქმებულები - სამსახურიდან გათავისუფლებისთანავე; ანამნეზი - პაციენტის გამონადენის უზრუნველყოფის შემდეგ; სასამართლო საქმეები - სასამართლო განხილვის დასრულებისა და გადაწყვეტილების მიღებისთანავე; საპენსიო საქმეები - პენსიის გადასახადის შეწყვეტის შემდეგ.
ნაბიჯი 3
საარქივო შენახვისთვის მომზადებისას შეუთავსეთ პერსონალის საქმიდან გათავისუფლებული თანამშრომლების პირადი საქმეები, თუ ფურცლების რაოდენობა არ აღემატება ორას ორმოცდაათს. იგივე ეხება საგანმანათლებლო დაწესებულების დამთავრებულ პირებს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ ინდივიდუალური პირადი ფაილი, როგორც ცალკე შენახვის ერთეული. ეს წესი ვრცელდება მუდმივი შენახვის პირად საქმეებზე.
ნაბიჯი 4
პირადი ფაილების შექმნისას გაითვალისწინეთ შენარჩუნების სხვადასხვა პერიოდი. გრძელვადიანი და მუდმივი შენახვის ვადის შემთხვევებთან დაკავშირებით, ჩამოაყალიბეთ ისინი ცალკე და ასევე შეიტანეთ სხვადასხვა ინვენტარიზაციაში.
ნაბიჯი 5
პერსონალის მიერ ჯგუფის შეკვეთები საქმეებად დადგენილი შენარჩუნების პერიოდების შესაბამისად. თითოეულ პირად საქმეში დოკუმენტები შედის ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, ანუ წლის დასაწყისიდან ბოლომდე, აგრეთვე მათი დამტკიცების, შედგენის, რეგისტრაციის თარიღის მიხედვით.
ნაბიჯი 6
შემთხვევები, რომლებიც წარმოიქმნება პირადი ანგარიშებიდან, პირადი ბარათებიდან, სამუშაო წიგნებიდან, აგრეთვე პირადი საქმეების კოსტიუმებიდან, მკაცრად სისტემატიზირდება ანბანური თანმიმდევრობით. ამგვარი დიზაინის გამოყენებისას ჩაატარეთ დამატებითი განმარტებები იმ პირთა სახელების პირველი სამი ასოების მითითებით, რომლებზეც გახსნილია პირადი საქმე.
