დოკუმენტზე ბეჭდის არსებობა მიუთითებს მის მნიშვნელობაზე, ნამდვილობაზე და ოფიციალურ სტატუსზე. ამასთან, საწარმოების საქმიანობის დროს, დროდადრო ჩნდება კითხვები იმის შესახებ, თუ სად და რა სახის ბეჭედი უნდა დადონ.
უპირველეს ყოვლისა, ბეჭდის დამაგრების წესები დამოკიდებულია მის ტიპზე და აქსესუარზე. ამრიგად, სახელმწიფო ინსტიტუტების დოკუმენტებზე იდება ოფიციალური ბეჭედი ორთავიანი არწივის გამოსახულებით. კომერციული ორგანიზაციები და ინდივიდუალური მეწარმეები ამტკიცებენ დოკუმენტებს სტანდარტული მრგვალი შტამპით, რომელშიც მითითებულია სახელი (გვარი, სახელი და სახელი), სარეგისტრაციო მონაცემები და, თუ სასურველია, კომპანიის ლოგო. დოკუმენტები, ხელშეკრულებების გაფორმება, საგადახდო დავალებების შესრულება და ჩეკები, ოფიციალური წერილები, მინდობილობები და ა.შ., შეგიძლიათ გააკეთოთ დამატებითი პირობა: ინტერაქტივი, ფინანსური დოკუმენტები, HR განყოფილება. ამავდროულად, ანაბეჭდზე უნდა მიეთითოს მათი დანიშნულება. ძირითადი ბეჭედი ადასტურებს პირთა - დირექტორთა და მათი მოადგილეების, ხოლო დამატებით - შესაბამისი სამსახურების (ბუღალტრული აღრიცხვის, პერსონალის განყოფილების და ა.შ.) თანამშრომლების ხელმოწერებს. ანაბეჭდი უნდა იყოს დატანილი ისე, რომ იგი ნაწილობრივ ასახავს იმ პირის თანამდებობას, ვინც ხელი მოაწერა დოკუმენტს, და ხელმოწერისა და ბეჭდის დეტალები აშკარად ჩანს. მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის სახელმწიფო სისტემა (GSDOU), რომელიც დამტკიცებულია სსრკ გლავარჩივის ბრძანებით 1988 წლის 23 მაისს, ითვალისწინებს იმ დოკუმენტების ჩამონათვალს, რომლებზეც იდება ძირითადი ან ოფიციალური ბეჭედი. უფრო ახალი გამოცემა არ არსებობს, მაგრამ ამჟამად მოცემულ მომენტში ასე გამოიყურება: - მოქმედება; - მინდობილობა; - კონტრაქტები; - დასკვნები, მიმოხილვები; - განცხადებები (აკრედიტივის შესახებ; მიღებაზე უარის თქმის შესახებ, პრეტენზიები და ა.შ.); - სამგზავრო სერთიფიკატები; - ბეჭდების და ხელმოწერების შთაბეჭდილებების ნიმუშები; - წერილები; - საგადახდო დავალებები, მოთხოვნები, ჩეკები, ვალუტის გადატანისთვის და ა.შ.; - ორგანიზაციის რეგულაციები; და ა.შ.); - სპეციფიკაციები; - სათაურის სიები; - სერთიფიკატები; - ორგანიზაციების წესდები; - საშტატო მაგიდები. ბეჭდების გამოყენებისას შესაძლო გაუგებრობების გამორიცხვის მიზნით, საწარმოებისთვის სასურველია თავად განსაზღვრონ დოკუმენტების სია, აგრეთვე პირთა სია და ხელმოწერების ნიმუშები, რომლებიც საჭიროებენ სასერთიფიკატო ბეჭედს. გარდა ამისა, არსებობს დოკუმენტების ერთიანი ფორმები საჭირო "M. P." - ით. - ბეჭდვის ადგილი. ასეთ შემთხვევებში, ჩვეულებრივ, არ არსებობს კითხვები, თუ სად უნდა დადოთ ბეჭედი, მაგრამ უნდა დაიცვას ზოგადი წესი: ბეჭდვა უნდა იყოს მკაფიო და იკითხება.
