ნებისმიერ ორგანიზაციაში, თუნდაც მცირე ორგანიზაციაში, გაიცემა და ინახება მრავალი განსხვავებული შეკვეთა და შეკვეთა. თუ ყველა მათგანი რეგისტრირებულია და შეტანილია ერთ რამეში, მაშინ ადრე თუ გვიან ეს დაბნეულობას გამოიწვევს. ინსპექტირების ორგანოების წარმომადგენლები, სავარაუდოდ, არ მოიწონებენ ჩანაწერების შედგენას.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
საწარმოში გაცემული ბრძანებების სწორად გაყოფის მიზნით, უნდა იხელმძღვანელოთ შემდეგი დოკუმენტებით:
- როზარხივის მიერ დამტკიცებული "ორგანიზაციის საქმიანობაში წარმოქმნილი ტიპიური მენეჯმენტის დოკუმენტების ჩამონათვალი, შენახვის დროის მითითებით";
- ინსტრუქციები საოფისე სამუშაოს შესახებ (შემუშავებულია მმართველი ორგანოს მიერ).
ამ დოკუმენტების საფუძველზე, თითოეულ საწარმოში უნდა შემუშავდეს საქმეთა ნომენკლატურა. ამის საფუძველზე იყოფა ბრძანებები, ინსტრუქციები და სხვა დოკუმენტები.
საწარმოს ზომიდან და მისი სტრუქტურიდან გამომდინარე, შემუშავებული ნომენკლატურა შეიძლება დაიყოს განყოფილებებად, ასოთა კოდის მითითებით, ან შეიძლება ზოგადი იყოს.
ნებისმიერ შემთხვევაში, საწარმოს ყველა შეკვეთა პირობითად იყოფა ძირითადი და ეკონომიკური საქმიანობის შეკვეთებსა და პერსონალის შეკვეთებზე.
ნაბიჯი 2
ძირითადი და ეკონომიკური საქმიანობის შეკვეთებს, როგორც წესი, ინახავს მდივანი (თუ ცალკე ბრძანებით სხვა რამ არ არის მითითებული). მას ასევე ევალება ამ შეკვეთების რეგისტრაცია, შენახვა და დაარქივება.
დოკუმენტები განსხვავდება შენახვის დროის მიხედვით. საწარმოს ძირითადი საქმიანობის (ორგანიზაციული სტრუქტურის, საშტატო განრიგის დამტკიცების, მასში ცვლილებების შეტანის და ა.შ.) შეკვეთებს აქვს შენახვის ხაზები - მუდმივად. კალენდარული წლის ბოლოს ისინი გადაეცემა საწარმოს არქივს.
შეკვეთები ეკონომიკურ და ოპერაციულ საკითხებზე ინახება 5 წლის განმავლობაში. ისინი თანმიმდევრულად ითვლიან ასოების გარეშე. თუ საწარმოში გაცემული შეკვეთების მოცულობა დიდია, წლის განმავლობაში ისინი იყოფა ტომად. შენახვის ვადის ამოწურვის შემდეგ, ისინი განადგურებულია შესაბამისი აქტის რეგისტრაციით.
ნაბიჯი 3
პერსონალის ბრძანებები დგება და ინახება საწარმოს პერსონალის მართვის განყოფილებაში. ისინი ასევე განსხვავდებიან შენახვის ვადით.
ცალკე საქმეა დაშვების, გათავისუფლებისა და გადაყვანის ბრძანებები შენახვის ვადით 75 წელი. აქვეა შეტანილი ბრძანებები გვარის შეცვლის, გრძელვადიანი მივლინების, თანამშრომელთა გრძელვადიანი დროებით გადაადგილების შესახებ და ა.შ.) წლის ბოლოს ასეთი შეკვეთები იკერება ერთ საქაღალდეში სარეგისტრაციო ჟურნალთან ერთად და გადაეცემა არქივს.
ნაბიჯი 4
შეკვეთების არდადეგები (რეგულარული, ანაზღაურების გარეშე და ა.შ.), მოკლევადიანი მივლინებები და ტრანსფერები შედგენილია ცალკე საქმეში, ისინი ინახება 5 წლის განმავლობაში. შეკვეთის ნუმერაციას დაემატება ასო (მაგალითად, "o" ან განყოფილების კოდი).
შეგროვების შეკვეთებს შენახვის იგივე პერიოდი აქვს. ამასთან, რეკომენდებულია მათი ცალკე შენახვა, როგორც მათ თან ახლავს ანალიზის მასალები (განმარტებითი ბარათები, ოქმები, პროფკავშირის კომიტეტის შეტყობინებები და გადაწყვეტილებები და ა.შ.).
შენახვის ვადის ამოწურვის შემდეგ, ეს შეკვეთები განადგურებულია.
ნაბიჯი 5
ასევე რეკომენდებულია სარეკლამო შეკვეთების ცალკე შენახვა (შენახვის პერიოდი - 75 წელი). ცალკეულ საქმეებში იდება ბრძანებები, როგორც საკუთარი საწარმოს, ასევე მათი უფროსის დაწინაურების შესახებ. საქმე ფორმირებისას შეიტანება არქივში.
