ყოველდღიურად ნებისმიერ ორგანიზაციაში - სახელმწიფო დაწესებულებაში, დიდ თუ მცირე საწარმოში, ინდივიდუალურ მეწარმეში - საჭიროა იმ ფაქტების დამოწმება, რომლებიც დაბეჭდვას საჭიროებს. ყველაზე ხშირად, ეს ფაქტები ასოცირდება ფულთან ან სხვადასხვა დოკუმენტებზე ოფიციალური პირების ხელმოწერების დადასტურებასთან (მათი ნამდვილობა). ამავე დროს, არსებობს დოკუმენტები, რომლებზეც არ არის საჭირო ბეჭედი.
თითოეულ იურიდიულ პირს უნდა ჰქონდეს ბეჭედი. ეს ნორმა გათვალისწინებულია კანონში. LLC, CJSC, OJSC და სხვა ორგანიზაციებმა უნდა გამოიყენონ მრგვალი ბეჭედი, რომლის ანაბეჭდში შედის საწარმოს სრული კომპანიის სახელი რუსულ ენაზე და მისი ტერიტორიული მდებარეობის ადგილის ბმული. კომპანიის სახელი ასევე შეიძლება მითითებული იყოს უცხო ენაზე. ბეჭდის ანაბეჭდი გამოჩნდება დოკუმენტის დეტალების ჩამონათვალში, შესაბამისად GOST R 6.30-2003 „ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები”(მიღებულია 03.03.2003). ამავე დროს, ბეჭედი, მაგალითად, არ არის შეტანილი რიგი ძირითადი სააღრიცხვო დოკუმენტების სავალდებულო დეტალების ჩამონათვალში, გარდა ბანკის საბუთებისა, ფულადი სახსრების ქვითრების, გადაზიდვის დოკუმენტებისა და ა.შ. ბეჭედი, თუ ეს ხელშეკრულებაშია მითითებული, პირობით ან თუ ფორმზე მითითებულია ორი ასო "MP" ("ბეჭდის ადგილი"). იგივე ეხება დასრულებული სამუშაოს (მომსახურების) აქტებს. ბეჭდის გამოყენება ასევე გათვალისწინებულია მინდობილობაზე, რომელსაც ორგანიზაცია აძლევს თანამშრომელს (ეს თანამდებობა მითითებულია რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსში - 185-ე მუხლის მე -5 პუნქტით). დალუქეთ ფინანსური ანგარიშგების ზოგიერთი ფორმით (რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს ბრძანებების დებულებები 22.07.2003 წ. N 67n და 02.07.2010 N 66 ნ), ამასთან, რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს ბრძანებების შესაბამისად N 104n და 05.05.2008 N 54n უნდა დალუქონ საგადასახადო დეკლარაციების ფორმები (დღგ, საშემოსავლო გადასახადი და სხვა). ორგანიზაციის ბეჭდით სავალდებულო სერტიფიკაცია მოცემულია ყველაზე მნიშვნელოვანი საკადრო დოკუმენტებისთვის: სამუშაო წიგნის პირველი გვერდი, სამგზავრო მოწმობა (ფორმა No T-10), სამუშაოზე მიღების ვადა განსაზღვრული შრომითი ხელშეკრულებით (ფორმა No T-73). რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსში (მუხლი 57) შრომითი ხელშეკრულების დალუქვის მოთხოვნა გაწერილი არ არის, მაგრამ პრაქტიკაში ჩვეულებრივ იდება ბეჭედი. იმის გათვალისწინებით, რომ არსებობს მრავალი დოკუმენტი, რომელთათვისაც არ არსებობს ერთმნიშვნელოვანი გადაწყვეტილება ბეჭდის არსებობის ან არარსებობის შესახებ, ორგანიზაციამ უნდა შეიმუშაოს საკუთარი ბრძანება (პოზიცია, ინსტრუქცია), რომელშიც აუცილებელია დოკუმენტების ჩამონათვალის რეგისტრაცია, რომლებიც მოითხოვს ბეჭდით დამოწმებას. მათი სავარაუდო სია ჩამოთვლილია დოკუმენტაციის მართვის სახელმწიფო სისტემაში - 1988, 1991 წ. ვარიანტი შეიძლება იყოს შემდეგი: - აქტები (შესრულებული სამუშაო, ექსპერტიზა, ჩამოწერა, ობიექტების მიღება და ა.შ.); - მოხმარების მაჩვენებლები (მაგალითად, ძვირფასი ლითონებისთვის); - ბეჭდების შთაბეჭდილებების ნიმუშები, აგრეთვე იმ თანამშრომელთა ხელმოწერების ნიმუშები, რომლებსაც მიეცათ ფინანსური და ეკონომიკური ოპერაციების განხორციელების უფლება; - საგარანტიო წერილები; - კორესპონდენცია მენეჯმენტთან და სტრუქტურებთან სხვადასხვა სამთავრობო ორგანოები (მაგალითად, საგადასახადო სამსახური, არასაბიუჯეტო სახსრები და ა.შ.) ბეჭედი შეიძლება გაკეთდეს არა ერთი, არამედ რამოდენიმე (ამ დოკუმენტის დოკუმენტირებული სახით) - ორგანიზაციის თითოეული ცალკეული განყოფილებისთვის. თითოეულ ბეჭედს ექნება თავისი კონკრეტული დანიშნულება - საშვებისთვის, დოკუმენტებისთვის, ინვოისებისთვის. დოკუმენტზე ბეჭედი უნდა განთავსდეს ფურცლის იმ ადგილას, სადაც მდებარეობს საყრდენი "MP" ("ბეჭდის ადგილი"). თუ ის იქ არ არის, დალუქულია ისე, რომ ანაბეჭდი გადაფარავს სიტყვის ნაწილს - იმ პირის პოზიციის დანიშვნა, რომელმაც ხელი მოაწერა დოკუმენტს. ამ შემთხვევაში, ხელმოწერა უნდა იყოს მკაფიოდ განმასხვავებელი, ისევე როგორც ბეჭედი ანაბეჭდიდან მიღებული ყველა ინფორმაცია.
