ეკონომიკური საქმიანობის განმავლობაში, კომპანიის ლიდერები სხვადასხვა ხელშეკრულებას აფორმებენ მომწოდებლებთან და მყიდველებთან. იმისათვის, რომ ამ რეგულაციების ხანგრძლივობის თვალყურს ადევნონ, ზოგი ორგანიზაცია იყენებს კონტრაქტების ე.წ. ზოგადად,”რეგისტრაციის” ცნება ნიშნავს შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაციის გარკვეულ ჟურნალს. როგორ შევქმნათ ასეთი მონაცემთა ბაზა?
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პირველ რიგში, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, რა ინფორმაციის ნახვა გსურთ რეესტრში, ანუ მონიშნეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი კრიტერიუმები თქვენთვის. ამის შემდეგ, ჟურნალში, რომელიც შეიძლება გაკეთდეს როგორც Excel- ში, ასევე ჩვეულებრივი ნოუთბუქის გამოყენებით (სასურველია A4 ფორმატით), გააკეთეთ ცხრილი.
ნაბიჯი 2
თუ მეორე მეთოდით შეჩერდით, ჯერ შეადგინეთ სათაურის გვერდი. დაწერეთ მასზე ორგანიზაციის დეტალები, ანუ INN, KPP, OKATO, იურიდიული მისამართი და ორგანიზაციის ხელმძღვანელი. შუაში დაწერეთ "კონტრაქტების რეგისტრაცია (მიუთითეთ პერიოდი)".
ნაბიჯი 3
შემდეგ, შემდეგ ფურცელზე გააკეთეთ ცხრილი, რომელიც შედგება ექვსი სვეტისგან. პირველ სვეტში მიუთითეთ კონტრაქტის შესახებ დადებული ხელშეკრულების ნომერი, მეორეში - მარეგულირებელი იურიდიული დოკუმენტის თარიღი, ხოლო მესამეში - მისი ვადის გასვლის თარიღი.
ნაბიჯი 4
შემდეგ მიუთითეთ კონტრაგენტის სახელი, კონტრაქტორი და ხელშეკრულების საგანი, მაგალითად, სააღრიცხვო პროგრამების შემუშავება. სურვილისამებრ, შეგიძლიათ მიუთითოთ ხელშეკრულების ოდენობა, არსებობს თუ არა დამატებითი შეთანხმება და სხვა პირობები. როგორც წესი, ხელშეკრულებები იდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. პერიოდის დასრულების შემდეგ, სასურველია ორგანიზაციის ხელმძღვანელთან დოკუმენტაციის ასლის გაკეთება, დანომვრა და ხელმოწერა. ამის შემდეგ, არქივი გადასცეს რეესტრს.
ნაბიჯი 5
ასევე, რეგისტრების შესადგენად შეგიძლიათ გამოიყენოთ სპეციალურად შემუშავებული პროგრამა, რომელსაც "კონტრაქტების რეესტრი" ეწოდება. ეს საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ გადახდები კონტრაქტით, ამ დოკუმენტების მოქმედების ვადის გასვლის თარიღი, ასევე შეინახოთ გადახდილი თანხების აღრიცხვა. პროგრამა ავტომატურად ქმნის სიებს, რომელთა ვადის გასვლის შემდეგ შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ქაღალდზე.
ნაბიჯი 6
თქვენ შეგიძლიათ შეჩერდეთ მესამე მეთოდით, ეს არის Excel პროგრამის გამოყენება. ცხრილის სვეტებს შეიძლება ჰქონდეთ სავარაუდო შინაარსი, როგორც პირველი მეთოდის გამოყენებისას. პერიოდის ბოლოს, დაბეჭდეთ რეესტრი და გადასცეს მთავარ ბუღალტერს ხელმოსაწერად.
