მომსახურების წერილი მესამე მხარის ფოსტით ინფორმირების ჩვეულებრივი გზაა. იგი გამოიყენება მაშინ, როდესაც აუცილებელია მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გადაცემა პარტნიორისთვის ან როდესაც შეუძლებელია კომუნიკაციის სხვა ტიპების გამოყენება. ამ დოკუმენტს მრავალი ჯიში აქვს, მაგრამ არსებობს ზოგადი წესები, რომლებიც უნდა იქნას გათვალისწინებული ამგვარი წერილის მომზადებისას.
აუცილებელია
ასოების სათაური
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დასაწყებად, მიიღეთ თქვენი ორგანიზაციის ბლანკები, სპეციალურად ამ წერილებისთვის. მისი მთავარი განსხვავება სტანდარტული ბლანკისგან არის საფოსტო დეტალების არსებობა საბანკო რეკვიზიტებთან ერთად. თუ თქვენს საწარმოში ეს ასე არ არის, მოამზადეთ საკუთარი ვერსია. განათავსეთ ლოგო აქ და მიუთითეთ ორგანიზაციის სახელი, საბანკო რეკვიზიტები, საფოსტო მისამართი, ტელეფონები, ფაქსი და ელექტრონული ფოსტა კომუნიკაციისთვის.
ნაბიჯი 2
ზედა მარჯვენა კუთხეში მიუთითეთ წერილის ადრესატი (კომპანიის სახელი, საფოსტო მისამართი, თანამდებობა, ხელმძღვანელის სრული სახელი). თუ წერილი რამდენიმე ორგანიზაციას ეგზავნება, მათი მისამართები განთავსდება ერთმანეთის მიყოლებით, მაგრამ არა უმეტეს ოთხი ზედიზედ და ლიდერების მითითების გარეშე. ახლა გადადით პირდაპირ წერილის ტექსტზე, ვინაიდან ამ დოკუმენტში არ არის დაწერილი მისი სახელი (განსხვავებით აქტების, მემორანდუმებისა და ა.შ.). ამის ნაცვლად, მოკლედ შეგიძლიათ მიუთითოთ წერილის თემა, თქვენი გასაჩივრების არსი - "დაგვიანებული გადახდის შესახებ", "პირობების შეცვლის შესახებ" და ა.შ.
ნაბიჯი 3
წერილის ტექსტი უნდა იყოს ბიზნესის სტილში. რაც შეიძლება მოკლედ და ზუსტად აღნიშნეთ არსი, რათა მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გადმოცემისას არ იყოს დაბნეულობა. ერთი წერილი უნდა ეხებოდეს ერთ საკითხს. ნუ შეეცდებით თქვენსა და თქვენს პარტნიორს შორის არსებული ყველა პრობლემის მოგვარებას ერთი ასოთი. თითოეული ცალკე უნდა განიხილებოდეს, ვინაიდან შეიძლება იყვნენ სხვადასხვა შემსრულებლები და, გარდა ამისა, ეს შეიძლება მნიშვნელოვანი იყოს იმ დავის შემთხვევაში, თუ სასამართლო მოითხოვს გადაწყვეტილებას. შესაბამისად, უმჯობესია, წერილის მოცულობა არ გამოჩნდეს ერთი გვერდის მიღმა.
ნაბიჯი 4
დაბოლოს, ჩამოთვალეთ ნებისმიერი დამატებითი დოკუმენტი დანართების განყოფილებაში. დატოვეთ ადგილი მენეჯერის ხელმოწერისთვის და მისი ხელმოწერა გაშიფრეთ ფრჩხილებში (გვარი, ინიციალები). კომუნიკაციისთვის აუცილებლად მიუთითეთ შემსრულებლის სრული სახელი და ოფისის ტელეფონის ნომერი. ხელი მოაწერეთ თავდაპირველ დოკუმენტს თქვენს ხელმძღვანელთან და დაარეგისტრირეთ წერილი თქვენი ორგანიზაციის მდივანთან, როგორც გამავალი დოკუმენტი.
