ორგანიზაციაში ან საწარმოში სწორად ორგანიზებული საოფისე სამუშაოები საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ დოკუმენტები წესრიგში და ნებისმიერ დროს გააკონტროლოთ მათი გადაადგილება. თუ თქვენი კომპანიის საქმიანობა უკავშირდება ხელშეკრულებების დადებას, შეინახეთ მათი აღრიცხვის სათანადო ჟურნალი. კარგად შემუშავებული ჟურნალი საშუალებას მოგცემთ ჩაიწეროს დოკუმენტაციის დეტალები და მათი ქრონოლოგია.
აუცილებელია
- - ჟურნალი დოკუმენტაციის ჩასაწერად;
- - ჩაწერილი მასალები;
- - ავტოკალამი;
- - ფანქარი;
- - მაკრატელი;
- - მმართველი;
- - ქაღალდი;
- - ძაფები;
- - ნემსი;
- - წებო.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
იპოვნეთ მოსახერხებელი ფორმა ჟურნალების შენახვისთვის. ამავე დროს, გადადით ორგანიზაციის გადაუდებელი საჭიროებებით და საოფისე მუშაობის თავისებურებებიდან. ბოლო პერიოდში უფრო ფართოდ გავრცელდა დოკუმენტაციის აღრიცხვის ელექტრონული ფორმები, მაგრამ მენეჯერები მათთან გაცნობისას ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი. უმარტივეს შემთხვევაში, შეგიძლიათ შეადგინოთ ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალი სტანდარტული დიდი ფორმატის ნოუთბუქში.
ნაბიჯი 2
ჟურნალის ფურცლების დანომვრა ყოველი ფურცლის ქვედა ან ზედა ნაწილში თანმიმდევრული რიცხვების ჩადებით. გვერდების მთელი ბლოკის ძლიერი ძაფით შეკერვა, მთავრდება ბოლოები ჟურნალის ბოლო გვერდზე. პატარა ფურცელზე დაწერეთ რამდენი ფურცელი შეიცავს წიგნს. წებო ამ ეტიკეტის ზედიზედ ბოლო გვერდზე, გაიარეთ ძაფის ბოლოები მის ქვეშ, კვანძში მიბმული. როდესაც წებო გაშრება, აქ დაურთეთ დოკუმენტების ბეჭედი და იმ პირის ხელმოწერა, რომელმაც ჟურნალი გამოსცა.
ნაბიჯი 3
დაიწყეთ თქვენი სათაურის გვერდის შემუშავება. ჟურნალის წინა მხარეს დაწერეთ ჟურნალის სახელი, მაგალითად, "ხელშეკრულების ჟურნალი". აღწერილობაში შეიტანეთ ორგანიზაციის (კომპანიის) სახელი და მისი ძირითადი დეტალები. ორი სტრიქონი დატოვეთ ჟურნალის დაწყებისა და დასრულების თარიღებისთვის. მთელი ეს ინფორმაცია არ შეიძლება ხელით შეიტანოთ, მაგრამ წინასწარ დაბეჭდოთ პრინტერზე და შემდეგ ლამაზად დააწებოთ ჟურნალის გარეკანს.
ნაბიჯი 4
ჟურნალის სამუშაო გვერდები დაყავით იმდენივე სვეტად, რაც საჭიროა დოკუმენტაციის სრული აღწერისთვის. აუცილებლად მიუთითეთ რიგითი ნომრის სვეტები, დოკუმენტის მიღების თარიღი, ხელშეკრულების დადება, ბრძანების გამოცემა და ა.შ. ცალკე სვეტი დატოვეთ დოკუმენტის არსისა და მისი ძირითადი შინაარსის მოკლე აღწერაში. აგრეთვე ადგილი დაეთმოთ იმ პირის ხელმოწერას, რომელმაც მიიღო დოკუმენტი შესრულებისათვის.
ნაბიჯი 5
საჭიროების შემთხვევაში, ჟურნალი დარეგისტრირდით ოფისში (სამდივნოში), მიანიჭეთ მას შესაბამისი ნომერი და სხვა დეტალები. რეგისტრაციის პროცედურის დასრულების შემდეგ, ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალი შეიძლება გამოყენებულ იქნას დანიშნულებისამებრ.
