ქცევის წესები მრავალმხრივი ცნებაა, საზოგადოებაში, სუფრაზე ან საზოგადოებრივ ადგილებში არსებობს ქცევის წესები. არსებობს ისეთი რამ, როგორიცაა ბიზნესის ქცევის წესები, კერძოდ, ბიზნესის წერის ქცევის წესები. კომპანიის რეპუტაცია დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ ხორციელდება კლიენტებთან, თანამშრომლებთან და პარტნიორებთან მიმოწერა.
საქმიანი მიმოწერის ზოგადი წესები
წერითი მეტყველება ძალზე განსხვავდება ზეპირი, განსაკუთრებით საქმიანი მიმოწერისგან. თანამედროვე რეალობები ისეთია, რომ წერა სულ უფრო მეტად ნიშნავს ელ.ფოსტის გზავნილს, ვიდრე ქაღალდზე გაგზავნილ შეტყობინებას.
რაც შეეხება პარტნიორებთან ბიზნეს მოლაპარაკებებს, ბიზნეს მომენტებთან დაკავშირებული ნებისმიერი შეტყობინების შესახებ, ელექტრონული ფოსტა ინფორმაციის გადაცემის საუკეთესო ვარიანტია. ამასთან, მოწვევის, მადლობის ან მისალოცი წერილების წერა ხდება ქაღალდზე.
კარგი პრაქტიკაა მიჩნეული ხარისხის ქაღალდის, და სასურველია ბლანკის გამოყენება ორგანიზაციის ლოგოთი. უმჯობესია მნიშვნელოვანი წერილების ან მოსაწვევების მიწოდება სპეციალური ღონისძიებებისთვის კურიერის ან რეგისტრირებული ფოსტით. მშვენიერი მაღალი ხარისხის ქაღალდზე გაგზავნილი შეტყობინება მყარია და ამაღლებს კომპანიის რეიტინგს.
საქმიანი მიმოწერისას მნიშვნელოვანია შეტყობინების სისწორე, წიგნიერება და სიზუსტე. დაუშვებელია გადაჭარბებული ემოციურობა, ნაცნობობა, შეურაცხმყოფელი შენიშვნები, აგრეთვე პრეზენტაციის ხანგრძლივობა და ბუნდოვანება.
მნიშვნელოვანია ტექსტის სტრუქტურირება, აქცენტების და პუნქტუაციის ნიშნების სწორად განთავსება ისე, რომ ადრესატმა ნათლად აცნობიერებს კონკრეტულად რას ეხება ასო.
რაც შეეხება კომუნიკაციის სტილს, უმჯობესია თავიდან აიცილოთ ფლორისტული ფრაზები, რთული მრავალდონიანი წინადადებები და არასაჭირო სიტყვები. დასაშვებია პროფესიონალური კლიჩების სიმრავლე ბიზნეს მიმოწერაში.
სიცხადისთვის ტექსტს შეგიძლიათ დაამატოთ სქემები, დიაგრამები ან ცხრილები.
დაუშვებელია სმაილიკების და სურათების გამოყენება საქმიანი მიმოწერაში. გაგზავნამდე დარწმუნდით, რომ შეამოწმეთ ტექსტი შეცდომებისა და შეცდომები.
ბიზნეს წერილის დიზაინის წესები
კარგად დაწერილ ბიზნეს წერილს უნდა ჰქონდეს მკაფიო სტრუქტურა. არ არსებობს ერთი სტანდარტი, მაგრამ არსებობს ზოგადი დიზაინის წესები.
საქმიანი წერილი მოიცავს სათაურს, მისალმებას, შინაარსს (საფუძველს), გამოსამშვიდობებელს, ხელმოწერას და გამომგზავნი ორგანიზაციის დეტალებს.
წერილის "სათაური" ჩვეულებრივ შეიცავს ორგანიზაციის სახელს, ლოგოს, მისამართს და კომუნიკაციის კონტაქტებს (ტელეფონი, ელ.ფოსტა, ფაქსი).
ასევე, კომპანიის საქმიანობის ტიპი და მენეჯერების სახელები შეიძლება ასახული იყოს სათაურში.
თავსახური ყველაზე ხშირად იბეჭდება ფურცლის ცენტრში, ზოგჯერ დასაშვებია ზედა კუთხეში განთავსება.
რეპუტაციის მქონე კომპანიას უნდა ჰქონდეს საკუთარი ბლანკი. ასევე, ელ.ფოსტას უნდა ჰქონდეს ფორმები, რაც ორგანიზაციას ანიჭებს სიმყარეს.
მისასალმებელ ნაწილში შეგიძლიათ დაწეროთ "კარგი შუადღე" ან "გამარჯობა", თუ გაგზავნა არ არის მკაცრი პიროვნული ხასიათის. მკაფიო ბიზნეს წერილში, ცნობაში ან სხვა ბიზნეს დოკუმენტაციაში, უფრო მიზანშეწონილი იქნება ადრესატს დაუყოვნებლივ მიმართოთ სახელით და სახელით.
საქმიანი მიმოწერისას ყველაზე მთავარია წერილის მთავარი შინაარსი - საფუძველი.
ამ ნაწილს აქვს უმაღლესი ინფორმაციული დატვირთვა, სწორედ მასში ვლინდება გასაჩივრების მიზანი.
დაკავშირების რამდენიმე მიზეზი შეიძლება იყოს, შესაბამისად, თითოეული ასპექტის პრეზენტაცია უნდა დაიწყოს ცალკე პუნქტით. წერილის ძირითადი ნაწილის სტრუქტურა აუცილებელია თემების დიფერენცირებისა და ინფორმაციის უკეთ გასაგებად.
აბზაცების მაგალითები მოიცავს შემდეგ ფრაზებს: "ჩვენ გეკითხებით", "ინფორმირება", "განსახილველად შემოთავაზება" და სხვა.
უნდა გვახსოვდეს, რომ ასპექტებში ასევე არის სტრუქტურა.
საქმიანი წერილის გამომგზავნმა უნდა დაასაბუთოს მოთხოვნის შესაბამისობა, გაამჟღავნოს მისი ძირითადი შინაარსი და დაახასიათოს მოსალოდნელი შედეგი დადებითი პასუხის შემთხვევაში.
პირდაპირი მეტყველების ფორმულები იშვიათად გამოიყენება ბიზნეს წერილებში. დასკვნითი ფრაზის მთავარი მიზანი არის ადრესატისადმი პატივისცემის გამოხატვა და ზრდილობის ჩვეულებრივი პატივისცემა. დახურვის ფრაზების მაგალითები: "საუკეთესო სურვილები", "საუკეთესო სურვილებით", "წინასწარ გმადლობთ პასუხისთვის" და სხვ.
პირადი ხელმოწერა უნდა იყოს წერილის ბოლოს. ჩვეულებრივ მითითებულია გამგზავნის გვარი, ინიციალები და პოზიცია, ასევე საკონტაქტო ტელეფონის ნომრები.
მსხვილი კომპანიები იყენებენ ელექტრონულ ხელმოწერას. ეს არის სპეციალური ფაილი, ტექსტური ხელმოწერით, რომელიც ავტომატურად იდება თითოეული წერილის ბოლოს. ელექტრონული ხელმოწერა არ უნდა აღემატებოდეს ხუთ – ექვს სტრიქონს და აღემატებოდეს სამოცდაათი სიმბოლოს.
დიზაინის ეს სტრუქტურა ასევე ეხება სარეკლამო წერილებს, სამოტივაციო წერილებს და მადლობის წერილებს, ასევე შეტყობინებებს, განცხადებებს, პრეტენზიებსა და გაფრთხილებებს.
დიდი რაოდენობით ინფორმაციის გაგზავნისას წერილის ქვედა ნაწილში იწერება მოკლე საყრდენი, ხოლო ძირითადი პაკეტი დგება ცალკე დანართის სახით. თუ დანართი ძალიან "იწონის", ამის შესახებ უნდა გააფრთხილოთ მიმღები პოსტკრიპტის სამოტივაციო წერილში.
უპასუხეთ საქმიანი წერილის შესახებ
ბიზნესის ქცევის წესების თანახმად, წერილზე პასუხის გაცემა არ უნდა გადაიდოს ორ-სამ დღესზე მეტი ხნით. თუ პასუხის გაცემისთვის უფრო მეტი დროა საჭირო რიგი ობიექტური მიზეზების გამო, შეატყობინეთ გამგზავნს ამის შესახებ, ეს ითვლება კარგ ფორმად და კომპანიას სანდოობას უმატებს.
დაიმახსოვრე მთავარი - თქვენ უნდა უპასუხოთ ყველა ბიზნეს ელ.წერილს, გარდა აშკარა სპამისა.
საქმიანი წერილების პასუხის გაცემისას ხშირად გამოიყენება სიტყვის სტანდარტული ფორმულები:
- "ჩვენ ვწუხვართ, რომ შეგატყობინეთ …";
- "Მადლობა …";
- "სიამოვნებით გეპატიჟებით …";
- "შეგახსენებთ …";
- "თქვენი მოთხოვნის შესაბამისად, ვაცნობებთ …" და სხვ.
მოხერხებულობისთვის შეგიძლიათ შექმნათ ცალკე ფაილი მსგავსი მეტყველების შაბლონებით. ბლანკებს რომ მივუბრუნდეთ, მნიშვნელოვნად შეუწყობთ ხელს და დააჩქარებთ საქმიანი წერილების წერას.
თუ წერილი მნიშვნელოვანია და დანამდვილებით უნდა იცოდეთ, რომ იგი ადრესატს გადაეცა, შეუკვეთეთ კურიერის საშუალებით მიწოდება, ან გასცეს რეგისტრირებული წერილი (რუსული ფოსტა). ელ.ფოსტს აქვს "მიღებული შეტყობინების" ფუნქცია, რომელიც ავტომატურად გიგზავნით დადასტურებას, რომ თქვენი შეტყობინება ნახულია.
თუ წერილზე პასუხი არ არის, ეტიკეტის თანახმად, შეგიძლიათ დამატებითი ზარი გაეცნოთ მიმოწერასთან დაკავშირებით სიტუაციის გარკვევას.
ბიზნესის მიმოწერის სახეები
თავდაპირველად, არსებობს ბიზნესის კორესპონდენციის ორი ტიპი: შიდა და გარე. გარე კორესპონდენცია არის მესამე მხარის ადრესატს გაგზავნილი კორესპონდენცია, ხოლო შიდა კორესპონდენცია გამოიყენება ერთი ფირმის საზღვრებში.
დანიშნულებისამებრ, საქმიანი წერილები იყოფა: აპლიკაციებად, გაზეთებში, რეკლამებში, მოთხოვნებში, რეკომენდაციებში, წინადადებებში, შეხსენებებში, პრეტენზიებში, მოსაწვევებში და სხვა.
წერილი - შეტყობინება შეიცავს ინფორმაციას, რომლის მიხედვითაც ადრესატს რაიმე საქმის შესასრულებლად სჭირდება საერთო საქმის ფარგლებში. ასეთი ინფორმაცია შესაბამისი და მნიშვნელოვანია როგორც მიმღებისთვის, ასევე გამგზავნისთვის.
განცხადება - საქმიანი კორესპონდენციის სახეობა, რომელიც გულისხმობს მოთხოვნის გაგზავნას ინფორმაციის ან მომსახურების მიღების მიზნით. მაგალითად, განცხადება ღონისძიებაში მონაწილეობის შესახებ.
მოთხოვნა - წერილობითი მოთხოვნა საინტერესო ინფორმაციის მისაღებად. მოთხოვნა შეიძლება იყოს ფორმალური და სავალდებულო.
როგორც წესი, შეთავაზების წერილი გვთავაზობს თანამშრომლობას ან კონკრეტულ მომსახურებებსა და კომერციულ წინადადებებს. როგორც წესი, ასეთი წერილები ერთდროულად რამდენიმე მისამართზე იგზავნება; შესაძლებელია მასობრივი ფოსტის გამოყენება.
მოწვევა - ინდივიდუალური მოწვევის წერილი შეხვედრაზე ან გალა ღონისძიებაზე. ამგვარი მიმოწერის შემუშავებისას დასაშვებია სპეციალური სადღესასწაულო ფორმების ან საფოსტო ბარათების გამოყენება. მთავარია, მკაფიოდ გაითვალისწინოთ ღონისძიების სახელი, მისამართი, შეხვედრის დრო და ადგილი.
შეხსენება არის წერილი ნებისმიერი ვალდებულების შესრულების შესახებ: სესხის დაფარვა, ანგარიშის წარდგენა, შეხვედრის შეხსენება და სხვა.
თუ ერთ-ერთმა მხარემ არ შეასრულა ხელშეკრულების პირობები ან დაარღვია ხელშეკრულება, დაზარალებულ მხარეს შეუძლია გაგზავნას სარჩელი. წერილის განმასხვავებელი ნიშანი - პრეტენზიები - დარღვეული პირობების დეტალური აღწერილობა, ზიანის შეფასების ინფორმაცია, ზარალის ანაზღაურების მოთხოვნები ან გამოვლენილი დარღვევის აღმოფხვრა. ხშირად ამ მიმოწერას ავსებს დოკუმენტების ასლები, ფოტოსურათები და მიღების სერთიფიკატები.
სარეკომენდაციო წერილებში ფასდება მესამე მხარე ან კომპანია და მოცემულია მათი მახასიათებლები. ასეთი შეტყობინებები ყველაზე ხშირად გვხვდება ახალი თანამდებობის დასაკავებლად.
ბიზნეს ელ.ფოსტის მახასიათებლები
დღესდღეობით, საქმიანი წერილების დიდი პროცენტი იგზავნება ელექტრონული ფოსტით, ამიტომ ბიზნესის ქცევის წესები ასევე აყალიბებს მოთხოვნებს ელექტრონული ბიზნეს კომუნიკაციის წარმართვისთვის.
ყურადღებით წაიკითხეთ გამგზავნის მისამართი. თქვენ უნდა გაგაფრთხილოთ შეტყობინებები მსგავსი საფოსტო ყუთის მისამართებით: "cupercat" ან "mini-bikini". რეგულარული სპამის გარდა, ასეთი მისამართებიდან შეტყობინებები შეიძლება შეიცავდეს ვირუსებს.
თქვენი თემა ყოველთვის მოკლე და მნიშვნელოვანი უნდა იყოს.
ქცევის წესები საშუალებას იძლევა ორიგინალი შეტყობინების ციტირება მოხდეს ისე, რომ ადრესატმა დაუყოვნებლივ გაიგოს რა არის საშიში.
დასაშვებია დამატებითი მასალების მიმაგრება დანართში.
საქმიანი კომუნიკაციის სფეროში ქცევის წესების ცოდნა და გამოყენება ეხმარება გამომგზავნს კარგი რეპუტაციის მიღებაში და ახალი პარტნიორების მოზიდვაში.
