ოფისში მდივანი ასევე ასრულებს დისპეტჩერიზაციის ფუნქციებს. მისი მეშვეობით ხორციელდება პირველადი კონტაქტები და ოფიციალური სატელეფონო კომუნიკაციები. თქვენი კომპანიის პირველი შთაბეჭდილება, რომ ადამიანი, ვინც თქვენთან კონტაქტს მიიღებს, დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და პროფესიონალურად ისაუბრებს მდივანი ტელეფონით. ამიტომ, ზარებზე პასუხის გასაცემად, მდივანმა უნდა იცოდეს ბიზნესის ქცევის წესები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ყოველთვის აკონტროლეთ თქვენი ემოციები და განწყობა. რაც არ უნდა მხიარული ან მოწყენილი იყო, ტელეფონის აღებისას, ფრთხილი და საქმიანი უნდა იყოთ. თქვენი ტონი უნდა იყოს თანაბარი, მშვიდი და კეთილგანწყობილი. თუ თქვენ ჩქარობთ მიახლოებას და სუნთქვა გიკარგავთ, მისალმებამდე ორიოდე ღრმად ისუნთქეთ და ამოისუნთქეთ ისე, რომ სუნთქვა ნორმალიზდება.
ნაბიჯი 2
ზარის მიღებისას, ყოველთვის დაიწყეთ საუბარი პირველ რიგში, ისე, რომ არ დალოდოთ თუ რას გეტყვით ტელეფონის მეორე ბოლო. ეს უნდა იყოს სტანდარტული შესავალი და მისალმება. მოიკითხეთ და დაარქვით კომპანიას, რომელსაც თქვენს თანამოსაუბრეს დაურეკავს. იმ შემთხვევაში, თუ მან თავი არ გააცნო, ბოდიში მოიხადეთ, ჰკითხეთ ვის ელაპარაკებით.
ნაბიჯი 3
გაეცანით იმ საკითხებსა და ფუნქციებს, რომლებსაც ახორციელებენ თქვენი კომპანიის განყოფილებები და რომლებსაც წყვეტენ კონკრეტული სპეციალისტები, რათა სწორად გადაიტანონ შემომავალი ზარები მომხმარებლებიდან და მომხმარებლებიდან. ზარის გადაცემისას უთხარით იმ სპეციალისტის სახელი და გვარი, რომელთანაც აკავშირებთ თქვენს სატელეფონო საუბარს. იმ თანამშრომელს, რომელზეც ზარი ჩართე, უთხარი აბონენტის სახელს და კითხვას, რომელზეც მან მიმართა. თქვენ არ უნდა აიღოთ კონსულტანტის ფუნქციები, მაშინაც კი, თუ ამის გაკეთება კარგად შეგიძლიათ, მიეცით პირს თავისი პრობლემების მოგვარება იმ სპეციალისტებთან, რომლებსაც ამის უფლება აქვთ.
ნაბიჯი 4
თქვენ შეგიძლიათ წარუდგინოთ ძირითადი ინფორმაცია, თუ ასეთი კითხვები წარმოიშობა: თქვენი კომპანიის სრული სახელი, გვარი, დირექტორის, მისი მოადგილეებისა და განყოფილებების ხელმძღვანელების სახელი და გვარი, ოფისის მისამართი. შეადგინეთ და დაეთანხმებით დირექტორს ცალკეულ ჩამონათვალში იმ პირთა სია, ვისთვისაც ის ყოველთვის იქნება თავისუფალი.
ნაბიჯი 5
აუცილებლად შეინახეთ ზარების ჟურნალი. დაწერეთ ყველაფერი, რისი გადმოცემაც მოგეთხოვებათ, ნუ დაეყრდნობით მეხსიერებას, რომ არ დაივიწყოთ რაიმე მნიშვნელოვანი. ყველა ინფორმაცია უნდა ეცნობოს მათ, ვისთვისაც ის განკუთვნილი იყო. მიუთითეთ კომპანიის სახელი ან გვარი და სახელი იმ პირის, ვინც რეკავს, ჩამოწერეთ ტელეფონის ნომერი, რომლის დაბრუნებისას შეგიძლიათ ზარი, თარიღი და დრო.
