შეხვედრების შედეგები მოითხოვს დოკუმენტურ ჩაწერას ოქმის სახით. ამ დოკუმენტის შემუშავებისას მნიშვნელოვანია განხილული იქნას მთავარი დისკუსია, რაც შეიძლება განხილული იყოს მაქსიმალურად ლაკონურად.
სხდომის დასრულების შემდეგ დგება ოქმი სხდომის მდივნის მიერ, რომელმაც დისკუსიის დროს ან უნდა გააკეთოს ჩანაწერები, ან შეინარჩუნოს დიქტოფონის ჩანაწერი. მეორე ვარიანტი ყველაზე ოპტიმალურია შესაძლო დავების მოსაგვარებლად.
ვიზუალურად, დოკუმენტი შედგება შემდეგი ნაწილებისაგან:
- ზოგადი ინფორმაცია;
- შეხვედრის დღის წესრიგი;
- დისკუსია და მიღებული გადაწყვეტილებები.
Ზოგადი ინფორმაცია
ინფორმაციის ეს ბლოკი მოიცავს სათაურს, ადგილსამყოფელს (ქალაქი, თარიღი, შეხვედრის დრო), დამსწრე პირთა სია. შეხვედრის სათაურია სათაური. მაგალითად, სამუშაო ჯგუფის შეხვედრა პერსონალის საკითხებზე. თარიღისა და დროის ბლოკში მითითებულია ინფორმაცია უშუალოდ ჩატარებული შეხვედრის შესახებ და არა ოქმის ხელმოწერის თარიღის შესახებ.
თუ სხდომას ატარებს მუდმივი სტრუქტურა (კომისია, სამუშაო ჯგუფი და ა.შ.), მაშინ ზოგადი ინფორმაცია მიუთითებს შეხვედრის მუდმივი თავმჯდომარის და მდივნის სრულ სახელს.
დამსწრეთა ჩამონათვალის შედგენისას მითითებული უნდა იყოს მოწვეულთა თანამდებობებისა და სამუშაო ადგილების სახელები. ინფორმაციის ეს ბლოკი იწყება სიტყვით "აწმყო". იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრაზე გათვალისწინებულია ხმის მიცემა, ოქმში დამსწრები იყოფა ორ ჯგუფად - ხმის უფლებით და კენჭისყრაში მონაწილეობის უფლების გარეშე.
Შეხვედრის განრიგი
შეხვედრის დღის წესრიგი ფორმდება სხდომის დაწყებამდე. ამასთან, არსებობს გამონაკლისები, მაგალითად - გადაუდებელი შეხვედრებისთვის. ამ ბლოკში ჩამოთვლილია შეხვედრის საკითხები მომხსენებლებისა და მოხსენებების ვადის მითითების გარეშე. მაშინაც კი, თუ შეხვედრა მოიწვიეს ერთი საკითხის განსახილველად, ის არ შედის დოკუმენტის სათაურში, მაგრამ დგება დღის წესრიგის სახით.
გამოსვლის დროის ლიმიტიდან გამომდინარე, წარმოდგენილი დღის წესრიგი შეიძლება დამტკიცდეს ავტომატურად ან კენჭისყრა დააყენოს თავმჯდომარემ. ამ შემთხვევაში, განხილვა იწყება შეხვედრის დღის წესრიგის დამტკიცების საკითხით. თუ წინააღმდეგობა არ არსებობს, ოქმში ასეთი გადაწყვეტილება ფორმალდება შემდეგნაირად:”დღის წესრიგის შეთანხმების საკითხი კენჭისყრაზე გადავიდა”. ქვემოთ მოცემულია კენჭისყრის შედეგები ფორმით: "ხმა მისცეს: მხარი - (ხმების რაოდენობა), წინააღმდეგ - არა, თავი შეიკავონ - არა".
დისკუსია და გადაწყვეტილების მიღება
კითხვების უდიდესი ბლოკი მოცემულია დისკუსიის კურსის ასახვისთვის. დღის წესრიგის თითოეული საკითხი მოთავსებულია ცალკე ბლოკში, დღის წესრიგიდან ფორმულირებით. ამას მოსდევს მოხსენების კურსი, რომელიც შედგენილია შემდეგი ფორმით:”მოსმენილი: (სპიკერის სრული სახელი)”. გამოცდილი გადამწერები გირჩევენ არა გადაწერონ გამოსვლები, არამედ დატოვონ ზოგადი მნიშვნელობა, რაც რამდენიმე წინადადებაში გამოიხატება. თუ მნიშვნელოვანია მოხსენების უმეტესი ნაწილის მნიშვნელობის შენარჩუნება, მაშინ შეგიძლიათ ციტირებთ სიტყვის თეზებს ან ნაწყვეტებს პრეზენტაციიდან პროტოკოლის დანართში, რაც მას მიუთითებს დოკუმენტის ტექსტში.
იგივე ეხება დისკუსიის მიმდინარეობის ასახვას. თუ რამდენიმე მოსაუბრე ერთსა და იმავე თვალსაზრისს ემორჩილება, მაშინ მათი გამოსვლა შეიძლება ოფიციალური გახდეს შემდეგი ფორმით:”მომხსენებლები (მთქმელთა სრული სახელები), რომლებიც მხარს უჭერენ მოსაუბრის მოსაზრებას”
თითოეული კითხვის შედეგად უნდა ჩამოყალიბდეს გამოსავალი. ის წინასწარ უნდა მომზადდეს გადაწყვეტილების პროექტში ან ფორმულირებული იყოს შეხვედრის მონაწილეების მიერ დისკუსიის დროს. გადაწყვეტილებები მიიღება კონკრეტული ფორმულირებების სახით, რომლებიც წარმოდგენილი უნდა იყოს ერთმნიშვნელოვნად და ზუსტად. გადაწყვეტილებები წმინდა ინფორმაციულ გამოსვლებზე შეიძლება გაითვალისწინონ შეხვედრის მონაწილეებმა.
თუ შეხვედრა ითვალისწინებს კენჭისყრას, თითოეული საკითხის ოქმში უნდა შეიცავდეს მის შედეგებს:”გადაწყვეტილება მიიღეს ერთხმად”,”გადაწყვეტილება მიიღეს ხმათა უმრავლესობით”,”გადაწყვეტილება არ იქნა მიღებული”. მსგავსი შენიშვნები უნდა გაკეთდეს იმ შემთხვევებში, როდესაც საკითხები მოხსნილია დისკუსიიდან, გადაიდო სხვა შეხვედრაზე ან არ განიხილება მომხსენებლის არყოფნის გამო.
დასასრულს, ოქმს ხელს აწერენ თავმჯდომარე და მდივანი და, საჭიროების შემთხვევაში, დამოწმებულია ორგანიზაციის ბეჭდით, რომელიც მოიწვია შეხვედრა.
