შეხვედრის ბოლოს უნდა შედგეს ოქმი, რათა განისაზღვროს სხდომის დღის წესრიგი, მიღებული გადაწყვეტილებები, რა პირობებში მოხდება მათი შესრულება და ა.შ. მნიშვნელოვანია, რომ შედგეს ოქმი შეხვედრისთანავე. და ნუ გადადებთ "მოგვიანებით". კარგია, თუ პროფესიონალ მდივანს შეუძლია შეინარჩუნოს ოქმი. ამასთან, თუ ეს ასე არ არის, ამის გაკეთება შეუძლიათ სხვა პირებს, რომლებმაც იციან გარკვეული წესები შეხვედრების ოქმის შენახვის შესახებ.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პირმა, რომელიც ატარებს სხდომის ოქმს, უნდა იცოდეს წარსული შეხვედრების ყველა გადაწყვეტილება, რათა გააცნობიეროს მიღებული გადაწყვეტილებების ლოგიკა. თუ შეხვედრაზე რამდენიმე წუთს იღებთ, აიღეთ რამდენიმე წინა შეხვედრის ოქმის ასლები. შეხვედრაზე დაუყოვნებლივ დააფიქსირეთ დღის წესრიგის საკითხები.
ნაბიჯი 2
დღის წესრიგის თითოეულ საკითხის გვერდით დაწერეთ ნებისმიერი მოსაზრება, რომელიც გამოითქვა შეხვედრის დროს. ეს შეიძლება გაკეთდეს მოკლედ, რადგან ოქმი საბოლოოდ შეჯამდება არა შეხვედრის დროს, არამედ ამის შემდეგ. ამ შენიშვნების აზრი ისაა, რომ მათთან ერთად არ გამოტოვებთ გამოთქმულ არც ერთ მნიშვნელოვან აზრს. ასევე ჩამოწერეთ მათ, ვინც ლაპარაკობს, რომ გაიხსენოთ ვინ რა და რა თემაზე თქვა. დაწერეთ ფაქტები მხოლოდ განცხადებებიდან და არა პირადი მოსაზრებებიდან ან დაშვებებიდან.
ნაბიჯი 3
ოქმის შესრულება უნდა მოხდეს შეხვედრისთანავე, ისე, რომ მნიშვნელოვანი პუნქტები არ დაივიწყოს ან ჩანაწერები არ დაიკარგოს. ოქმი უნდა შეიცავდეს შეხვედრის მოკლე აღწერას ბიზნესის სტილში. ამისათვის გამოიყენეთ არაპირდაპირი მეტყველება, დაწერეთ ყველაფერი წარსული დროით: "II ივანოვმა აღნიშნა, რომ …".
ნაბიჯი 4
ოქმის შინაარსი უნდა შედგებოდეს:
1. "ქუდები", შეხვედრის მიზნისა და თარიღის მითითებით, ზოგჯერ შეხვედრის დაწყების დროსაც;
2. დამსწრეთა სიები და რომლებიც არ იმყოფებიან;
3. მიღებული გადაწყვეტილებების შეჯამება - ამ გადაწყვეტილებების ინიციატორების მითითებით.
