საქმიანი მიმოწერა აქვს მახასიათებლებს, რომლებიც განასხვავებს მას პირადი შეტყობინებებისგან. კომუნიკაციის ოფიციალური სტილი, სახელითა და პატრონიკით მიმართვა, მართლწერისა და პუნქტუაციის წესების დაცვა არის სწორი საქმიანი წერილის საფუძველი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
უმჯობესია წერილი დაიწყოთ სიტყვებით "ძვირფასო (ებ) ი …". თუ თქვენ დაუკავშირდით რანგის უფრო მაღალ პირს, დარწმუნდით, რომ ეს გააკეთეთ სახელით და პატრონიკით. ცხოვრებაში მარტივად კომუნიკაციისას თქვენ უნდა შეინარჩუნოთ ოფიციალური ტონი საქმიანი მიმოწერაში. თუ მოულოდნელად წერილები მიიღებს გენერალურ დირექტორს, მას უსიამოვნოდ გაუკვირდება მისალმების მსგავსი სიტყვები: "ჰეი, ძმაო".
ნაბიჯი 2
როდესაც ერთ ადამიანს მიმართავთ, დაწერეთ დიდი ასოთი: თქვენ, თქვენ, თქვენი, თქვენ და ა.შ. მრავალჯერადი მითითება ყოველთვის მცირე ასოა.
ნაბიჯი 3
წერილის ტონი უნდა იყოს სერიოზული და ფრთხილი. ნუ ჩავუღრმავდებით სამუშაოების დეტალურ აღწერას, დაწერეთ აქ. არ წაართვა ძვირფასი დრო თანამოსაუბრეს იმ დეტალების გადმოცემით, რაც მას არ სჭირდება.
ნაბიჯი 4
წერისას გამოიყენეთ სტანდარტული შრიფტები და შავი. ცისარტყელას ფერის ტექსტი ადვილად არ იკითხება. თუ გსურთ გამოყოთ ზოგიერთი ფრაზა, მის წინ დაწერეთ "თქვენს ყურადღებას ვაქცევ რომ …".
ნაბიჯი 5
არ გამოიყენოთ სმაილიკები. ისინი მხოლოდ აქტუალურია მეგობრული მიმოწერის დროს. მისთვის უმჯობესია დატოვონ იუმორისტული ტონი და ჟარგონული გამონათქვამები ("საპონი" - ელ.წერილი, "პროგრამისტი" - პროგრამისტი და ა.შ.)
ნაბიჯი 6
დაიწყეთ თქვენი წერილი პრობლემის არსის მითითებით. მხოლოდ ამის შემდეგ დაუსვით ყველა კითხვა.
ნაბიჯი 7
შეეცადეთ მოათავსოთ 1/3 A4 ფურცელი მეთორმეტე შრიფტით. დიდი ზომის წერილები ძნელად იკითხება. ხშირად ისინი ბოლომდე არ იკითხება, ან მთელი აბზაცები გამოტოვებულია. თუ ბევრზე უნდა დაწეროთ, დაყავით ინფორმაცია რამდენიმე შეტყობინებად.
ნაბიჯი 8
საუკეთესო დასრულება საქმიანი წერილისთვის "საუკეთესო სურვილებით, სახელი და გვარი". თუ ელ.ფოსტით კომუნიკაციისას, აუცილებლად დაწერეთ ხელმოწერა, რომელიც თან ახლავს ყველა ასოს. Იქ უნდა იყოს:
- გვარი, სახელი, საჭიროების შემთხვევაში - პატრონიმიკა;
- პოზიცია;
- Კომპანიის სახელი;
- მისამართი;
- ტელეფონი;
- დამატებითი ინფორმაცია - ლოზუნგი, სურვილი და ა.შ., თუ იგი კორპორატიული სტილით არის მოწოდებული.
ნაბიჯი 9
შეამოწმეთ პუნქტუაცია და ორთოგრაფია. თუ მძიმით არ ხართ დარწმუნებული, წინადადება სხვაგვარად ააწყვეთ ან გაყავით ორად. უმჯობესია საეჭვო სიტყვა შეცვალოთ სინონიმით.
