მრავალი საწარმოს საქმიანობა ასოცირდება საქონლის მომარაგების, ნედლეულისა და კომპონენტების შესყიდვის შესახებ ხელშეკრულებების დადებასთან. თითოეული კომპანია აფორმებს ხელშეკრულებებს თანამშრომლებთან. დოკუმენტაციის გამოყენების გამარტივების მიზნით, ფართო სპექტრის სააღრიცხვო ჟურნალების შენარჩუნების პრაქტიკა ფართოდ არის გავრცელებული. ასეთ ჟურნალში მოსახერხებელია დაფიქსირება, მაგალითად, ცალკეული დოკუმენტების გადაადგილების ქრონოლოგია და ხელშეკრულებების დეტალები.
აუცილებელია
- - ხელშეკრულებების აღრიცხვის ჟურნალი;
- - კონტრაქტები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეიმუშავეთ ხელშეკრულების აღრიცხვის ფორმა. ეს უნდა ასახავდეს საწარმოს სპეციფიკას და იყოს მარტივი გამოსაყენებელი. დიდ საწარმოში შეგიძლიათ სპეციალური ბრძანებით დაამტკიცოთ ჟურნალის ასეთი ფორმა, შეავსოთ იგი დოკუმენტაციის შევსების რეკომენდაციებით.
ნაბიჯი 2
შეიმუშავეთ ჟურნალის სათაურის გვერდი. აქ შეიყვანეთ დოკუმენტის სახელი. ასახეთ კომპანიის სახელი და ყველა საჭირო დეტალი. ჩაწერეთ დაწყების თარიღი. დიდ კომპანიაში მიზანშეწონილია შეინახოს ცალკე ხელშეკრულების ჟურნალი თითოეული სტრუქტურული ერთეულისთვის. ჟურნალის გვერდების დანომვრა, საჭიროების შემთხვევაში დაამატეთ იგი და მიამაგრეთ ორგანიზაციის ბეჭედი.
ნაბიჯი 3
ჟურნალის სამუშაო გვერდები დაყავით რამდენიმე სვეტად, რომელთა რაოდენობას განსაზღვრავს თქვენი საჭიროებები და ხელშეკრულებების სპეციფიკა. მიუთითეთ სვეტები დოკუმენტის სერიული ნომრის, ხელშეკრულების თარიღისა და მისი ვადის გასვლისთვის. ცალკე სვეტში უნდა იყოს მითითებული ხელშეკრულების საგანი. ჟურნალში შეიტანეთ აგრეთვე პირები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან სახელშეკრულებო ვალდებულებების შესრულებაზე.
ნაბიჯი 4
თუ ფიქრობთ, რომ ჟურნალის ელექტრონული ფორმა უფრო მოსახერხებელი იქნება, შექმენით საკუთარი პროგრამული პროდუქტი კონტრაქტების ჩასაწერად ან შეუკვეთეთ ეს ნამუშევარი სპეციალურ ორგანიზაციას. ზოგიერთ შემთხვევაში, ამ მიზნით შეგიძლიათ გამოიყენოთ Microsoft Excel ცხრილების პროგრამა.
ნაბიჯი 5
დანიშნეთ ჩინოვნიკი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება ჟურნალის შენახვაზე. როგორც წესი, ეს ადამიანი არის საწარმოს პერსონალის განყოფილების თანამშრომელი ან იურიდიული დეპარტამენტის თანამშრომელი.
ნაბიჯი 6
წესად აქციეთ ხელშეკრულებების ჩანაწერების სისტემატიურად წარმოება, მასში დოკუმენტაციის უწყვეტი ასახვა და არა ცალკეული შემთხვევები. ეს საშუალებას მისცემს საწარმოს მენეჯმენტს ჰქონდეს სრული სურათი კომპანიაში მიმდინარე პროცესების შესახებ და საშუალებას მოგცემთ სწრაფად იმოძრაოთ დოკუმენტაციის მჭიდრო ნაკადში.
