კონფერენციის ორგანიზება ფრთხილად მომზადებას მოითხოვს. ამ პროცესის ეტაპებად დაყოფით, ღონისძიების მაღალ დონეზე შეგიძლიათ შეამციროთ შრომის ხარჯები.
აუცილებელია
კომპიუტერი ინტერნეტით და ქალაქის დახმარების პროგრამებით, ტელეფონი
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გადაწყვიტეთ კონფერენციის თემა, პოტენციური მონაწილეთა რაოდენობა, დრო და ლექტორები. მოლაპარაკება ლექტორებთან, სიტყვით თანხმობის მისაღებად.
ნაბიჯი 2
თემისა და დაგეგმილ მონაწილეთა რაოდენობის გათვალისწინებით, აუცილებელია კონფერენციის ადგილების ვარიანტების შერჩევა. ეს შეიძლება იყოს კულტურის სახლები, სასტუმროების საკონფერენციო დარბაზები, რესტორნები, დასასვენებელი ცენტრები და სხვა. შერჩევა ხორციელდება ინტერნეტში და ქალაქის სხვადასხვა დირექტორიაში ძიების საშუალებით, მიღებული მონაცემების საფუძველზე იქმნება პოტენციური ადგილების ცხრილი, მითითებულია სახელი, მისამართი, ტელეფონის ნომერი, ადგილების რაოდენობა, ღირებულება და ხელმისაწვდომობა. საჭირო აღჭურვილობა (მაგალითად, პროექტორი, ეკრანი, მიკროფონი).
ნაბიჯი 3
დარეკეთ პოტენციური ადგილების მონაცემთა ბაზაში და განმარტეთ, თუ ეს შესაძლებელია, სასურველ დღეებში, ქირავნობის ღირებულება, დამატებითი სერვისების არსებობა (მაგალითად, ბუფეტის მაგიდის მოწყობა). შედეგად, აირჩიეთ ადგილი და თარიღი.
ნაბიჯი 4
შეიმუშავეთ კორპორატიული სტილი კონფერენციისთვის (სიმბოლო, ლოზუნგი, ფერები და ა.შ.) და გადაწყვიტეთ საჭირო პროდუქტები (ბრენდული ბლოკნოტები, კალმები, მოსაწვევები, მაისურები და ა.შ.). შეუკვეთეთ პროდუქტი ღონისძიებისთვის სუვენირების კომპანიებში. ასევე ჩამოაყალიბეთ დაგეგმილი პროგრამა.
ნაბიჯი 5
გაგზავნეთ მოსაწვევები პოტენციურ მონაწილეებს ბლანკებზე ელ.ფოსტით ან არასტანდარტული ხსნარის საშუალებით კურიერის / ფოსტის გამოყენებით (მაგალითად, ფლორისტულ კონფერენციაზე, დიზაინის მუყაოზე ქსოვილისგან დამზადებული ყვავილის სახით).
ნაბიჯი 6
მონაწილეთა რეგისტრაცია, პროგრამის დეტალები, დახმარება გადაადგილებასა და საცხოვრებლის შერჩევაში (საჭიროების შემთხვევაში). ქვეკონტრაქტორებთან მუშაობა ფურშეტის მაგიდის მოწყობისთვის, ფოტოგრაფია და სხვა.
ნაბიჯი 7
ღონისძიების წინა დღეს შეამოწმეთ დარბაზის მზადყოფნა - ტექნიკა, სუვენირები, ბუფეტის სუფრის მოწყობა და სხვა.
ნაბიჯი 8
ღონისძიების დროს აუცილებელია ქვეკონტრაქტორების: პრომოუტერების, კვების სერვისების, ფოტოგრაფების და სხვათა მუშაობის კოორდინაცია.
ნაბიჯი 9
კონფერენციის დასრულების შემდეგ გამოაგზავნეთ ელ.წერილი წერილში, რომელიც მადლობას უხდის ღონისძიებაში მონაწილეობას. შეგიძლიათ გამოხმაურება.
