ბევრ ორგანიზაციას აქვს მკაცრი მოთხოვნები დოკუმენტების ორგანიზებისა და არქივების შექმნის მიმართ. აუცილებელია უზრუნველყოს შემთხვევების უსაფრთხოება და იზოლირება მათ ცუდი თვალებისგან. კომპანიის ნებისმიერ წარმომადგენელს უნდა შეეძლოს ფაილების გაბრწყინება და ამის გაკეთება გულმოდგინედ და უზომოდ ზუსტად.
აუცილებელია
- - Სამსახურის აღწერა
- - საკანცელარიო საქონლის ან სავალდებულო მანქანა
- - ძაფი ან ძლიერი ძაფი
- - Საკერავი ნემსი
- - საკანცელარიო წებო
- - Თეთრი ქაღალდი
- - Მაკრატელი
- - მმართველი
- - კალამი
- - ბეჭედი (საჭიროების შემთხვევაში დალუქვის ცვილი)
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თქვენ უნდა გახსნათ საქმეები თქვენი სამუშაოს აღწერილობის შესაბამისად. ნებისმიერ შემთხვევაში, ეს სამუშაოები ყველა კომპანიაში ხორციელდება ზოგადი პრინციპების შესაბამისად. პირველ რიგში, საჭიროა თითოეული დოკუმენტის ნუმერაცია. გახსოვდეთ, რომ ქაღალდებიდან ამოიღეთ ყველა სამაგრები, ლითონის კავები და უსაფრთხოების ქინძისთავები.
ნაბიჯი 2
დაიწყეთ საქმის კერვა ისე, რომ შემდეგ ფურცლები თავისუფლად იკითხებოდეს. ამისათვის, გააკეთეთ ოთხი ვერტიკალური ხვრელი, სასულიერო ფურცლით, დოკუმენტების მარცხენა ნაპირის ცენტრში. ხვრელებს შორის მანძილი უნდა იყოს მინიმუმ სამი სანტიმეტრი. მოსახერხებელია სპეციალური დესკტოპის მანქანის გამოყენება A-4 დოკუმენტების შესაკერად და შესაკავშირებლად. მისი დახმარებით, რთული არ იქნება საჭირო საქაღალდეების შექმნა - მას შეუძლია დაუყოვნებლივ გაბურღოს 10 სმ სისქის ქაღალდის დასტა.
ნაბიჯი 3
გამოიყენეთ სპეციალური სამკერვალო ნემსი საბუთების შესაკრავად, აგრეთვე ბანკის ძაფის ან ნეილონის ძლიერი ძაფებისთვის. როგორც უკიდურესი საშუალება, შეგიძლიათ რამდენჯერმე ჩამოყაროს ჩვეულებრივი ძაფები. ჩვეულებრივ, დოკუმენტები ზედიზედ ორჯერ იკერება ისე, რომ ფურცლები უფრო საიმედოდ არის დამაგრებული. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ საქმე ემზადება მარადიული არქივისთვის.
ნაბიჯი 4
დატოვეთ ფხვიერი ძაფები ძაფთან ან ძაფთან დაახლოებით 6 სმ. ისინი უნდა გაიყვანონ ცენტრალური ხვრელიდან ბოლო დოკუმენტის არასწორი მხრიდან და მჭიდროდ მიამაგრონ კვანძი.
ნაბიჯი 5
კვანძი და ძაფების ბოლოები წაუსვით წრეთი (დაახლოებით 4 სმ დიამეტრით) ან კვადრატით (4-დან 5 სმ-ით) სასულიერო წებებით. ფიგურა უნდა ამოჭრას სქელი თეთრი ქაღალდიდან.
ნაბიჯი 6
განათავსეთ დალუქვა ისე, რომ იგი ნაწილობრივ გადაფაროს ქაღალდის ეტიკეტს და ერთი ზღვარი გადაეყაროს კავებიანი გარსის ბოლო ფურცელს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეავსოთ ეს ადგილი დალუქვის ცვილით.
ნაბიჯი 7
დაელოდეთ წებოს ბოლომდე გაშრობამდე. შემდეგ, პირდაპირ ბეჭდის ქვეშ, მიუთითეთ ფურცლების რაოდენობა ფაილში და დადეთ თანამდებობის პირის ხელმოწერა. დაამატეთ დამადასტურებელი წერილი და მიუთითეთ დამოწმების თარიღი. დოკუმენტაციის ასლები რამდენიმე ფურცლიდან არის შეტანილი, ხოლო აუცილებელია ბეჭდის დადება ხელმოწერით, თარიღით და წარწერით "ასლი სწორია".
ნაბიჯი 8
დროებითი შენახვისთვის შეფუთეთ ყუთი მუყაოში, ხოლო მუდმივი არქივისთვის დამაგრებულ დოკუმენტებზე გადასაფარებლად. მიუთითეთ შეკერილი ვადები.
