დასაქმებულთა პირადი მონაცემების შესანარჩუნებლად, ზოგიერთი დამსაქმებელი იყენებს ე.წ. პირად საქმეებს. შრომის კოდექსის 85-ე მუხლის თანახმად, პერსონალის მუშაკებმა უნდა მიიღონ, შეინახონ და დააკავშირონ ინფორმაცია თითოეულ თანამშრომელზე. ამისათვის სასურველია გამოიყენოთ ასეთი პირადი ფაილები. რა არის მათი რეგისტრაციის რიგითობა?
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პირველ რიგში, უნდა დაზუსტდეს, რომ პირადი საქმეების მართვა ორგანიზაციებისათვის სავალდებულო დოკუმენტი არ არის, მაგრამ თუ მისი გამოყენება გადაწყვიტეთ, საოფისე მუშაობის წესებით უნდა იხელმძღვანელოთ.
ნაბიჯი 2
როდესაც თანამშრომელი მიიღება, მენეჯერი გასცემს ბრძანებას (ინსტრუქციას) ფორმის No T-1. ამ დოკუმენტის საფუძველზე შექმენით პირადი ბარათი ახალი თანამშრომლისთვის (ფორმა No T-2).
ნაბიჯი 3
ამ ფორმის შესავსებად დაგჭირდებათ შემდეგი დოკუმენტები: პასპორტი, სამუშაო წიგნი, რეგისტრაციის მოწმობა (TIN), დაზღვევის მოწმობა, სამხედრო პირადობა (ასეთის არსებობის შემთხვევაში), სერთიფიკატი ან დიპლომი და სხვა დოკუმენტები, მაგალითად, მძღოლისთვის - a მართვის მოწმობა, მზარეულებისათვის - სამედიცინო წიგნი და ა.შ.
ნაბიჯი 4
აიღეთ ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი დოკუმენტის ასლები და შეიტანეთ პირად საქმეში ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ეს არქივი ინახება პერსონალის განყოფილებაში ან ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში, ნებისმიერი ცვლილება შედის მხოლოდ პასუხისმგებელი პირების მიერ. მაგრამ გაითვალისწინეთ, რომ სამუშაო წიგნი არ არის შეტანილი პირად საქმეში, ის ცალკე უნდა ინახებოდეს სეიფში ან გასაღების ქვეშ. ამ დოკუმენტების უსაფრთხოებისთვის პასუხისმგებელი პირები ინიშნებიან ცალკეული ბრძანებით.
ნაბიჯი 5
ჩამოთვალეთ ყველა დოკუმენტი ინვენტარში, შეიტანეთ ცვლილებები სპეციალურ სვეტში "დანართები". იგი ასევე შეიცავს დოკუმენტების სერიულ ნომრებს, თითოეული მათგანის ფურცლების რაოდენობას და მიღების თარიღს.
ნაბიჯი 6
პირადი საქმის ზოგიერთი დოკუმენტი არის კითხვარი, ავტობიოგრაფია, წერილობითი განმარტებები და ნებისმიერი განცხადება. გახსოვდეთ, რომ არქივი თავად თანამშრომელს არ გადაეცემა და საჭიროების შემთხვევაშიც კი, თანამშრომელს შეუძლია პირადი საქმის დათვალიერება მხოლოდ პასუხისმგებელი პირის თანდასწრებით.
ნაბიჯი 7
საქმის ფორმირების შემდეგ შეავსეთ გარეკანის გვერდი. ამისათვის, შუა ნაწილში, ცენტრში დაწერეთ ამ არქივის რიგითი ნომერი, ორგანიზაციის სახელი, დასაქმებულის პოზიცია, აგრეთვე მისი სრული სახელი.
