კომპიუტერული ტექნოლოგიების ეპოქაში პარტნიორები სულ უფრო დისტანციურად ურთიერთობენ და ამჯობინებენ დროს ნუ დაკარგავთ პირად შეხვედრებზე და მოლაპარაკებებზე. ამიტომ გასაკვირი არ არის, რომ სამუშაო მიმოწერას მცირე მენეჯმენტის ცხოვრებაში მცირე მნიშვნელობა აქვს. მისი სწორად შენარჩუნება ოფისის თითოეული თანამშრომლის ამოცანაა.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თუ სამუშაოზე გიწევთ კომუნიკაცია მომხმარებლებთან ან მომწოდებლებთან, რა თქმა უნდა, ხშირად გიწევთ ფორმალური წერილების დაწერა. ეს არც ისე ადვილია, როგორც ერთი შეხედვით ჩანს: საქმიანი მიმოწერა სავსეა მრავალი ხაფანგით, რომელთა გვერდის ავლით უნდა მოხდეს თქვენი კომპეტენტური პარტნიორის რეპუტაციის შენარჩუნება. თუ შეუძლებელია ბიზნეს მიმოწერის ხელოვნების კურსის გავლა, მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ წესებს.
ნაბიჯი 2
ოფიციალური წერილი დარეგისტრირებული უნდა იყოს. ეს გააკეთეთ მისი შედგენის დაწყებამდე და განათავსეთ ნომერი მისთვის განკუთვნილ სივრცეში (ჩვეულებრივ, ზედა მარცხენა კუთხეში, კომპანიის ლოგოტიპის ქვეშ, თუ არსებობს). მიუთითეთ ადრესატი ზედა მარჯვენა კუთხეში. დაიწყეთ სათაურით, შემდეგ შეიტანეთ გვარი (ან გვარები, თუ ასო განკუთვნილია ერთზე მეტი ადამიანისთვის). პოზიციები უნდა იყოს ჩამოთვლილი იერარქიული თანმიმდევრობით, ე.ი. ჯერ მოდის, მაგალითად, დირექტორი, შემდეგ მისი მოადგილე, შემდეგ მომსახურებისა და დეპარტამენტების უფროსები.
ადრესატების სახელების ქვეშ მიუთითეთ გამგზავნის სათაური და სახელი. ნუ დაივიწყებთ:”დან” -ის წინამორბედი ამ შემთხვევაში არ გამოიყენება; ეს არის ერთ-ერთი გავრცელებული შეცდომა! შემდეგ მიუთითეთ წერილის თემა და მისი შედგენის თარიღი. წერილის საგანი უნდა განმარტოვდეს, თუ რაზე იქნება საუბარი ამ დოკუმენტში; ნათლად და მკაფიოდ განაცხადეთ.
ნაბიჯი 3
წერილის ტექსტი იწყება გასაჩივრებით. თუ ის მიმართულია ერთ პირზე, გამოიყენეთ სახელი და სახელი ან, სხვაგვარად, გვარით: "ძვირფასო ბატონო ივანოვ". არავითარ შემთხვევაში არ დაუშვათ წერილში გაცნობა, მაშინაც კი, თუ ადრესატს პირადად იცნობთ და ურთიერთობა გაქვთ მასთან "მოკლე ფეხზე". გახსოვდეთ, რომ ეს არის ოფიციალური დოკუმენტი, რომელიც უნდა იყოს შეტანილი არქივში და მისი გამოყენება შესაძლებელია რამდენიმე წლის შემდეგაც კი.
თვით წერილის ტექსტი უნდა იყოს მკაფიო და გასაგები. არ გაავრცელოთ "ფიქრები ხის გასწვრივ", არ შეავსოთ წერილი ზედმეტი დეტალებით, არ მოიყვანოთ ცნობილი ფაქტები. არაფერია უფრო მაღიზიანებს, ვიდრე დროის დაკარგვა დოკუმენტის წაკითხვის დროს, რომლის მთლიანი მნიშვნელობა შეიძლება 4 წინადადებაში მოთავსდეს, მაგრამ 4 ფურცელი უნდა წაიკითხო. მოკლედ და გასაგებად ჩამოაყალიბეთ თქვენი წინადადებები, თუ განმარტება გჭირდებათ, განათავსეთ ისინი დანართის სახით და დაურთეთ წერილს.
