არსებობს ასეთი ცნება „საქმიანი ადათ-წესები“. ამ ტევადი განმარტება - ოფიციალური საქმიანი ურთიერთობების გარემოში მიღებული ყველა ტრადიცია. ოფიციალური მიმოწერა ბიზნეს ურთიერთქმედების ერთ – ერთ მთავარ მექანიზმად რჩება. ოფიციალური პირები, ბიზნესმენები და საზოგადოებრივი ორგანიზაციები კომუნიკაციას უტარებენ ზოგადი წესების შესაბამისად მომზადებულ შეტყობინებებს.
წერის მიზეზი
რაც არ უნდა მოსაწყენი და უმნიშვნელო ჩანდეს ოფიციალური საჩივრის შედგენის მოსამზადებელი ეტაპი, მისი უგულებელყოფა შეუძლებელია. დოკუმენტის მომზადების მიზეზი მკაფიოდ უნდა ჩამოყალიბდეს.
ოფიციალური წერილის შედგენამდე მნიშვნელოვანია ადრესატის ზუსტად განსაზღვრა. შეტყობინების თემის დადგენის შემდეგ საჭიროა შეამოწმოთ არის თუ არა ეს საკითხი ადრესატის კომპეტენციის ფარგლებში. ეჭვის არსებობის შემთხვევაში, უმჯობესია შეისწავლოთ ორგანიზაციის დებულებებსა და სხვა ნორმატიულ დოკუმენტებში კომპეტენციის საკითხი.
მოთხოვნის ტიპი
თემისა და ადრესატის დადგენის შემდეგ უნდა იფიქროთ გასაჩივრების ტიპზე.
საჭიროების შემთხვევაში უნდა დაიწეროს ოფიციალური წერილი:
- აცნობეთ ადრესატს. ყველაზე ხშირად, საინფორმაციო ბიულეტენი იგზავნება ქვედა დონის მიმღებებიდან უფრო მაღალი დონის მიმღებებზე;
- დაუკავშირდით ადრესატს ტესტით, რაც გულისხმობს შემდგომ ქმედებებს მისი მხრიდან. ასე რომ, ისინი ან ზემდგომი პიროვნებისკენ მიემართებიან, ან პოზიციის ტოლობისკენ;
- მიეცი დავალება. ამ ტიპის მისამართი მხოლოდ დაქვემდებარებულის მისამართით არის შესაფერისი.
პირები, რომლებიც მიმართავენ ხელისუფლებას, საწარმოებს ან სხვა სტრუქტურებს, ყველაზე ხშირად იყენებენ თხოვნის მოთხოვნის ფორმას.
ოფიციალური გასაჩივრების ფორმა
ოფიციალური და საქმიანი ურთიერთობის მკაცრი პირობები სააპელაციო ფორმას შინაარსზე არანაკლებ აქცევს. იმისათვის, რომ წერილი ადრესატამდე მივიდეს და ოფისის ლაბირინთებში არ დაიკარგოს, იგი უნდა შედგეს ყველა წესის შესაბამისად.
ორგანიზაციები ადგენენ წერილებს ოფიციალურ ბლანკებზე, ანიჭებენ გამავალ ნომერს და მიუთითებენ თარიღს. საჩივრის საკითხის დაუყოვნებლად დაზუსტებისთვის მნიშვნელოვანია მიუთითოთ კონტრაქტორის სრული სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია. ისინი ქვედა ბოლოში წერილის ბოლო ფურცელზე ჩანს.
პირები ადგენენ განაცხადებს ცარიელ A4 ფურცელზე აკრეფით და იშვიათ შემთხვევებში ხელნაწერი ფორმით.
ორგანიზაციებისათვის მიმართვის სათაურში მითითებულია მხოლოდ ადრესატის თანამდებობა და სახელი, ე.ი. ინფორმაცია საჩივრის ავტორის შესახებ და საკონტაქტო ინფორმაცია მოცემულია ოფიციალურ ფორმაში. ინდივიდებს მოუწევს სათაურის შევსება საკუთარი მონაცემებით, მათ შორის საკონტაქტო ტელეფონის ნომრით და მისამართით, რომელზეც პასუხი უნდა გაიგზავნოს.
მარცხნივ მითითებულია წერილის დეტალები და ქვემოთ მიმართვის თემის ფორმულირება: "დაჯილდოების შესახებ", "ინფორმაციის მიწოდების შესახებ", "პირადი შეხვედრის შესახებ" და ა.შ.
ოფიციალური მიმართვის სტილი
ოფიციალური ბიზნესის სტილი გამოიყენება ოფიციალური წერილების შესადგენად. ამ სტილის ძირითადი პრინციპებია თანმიმდევრულობა, ერთმნიშვნელოვნება და პრეზენტაციის სიცხადე. საქმიანი მიმოწერის დროს დაუშვებელია სასაუბრო ფორმულირებები, ხალხური სიტყვის გამოყენება, რომ აღარაფერი ვთქვათ გინებასა და გინებაზე. ოფიციალური მიმოწერის ყველაზე შემაშფოთებელი მოვლენებიც კი ნეიტრალური ტონით უნდა იყოს წარმოდგენილი ყოველგვარი ემოციური ფერის გარეშე.
კარგი პრაქტიკაა წინადადებებისა და აბზაცების მკაფიო და ლოგიკური სტრუქტურის დაცვა. ეს მნიშვნელოვნად ამარტივებს მკითხველის მიერ ინფორმაციის აღქმას.
ოფიციალური მიმართვის სტრუქტურა
ოფიციალური წერილი იწყება გასაჩივრებით: . ამას მოსდევს პრეამბულა, რომელშიც უნდა უპასუხოს კითხვას:”რატომ არის დაწერილი საჩივარი, ვისი სახელით და რა მიზეზით”. შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:
«».
«».
ზოგადიდან გამომდინარე კონკრეტულში შემოდის განმარტებითი ნაწილი, რომელიც ასახავს სპეციფიკას. საჩივრის დაწერის შემთხვევაში - კონფლიქტის ქრონოლოგიური არსი.მოსაწვევ წერილებში განმარტებითი ნაწილი შეიცავს ინფორმაციას ღონისძიების ადგილის, თარიღისა და დროის, მისი ორგანიზატორების და ადრესატის მონაწილეობის ფორმის შესახებ.
ნებისმიერი ოფიციალური გასაჩივრება მთავრდება მოთხოვნის პირდაპირი ჩამოთვლით. მაგალითად: ", ", " და ა.შ.
